W działach kadr wiele czynności ma charakter terminowy. Kończy się umowa o pracę, wygasa ważność badań lekarskich, kończy się szkolenie BHP lub zbliża się termin zmiany warunków zatrudnienia. Kontrolowanie wszystkich tych dat ręcznie jest nie tylko czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem pomyłki. Dlatego w programie Wapro Gang dostępny jest mechanizm zdarzeń kadrowych, który automatycznie monitoruje dane pracowników i informuje użytkownika o sytuacjach wymagających reakcji.
Czym jest mechanizm zdarzeń kadrowych?
Mechanizm zdarzeń kadrowych to system automatycznej kontroli wybranych danych kadrowych zapisanych w kartotekach pracowników. Program analizuje dane zgromadzone w bazie i wyświetla komunikaty o zdarzeniach, które już wystąpiły lub wystąpią w najbliższym czasie.
Rozwiązanie zostało wprowadzone do Wapro Gang i w kolejnych wersjach było rozwijane pod kątem szybkości działania oraz zakresu analizy danych. Program pozwala automatycznie odświeżać listę zdarzeń zgodnie z ustawieniami parametru firmy Co ile dni uruchomić odświeżanie zdarzeń kadrowych. Wartość zero parametru wyłącza działanie mechanizmu.
Zamiast samodzielnego sprawdzania końca terminów dla każdego pracownika, użytkownik otrzymuje gotową listę zdarzeń, które wystąpiły lub wkrótce wystąpią, domyślnie jest to 5 dni przed. Dzięki temu można wcześniej przygotować niezbędne działania, takie jak:
- przedłużenie umowy,
- skierowanie pracownika na badania okresowe,
- organizacja szkolenia BHP,
- rejestracja pracownika jako uczestnika PPK,
- przygotowanie nowych warunków zatrudnienia pracownika.
Dlaczego automatyczna kontrola terminów jest tak ważna?
W firmach zatrudniających kilku lub kilkunastu pracowników samodzielny nadzór nad terminami przez dział HR jest jeszcze możliwy. Wraz ze wzrostem liczby pracowników liczba zdarzeń do monitorowania rośnie jednak bardzo szybko. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy:
- firma zatrudnia pracowników na różnych rodzajach umów,
- występuje duża rotacja kadrowa,
- dział kadr obsługuje kilka podmiotów gospodarczych,
- pojawiają się nowe terminy wynikające ze zmian przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków,
- firma jest zobligowana do prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) i jej pracownicy przystępują lub rezygnują z uczestnictwa oraz podlegają automatycznemu zapisowi do programu.
W takich sytuacjach automatyczne zdarzenia kadrowe stają się dodatkowym mechanizmem kontrolnym wspierającym codzienną pracę kadrowca.
Przeczytaj też!
Jak wystawić zaświadczenie o dochodach w WAPRO Gang?
12 typowych błędów przy rozliczaniu miesiąca w Wapro Kaper – jak ich uniknąć?
Jak otrzymać paragon na adres e-mail? Szybki sposób na e-paragon w Wapro Mag
Dlaczego warto korzystać ze zdarzeń kadrowych?
W praktyce dział kadr odpowiada za dziesiątki terminów dotyczących poszczególnych pracowników. Przeoczenie jednego z nich może prowadzić do problemów organizacyjnych lub formalnych. Mechanizm zdarzeń kadrowych pomaga:
- kontrolować terminy zakończenia umów o pracę,
- monitorować obowiązkowe badania lekarskie,
- pilnować terminów szkoleń BHP,
- nadzorować zmiany warunków zatrudnienia,
- przypominać o obowiązku zgłoszenia pracownika do PPK,
- ograniczać ryzyko błędów i opóźnień w obsłudze kadrowej.
Dzięki automatycznym powiadomieniom specjaliści HR mogą skupić się na działaniach operacyjnych zamiast ręcznym sprawdzaniu kartotek pracowników.
Jak działa mechanizm zdarzeń kadrowych?
Wapro Gang analizuje dane znajdujące się w systemie i porównuje je z aktualną datą. Jeżeli zostanie wykryte zdarzenie spełniające określone warunki, program umieszcza je na liście zdarzeń kadrowych. Mechanizm uwzględnia okres wyprzedzenia, dzięki czemu informacja pojawia się jeszcze przed wystąpieniem danego zdarzenia. Domyślnie Wapro Gang informuje o zdarzeniach z wyprzedzeniem wynoszącym 5 dni. Wartość tę można zwiększyć lub zmniejszyć bezpośrednio w algorytmie funkcji „UruchomZdarzeniaKadrowe”. W tym celu należy zmodyfikować ostatni parametr w pierwszej linii kodu:
ZdarzeniaKadrowe(Firma(Identyfikator), Dzisiaj(), 5)
W praktyce oznacza to, że dział kadr może otrzymać powiadomienie o kończącej się umowie pracownika jeszcze przed upływem jej terminu i odpowiednio wcześniej przygotować aneks lub nową umowę.
Automatyczne odświeżanie zdarzeń
Jednym z rozwiązań jest możliwość automatycznego odświeżania zdarzeń kadrowych co określoną liczbę dni. Częstotliwość działania funkcji można ustawić w parametrach firmy – parametr Co ile dni uruchomić odświeżanie zdarzeń kadrowych. Dzięki temu lista zdarzeń jest regularnie aktualizowana bez konieczności każdorazowego ręcznego uruchamiania kontroli. Dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów oznacza to znaczną oszczędność czasu oraz mniejsze ryzyko pominięcia ważnych terminów.
Kolorowe oznaczanie zdarzeń
Jedną z ciekawszych funkcji mechanizmu jest możliwość wizualnego oznaczania zdarzeń za pomocą kolorów. Z punktu widzenia użytkownika oznacza to szybszą identyfikację najbardziej pilnych spraw wymagających reakcji.
Domyślnie szczególne wyróżnienie otrzymują zdarzenia związane z upływem okresu obowiązywania umowy o pracę, które oznaczane są kolorem czerwonym. Administrator może jednak dostosować oznaczenia i przypisać inne kolory do wybranych zdarzeń.
Sposób oznaczania kolorami można zmodyfikować przy użyciu funkcji SQL „dbo.GANG_Kolor”. Parametr tej funkcji może przyjmować następujące wartości: BRAK, CZARNY, KASZTANOWY, ZIELONY, OLIWKOWY, PURPUROWY, SZARY, SREBRNY, CZERWONY, CYTRYNOWY, ŻÓŁTY, NIEBIESKI, WODNY oraz BIAŁY.
Zmiana koloru wymaga ingerencji w kod obsługujący dane zdarzenie. W procedurze „Kod procedury na serwerze SQL” należy odszukać fragment:
dbo.GANG_Kolor(’BRAK’)
a następnie zastąpić wartość BRAK wybranym kolorem.
Umieszczenie mechanizmu zdarzeń kadrowych w postaci funkcji dostępnych w module Administrator ma dodatkową zaletę – pozwala wyłączyć wybrane kontrole. Przykładowo rezygnacja ze sprawdzania minimalnego wynagrodzenia pracownika sprowadza się do dodania dwóch znaków komentarza w funkcji „UruchomZdarzeniaKadrowe”.
// Zdarzenie kadrowe – minimalne wynagrodzenie pracownika
Program umożliwia również tworzenie własnych zdarzeń kadrowych. Wymaga to jednak znajomości programowania w języku Transact-SQL lub języku skryptowym wykorzystywanym przez program, dlatego wykracza poza zakres tego artykułu.
Po przekompilowaniu obu składników otrzymujemy mechanizm, w którym współczynnik kosztów autorskich jest automatycznie pobierany z kartoteki osobowej „Inne dane do list płac”. Wartość ta może być następnie modyfikowana bezpośrednio podczas naliczania listy płac.
Praktyczny przykład wykorzystania w firmie
Załóżmy, że firma zatrudnia 80 pracowników, z czego część pracuje na umowach czasowych. Bez systemu kontroli pracownik działu kadr musi regularnie sprawdzać daty zakończenia umów i prowadzić własne zestawienia. W przypadku pomyłki może dojść do sytuacji, w której umowa kończy się bez wcześniejszego przygotowania aneksu lub nowej umowy.
Po uruchomieniu mechanizmu zdarzeń kadrowych Wapro Gang automatycznie wykrywa zbliżający się termin zakończenia zatrudnienia i wyświetla odpowiedni komunikat. Kadrowa otrzymuje informację z wyprzedzeniem i może przygotować wymagane dokumenty.
Podobny schemat może zostać wykorzystany w przypadku badań lekarskich, szkoleń czy innych elementów ewidencji pracowniczej.
Kontrola kończących się umów
Jednym z najczęściej wykorzystywanych zastosowań jest monitorowanie umów terminowych. Program może wcześniej poinformować o końcu okresu zatrudnienia, co daje czas na:
- przygotowanie przedłużenia umowy,
- analizę dalszego zatrudnienia pracownika,
- przygotowanie wymaganych dokumentów kadrowych.
Organizacja pracy w biurze rachunkowym
Wersje Wapro Gang przeznaczone dla biur rachunkowych często obsługują wielu klientów jednocześnie. W takiej sytuacji zdarzenia kadrowe pomagają kontrolować terminy dla wielu firm bez konieczności ręcznego przeglądania kartotek każdego pracownika.
Możliwość rozbudowy mechanizmu
Zaawansowaną cechą systemu jest możliwość dostosowania działania zdarzeń kadrowych do potrzeb organizacji. Administratorzy posiadający odpowiednią wiedzę mogą:
- zmieniać sposób działania istniejących zdarzeń,
- wyłączać wybrane kontrole,
- tworzyć własne zdarzenia kadrowe.
Dzięki temu mechanizm można dopasować zarówno do potrzeb małej firmy, jak i dużej organizacji posiadającej rozbudowane procedury HR.
Wapro Gang jako centrum zarządzania kadrami
Mechanizm zdarzeń kadrowych jest jednym z elementów szerszego systemu zarządzania personelem dostępnego w Wapro Gang. Program umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji pracowniczej, obsługę nieobecności, naliczanie wynagrodzeń, współpracę z Płatnikiem oraz integrację z systemami finansowo-księgowymi, w tym Wapro Fakir. Połączenie tych funkcji z automatycznym monitorowaniem zdarzeń pozwala stworzyć spójne środowisko pracy dla działu kadr i płac.
Mechanizm zdarzeń kadrowych w Wapro Gang to praktyczne narzędzie wspierające codzienną pracę działów HR i biur rachunkowych. Automatycznie monitoruje dane pracowników, przypomina o istotnych terminach, umożliwia wyróżnianie zdarzeń oraz pozwala dostosować sposób działania do potrzeb firmy. Regularne korzystanie z tej funkcji ogranicza ryzyko przeoczeń, usprawnia organizację pracy i pomaga zachować zgodność z obowiązkami wynikającymi z prawa pracy.
FAQ
Czy zdarzenia kadrowe działają tylko dla umów o pracę?
Nie. Mechanizm zdarzeń kadrowych może być wykorzystywany do monitorowania różnych informacji zapisanych w kartotekach pracowników. Oprócz terminów zakończenia umów może wspierać kontrolę badań lekarskich, szkoleń, zmian warunków zatrudnienia czy innych procesów kadrowych zdefiniowanych w systemie. Dzięki możliwości tworzenia własnych zdarzeń zakres zastosowań można dostosować do potrzeb firmy.
Czy zdarzenia kadrowe mogą wspierać audyt i kontrolę dokumentacji pracowniczej?
Tak. Regularne korzystanie z mechanizmu pozwala szybciej wykrywać brakujące lub wymagające aktualizacji dane kadrowe. W efekcie dział HR może łatwiej utrzymywać porządek w dokumentacji oraz przygotowywać się do kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. Funkcja pełni rolę dodatkowego mechanizmu organizacyjnego wspierającego zgodność procesów kadrowych.
Kiedy warto rozważyć utworzenie własnych zdarzeń kadrowych?
Własne zdarzenia są szczególnie przydatne w firmach posiadających niestandardowe procedury HR, dodatkowe uprawnienia pracownicze, wewnętrzne certyfikacje lub obowiązki wynikające z polityk organizacyjnych. Dzięki możliwości rozbudowy mechanizmu przedsiębiorstwo może monitorować nie tylko wymagania ustawowe, ale również własne procesy kadrowe i organizacyjne.
Czy zdarzenia kadrowe w Wapro Gang działają dla wszystkich pracowników jednocześnie?
Tak. Mechanizm analizuje dane zapisane w kartotekach wszystkich pracowników znajdujących się w bazie danych wybranej firmy. Dzięki temu użytkownik nie musi sprawdzać każdej osoby oddzielnie. Program tworzy zbiorczą listę zdarzeń wymagających uwagi, co jest szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach zatrudniających większą liczbę pracowników oraz w biurach rachunkowych obsługujących wiele podmiotów.
Jakie dane powinny być regularnie aktualizowane, aby zdarzenia kadrowe działały prawidłowo?
Skuteczność mechanizmu zależy od jakości danych zapisanych w systemie. Warto na bieżąco aktualizować informacje dotyczące umów o pracę, badań lekarskich, szkoleń, dokumentów kadrowych oraz innych terminów związanych z zatrudnieniem. Niekompletne lub nieaktualne dane mogą spowodować, że system nie wykryje określonych zdarzeń lub wygeneruje niepełne informacje.