Dokumenty seryjne to generowane automatycznie, powtarzalne dokumenty handlowe lub księgowe (głównie faktury), które dotyczą usług o charakterze cyklicznym (abonamentów, czynszów, subskrypcji). Proces ten polega na wykorzystaniu jednego wzorca (szablonu) do stworzenia serii dokumentów dla wielu kontrahentów jednocześnie, przy czym każdy dokument jest personalizowany, np. podmieniając datę, nazwę usługi oraz dane klienta. Funkcja ta dostępna jest w wariantach Prestiż i Prestiż Plus pozwala zautomatyzować ten proces.
Dokumenty wysyłane seryjnie w programie Wapro Mag, charakteryzujące się powtarzalnością w określonym czasie (np. raz w miesiącu, zmiana tylko okresu rozliczeniowego), to najczęściej faktury cykliczne (abonamentowe) lub automatyczne dokumenty sprzedaży. Program sprzedażowo-magazynowy umożliwia regularne, automatyczne wystawianie dokumentów za powtarzające się usługi lub produkty (np. czynsze, abonamenty, usługi IT, raty). Pozwala zdefiniować szablon, w którym automatycznie aktualizuje się data, numeracja (np. w nowym miesiącu numeracja zaczyna się od nowa lub jest kontynuowana) oraz okres rozliczeniowy.
Kluczowe cechy i zastosowania:
- cykliczność – dokumenty wystawiane są w stałych odstępach czasu, najczęściej miesięcznie, za świadczenia abonamentowe,
- automatyzacja – Wapro Mag pozwala zautomatyzować generowanie setek faktur bez ręcznego tworzenia każdej z nich,
- personalizacja – pomimo korzystania z wzorca, każdy dokument zawiera unikalne dane, takie jak imię, nazwisko, adres kontrahenta, a także konkretny miesiąc, którego dotyczy płatność (np. abonament za miesiąc sierpień),
- wysyłka masowa – często powiązane z funkcją seryjnej wysyłki e-mailem (PDF) do kontrahentów.
Faktury cykliczne – korzyści dla przedsiębiorców i klientów
Wprowadzenie faktur cyklicznych może przynieść wiele korzyści:
- automatyzacja procesu fakturowania – dzięki fakturowaniu cyklicznemu oszczędzasz czas i wysiłek potrzebny na ręczne wystawianie faktur za powtarzające się usługi. Proces ten jest automatyczny i odbywa się zgodnie z ustalonym cyklem, co pozwala skupić się na innych obszarach działalności,
- regularne przypominanie o płatnościach – dla klientów faktury cykliczne są wygodne, ponieważ otrzymują oni regularne powiadomienia o zbliżających się płatnościach. Dzięki temu unikają zapomnienia o terminie płatności i ryzyka opóźnień,
- stabilność finansowa – dla przedsiębiorstw, które świadczą usługi na zasadzie abonamentowej, faktury cykliczne zapewniają stabilność finansową poprzez regularne wpływy pieniężne,
- łatwość zarządzania finansami – dzięki regularnym płatnościom i automatycznemu generowaniu faktur, zarządzanie finansami staje się prostsze i bardziej przejrzyste.
Faktury cykliczne są swego rodzaju narzędziem do zarządzania finansami, które może przynieść wiele korzyści zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta. Automatyzacja procesu fakturowania ułatwi i przyspieszy codzienną pracę.
Jak tworzyć dokumenty seryjne w Wapro Mag?
W pierwszej kolejności dodaj szablon dokumentu. W tym celu uruchom okno dokumentów handlowych i w drzewie po lewej stronie wybierz pozycję Szablon dokumentów seryjnych (znajdziesz ją na samym dole). W następnym kroku kliknij przycisk Dodaj – wyświetli się okno dodawania dokumentu handlowego z adnotacją, że jest to szablon. Uzupełnij dane FV typu forma płatności, pozycje jakie mają się na nim znaleźć itp. Po zapisaniu danych szablon zostanie utworzony.
Aby utworzyć dokumenty seryjne, zaznacz szablon na liście, kliknij prawy przycisk myszy i wybierz opcję Generator dokumentów seryjnych. W oknie generatora wskaż, których kontrahentów ma on dotyczyć. Następnie określ, czy ceny na dokumentach mają być zgodne z szablonem czy z kartoteką. Ustal datę wystawienia oraz informacje dotyczące generowania zapłat, a także opcję pomijania już wystawionych dokumentów.
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów wybierz opcję Generuj dokumenty. System automatycznie wygeneruje powtarzalne faktury.
Korzystanie z funkcji dokumentów seryjnych w Wapro Mag to kluczowy krok w kierunku zwiększenia efektywności i automatyzacji procesów rozliczeniowych w Twojej firmie. Pozwala na szybkie, bezbłędne i spójne wystawianie powtarzalnych dokumentów, co przekłada się na poprawę jakości obsługi klientów i lepsze zarządzanie finansami.