W dwóch poprzednich artykułach dotyczących automatyzowania pracy w programie WAPRO Fakir omówione zostały dwie duże funkcjonalności. Pierwsza to możliwość wykorzystania podczas księgowania zapisanych w kontekście typu dokumentu oraz kontrahenta szablonów dokumentów a druga to automaty księgujące VAT.
Przeczytaj:
- • Jak przyśpieszyć księgowanie dokumentów w WAPRO Fakir? (część 1)
- • Jak przyśpieszyć księgowanie dokumentów w WAPRO Fakir? (część 2)
W trzecim, kolejnym artykule omówiona zostanie stosunkowo niepozorna funkcjonalność, która odpowiednio wykorzystana, szczególnie w połączeniu z wcześniej omówionymi, bardzo poprawia ergonomię pracy z programem. Mowa o możliwości automatycznego tworzenia dynamicznych opisów, zarówno w importowanych do programu dokumentach oraz w wprowadzanych ręcznie. Wszyscy wiemy jak użyteczne są odpowiednie opisy w umieszczone nagłówkach oraz na pozycjach dokumentów, opisy są wymagane w plikach JPK_KR ale czy ktoś zastanawiał się ile czasu zajmuje wpisanie tych treści ręcznie? Czyli ile czasu można zaoszczędzić automatyzując ten proces?
Program WAPRO Fakir posiada mechanizmy umożliwiające automatyczne wstawianie stałych oraz dynamicznie tworzonych opisów, indywidualnych dla każdego dokumentu. Dotyczy to zarówno operacji ręcznego rejestrowania dokumentów oraz importu dokumentów z zewnętrznych systemów.
Podstawowe opisy, które są wielokrotnie wykorzystywane można przechowywać w słowniku „Opisy dokumentów”. Jest on dostępny jest z głównego menu programu: Zakładka: Definicje | Sekcja: Słowniki | Polecenie: Opisy dokumentów: Poniżej przykład:
W dokumentach opisy mogą być wykorzystywane w nagłówkach, pozycjach dokumentów oraz rozrachunkach, dlatego w lewej sekcji okna słownika znajduje się drzewko grupujące opisy na te trzy grupy.
W niebieskiej ramce zaznaczone zostały definicje opisów tworzonych dynamicznie, indywidualnych dla każdego dokumentu, które są tworzone w momencie zapisywania dokumentu. Wyrażenia z przykładu; @nr_dokumentu oraz @data_dokumentu są to zmienne, które program aut6omatycznie zastąpi podczas zapisu rzeczywistym numerem dokumentu oraz datą. Pozostałe pozycje powyższego słownika są wyrażeniami stałymi. Jeżeli zostaną wybrane w definicji, w każdym dokumencie wstawiona zostanie taka sama treść.
Aby utworzyć definicję opisu wystarczy przycisnąć przycisk „Dodaj” lub użyć skrótu klawiszowego [Ins]. Na ekranie wyświetlona zostanie formatka podobna do poniższej:
Stałą treść należy wpisać ręcznie w pole „Opis” natomiast wybrane zmienne, program wstawi automatycznie po wybraniu pozycji listy rozwijanej po przyciśnięciu przycisku „Wstaw”.
Po zapisaniu utworzonej definicji, pojawi się ona w oknie słownika:
Każda grupa opisów dysponuje odpowiednim zestawem zmiennych, z których można tworzyć dynamiczne opisy.
Definicje opisów zapisane w w/w. słowniku można wykorzystywać w wielu miejscach w programie. Po pierwsze można dodać go jako domyślny opis w kartotece typów dokumentów: Zakładka: Definicje | Sekcja: Predefiniowane słowniki | Polecenie: Typy dokumentów:
Na formatce „Typu dokumentu” należy z wypełnić pole „Domyślny opis nagłówka dokumentu”, podobnie jak na powyższym przykładzie. Można wpisać ją ręcznie lub po przyciśnięciu przycisku oznaczonego ikoną folderu, wybrać ze słownika opisów. Po przypisaniu odpowiednich opisów do typów dokumentów, będą one automatycznie wstawiane do każdego nowego dokumentu tego typu.
Jeżeli typ dokumentu nie ma przypisanego opisu w nagłówku, definicję można każdorazowo wybierać ze słownika podczas dodawania nowego dokumentu. Dotyczy to zarówno opisów w nagłówku oraz opisów na pozycjach.
Dokładnie tak samo można zdefiniować automatyczne opisy do automatów dekretujących VAT, omówionych w poprzednim artykule cyklu. Poniżej przykład:
Szablon opisu można wpisać ręcznie lub wstawić predefiniowaną wcześniej definicję ze słownika opisów. Jak widać na powyższym przykładzie, w automacie księgującym VAT można utworzyć niezależne definicje dla każdej pozycji dokumentu.
W analogiczny sposób można zdefiniować dynamiczne opisy dla każdej pozycji importowanych dokumentów. Definiowanie jest podobne szablony dynamicznych opisów muszą być dodane schematów księgowania modułu importu dokumentów: Zakładka: Definicje | Sekcja: Pozostałe definicje | Polecenie Import – definicje | Import – schematy księgujące. Po wejściu w edycję wybranego schematu, lub w trakcie tworzenia nowego schematu, aby dodać opis do pozycji należy na formatce „Definicja dekretu” wstawić szablon opisu w pole „Opis pozycji”.
Moduł importera dokumentów ma nieco więcej możliwości niż opisane wyżej formatki wprowadzania dokumentów:
- • Po odznaczeniu opcji „opis własny” można wybrać rodzaj wstawianej w opis treści znajdującej się w importowanym dokumencie, na przykład:
- • po zaznaczeniu opcji „opis własny” można wpisać ręcznie stałą treść, lub
- • po odznaczeniu opcji „opis własny” oraz zaznaczeniu „formuła” i użyciu kreatora można zdefiniować szablon dynamicznego opisu, na przykład:
W wyniku działania wyżej opisanych mechanizmów w połączeniu z wcześniej opisanymi mechanizmami, bez udziału operatora można tworzyć automatycznie dokumenty podobne do poniższego przykładu:
Dokument jest automatycznie, w pełni zadekretowany oraz szczegółowo opisany.