Zgodnie z ustawą o PPK co 4 lata pracodawcy mają obowiązek przeprowadzenia auto zapisu swoich pracowników do PPK. Pierwszą taką operację od powstania PPK przeprowadzamy w 2023 roku.
W poprzednim artykule z tego cyklu przedstawiliśmy zadania pracodawcy związane z auto zapisem do PPK.
W chwili publikacji tego artykułu pracodawcy są na etapie zbierania rezygnacji od pracowników, którzy podtrzymują swoja decyzję o rezygnacji z PPK. Przed pracodawcami jest etap:
- Zawarcia w ich imieniu i na ich rzecz umowę o prowadzeniu PPK dla osób, które z powodu rezygnacji nie miały zawartej takiej umowy
- Wznowienia wpłaty do PPK dla osób, które zrezygnowały z PPK po zawarciu w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK
Dotyczy to osób, które nie złożyły ponownie deklaracji rezygnacji.
Pragnąc ułatwić naszym użytkownikom przeprowadzenie procesu auto zapisu wydaliśmy aktualizację do modułu PPK. W tej aktualizacji pojawił się nowy kreator importu danych – Kreator auto zapisu uczestników.
Za pomocą tego kreatora użytkownik automatycznie zmienia statusy uczestnikom pozwalając na rejestrację uczestników lub utworzenie deklaracji wznowienia opłacenia składek na PPK.
Zanim użytkownik przeprowadzi procedurę auto zapisu powinien w pierwszej kolejności uruchomić kreator importu danych.
W ten sposób:
- zasili moduł PPK nowo przyjętymi uczestnikami
- zaznaczy osoby zwolnione
- uaktualni dane uczestników
Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny ponieważ dla uczestników, którzy w kolumnie „Dane kompletne” mają czerwony krzyżyk nie zostaną utworzone deklaracje rejestracji.
Po uaktualnieniu danych można przystąpić do procedury auto zapisu, która podobna jest do przeprowadzanej cztery lata temu procedury rejestracji uczestników.
Po uruchomieniu kreatora auto zapisu:
- zaznaczamy firmę, dla której wykonujemy auto zapis,
- w oknie uczestników zaznaczamy opcję Rezygnacja i wprowadzamy datę rezygnacji dla osób które złożyły nam deklaracje rezygnacji
- przeglądamy podsumowanie i kończymy prace kreatora.
Osoby, które nie złożyły deklaracji rezygnacji w procesie auto zapisu otrzymują status:
- Zarejestrowany – rejestracja niewysłana, jeżeli z powodu rezygnacji nie miały zawartej umowy o prowadzenie PPK
Kreator auto zapisu tworzy dla nich zapis w Rejestracji uczestników - Zarejestrowany, jeżeli miały zawartą umowę o prowadzenie PPK
Kreator auto zapisu tworzy dla nich deklarację „Automatyczne wznowienie dokonywania wpłat” w Deklaracjach uczestników
Osoby, które złożyły deklarację rezygnacji w procesie auto zapisu otrzymują status:
- Niezarejestrowany, jeżeli z powodu wcześniejszej rezygnacji nie miały zawartej umowy o prowadzenie PPK
- Rezygnacja z wpłat – rejestracja nie wysłana , jeżeli miały zawartą umowę o prowadzenie PPK
Kreator auto zapisu tworzy dla nich deklarację „Rezygnacje z dokonywania wpłat” w Deklaracjach uczestników.
Po wykonaniu procedury auto zapisu za pomocą kreatora dalsze działania przeprowadzamy w oknie listy uczestników. Można tam:
- Zarejestrować rezygnację uczestnika, która dotarła do nas w późniejszym okresie za pomocą Operacji „Rezygnacja z dokonywania wpłat uczestników”
- Zarejestrować za pomocą operacji „Rejestracja uczestników”, osobę która z powodu wieku nie jest objęta auto zapisem, a złożyła pracodawcy wniosek o przystąpienie do PPK.
Mając już wprowadzone wszystkie deklaracje uczestników można przystąpić do tworzenia plików eksportowych dla Instytucji Finansowej. Używamy w tym celu kreatora eksportu danych.
Taki eksport należy wykonać przed naliczeniem pierwszej listy wypłacanej w marcu, aby naliczyły się składki na PPK osobom, które z powodu wcześniejszej rezygnacji nie miały zawartej umowy o prowadzenie PPK.
Przypominamy, że status uczestnika Zarejestrowany – rejestracja niewysłana nie jest wystarczający do naliczenia składek na PPK. Uczestnik musi mieć status Zarejestrowany.