W czasach usług online warto rozważyć alternatywy dla tradycyjnej formy komunikacji z klientami. Powszechne stało się stosowanie komunikacji email w załatwianiu bieżących kwestii.
Naturalnie w kolejnych etapach użytkownicy oczekują nowoczesnej formy komunikacji w innych obszarach. Jednym z takich obszarów jest dystrybucja dokumentów do kontrahentów i bieżące kontrolowanie salda handlowego.
Jedną z możliwości takiego scenariusza jest wykorzystanie platformy handlu internetowego WAPRO B2B lub WAPRO B2C.
Do pracy na linii firma – firma dedykowana jest platforma WAPRO B2B (Business to Business), która umożliwia automatyzację szeregu funkcji współpracy biznesowej:
- • składania zamówień przez kontrahenta
- • udostępnianie dedykowanych ofert handlowych
- • wgląd online w stany magazynowe dostawcy
- • dostarczanie faktur elektronicznych przez WWW
- • kontrolę online bieżącego stanu salda limitu kupieckiego
Dwa ostatnie punkty są kluczowe z pkt widzenia omawianego scenariusza czyli dystrybucji faktur i kontrola salda.
Studium przypadku
Dla uproszczenia załóżmy, że firma miesięcznie wystawia ok 150 dokumentów (faktury i korekty faktur). Jak wygląda klasyczny obieg dokumentów na zewnątrz i gdzie ukryte są koszty jego obsługi?
- artykuły papiernicze (papier, koperta, znaczek)
- materiały eksploatacyjne (drukarka, toner drukarki, energia)
- koszty osobowe (wystawienie dokumentu, jego spakowanie, ewidencjonowanie korespondencji, dostarczenie do punktu nadawczego)
W zależności od poszczególnych kosztów eksploatacyjnych można uśrednić taki koszt dla ok 150 na poziomie ok 800 brutto.
Skuteczne doręczenie
W ramach dostarczania (dla uproszczenia Pocztą Polską) możemy wyróżnić wariant tańszy bez skutecznej weryfikacji odbioru dokumentu lub droższy z potwierdzeniem odbioru. Przy pracy z wykorzystaniem aplikacji online można operować potwierdzeniem pobrania dokumentu.
Alternatywa?
Jako alternatywa może zostać zastosowana usługa publikowania dokumentów dla klientów w formie portalu WWW – tu z pomocą przychodzi usługa WAPRO B2B oraz WAPRO Mag.
W aplikacji użytkownik może włączyć automatyczne zapisywanie dokumentów (np. po zapisie lub po wydruku) w formie PDF w module e-Dokumenty, które potem wysyłane są do portalu WWW.
Koszt usługi to 199 netto miesięcznie lub 189 netto za miesiąc przy opłacie kwartalnej.
Co zyskujemy?
Wykorzystanie platformy B2B rozwiązuje szereg problemów:
- Faktura po wystawieniu automatycznie publikowana (po zapisaniu w e-Dokumentach) jest w portalu dzięki czemu znika kłopot związany z zapominaniem wysłania lub opóźnieniem wysłania FV do kontrahenta
- Faktura dostępna jest dla klienta w ciągu kilku minut od wystawienia a nie po kilku dniach
- Ewidencja faktur prowadzona jest w systemie elektronicznym
- Realne oszczędności materiałów eksploatacyjnych i kosztów osobowych
- Pracownika odpowiedzialnego za wysyłkę dokumentów, można skierować np. do pozyskiwania nowych klientów
Dodatkowe zalety:
- Faktury publikowane w B2B mają dokładnie taką samą postać graficzną jak te drukowane z programu
- Firma może ale nie musi udostępniać możliwość składania zamówień w formie online dla kontrahentów, dzięki czemu to zamawiający bierze na siebie koszty czasowe poświęcone na wprowadzanie pozycji zamówienia, tym samym redukujemy ryzyko pomyłek
- Firma zyskuje dodatkowy prestiż wchodząc zyskując zupełnie inną jakość komunikacji z klientem
- Kontrahent ma bezpośredni wgląd w listę swoich nierozliczonych rozrachunków dzięki czemu widzi za jakie dokumenty zalega
- Kontrahent na bieżąco może kontrolować stan swojego limitu kupieckiego
- Platforma B2B może na bieżąco realizować tzw. miękką windykację na podstawie historii dokumentów, dzięki czemu dbamy o płynność finansową firmy
- Pełna kontrola jakie firmy mogą korzystać z platformy WWW
Jak zacząć?
Rozpoczęcie pracy z usługą jest bardzo proste wystarczy zarejestrować sklep na stronie usługi a następnie uruchomić proces integracji w WAPRO Mag co sprowadza się do przejścia przez kreator zakładania sklepu w menu System | Sklepy internetowe . Jeśli sklep jest skonfigurowany wystarczy w edycji danego kontrahenta zaznaczyć opcję Dostępny w B2b co spowoduje wysłanie zaproszenia w formie email do danego kontrahenta i po akceptacji utworzenie dla niego konta w platformie WWW.
Konfiguracja powiadomień
Firma udostępniająca usługę dla swoich kontrahentów może zdefiniować szablony do automatycznych powiadomień o niezapłaconych fakturach w module miękkiej windykacji. Powiadomienia wysyłane są automatycznie przez usługę B2B, nie wymagając ingerencji operatora i bez względu na to czy użytkownik ma włączony komputer w firmie czy nie, co jest niewątpliwą zaletą.
Lista dokumentów i kontrola Salda
Klient po otrzymaniu zaproszenia oraz akceptacji konta otrzymuje dostęp do usługi, w której w zależności od konfiguracji może mieć możliwość składania zamówień lub tylko może operować na udostępnianych informacjach o dokumentach.
Do wglądu ma listę faktur i rozrachunków z możliwością pobrania oraz wgląd w saldo limitu kupieckiego co pozwala na pełniejszy obraz czy może składać zamówienie czy nie.