WRÓĆ DO LISTY ARTYKUŁÓW

Jak automatycznie dostarczać faktury do klientów?

W czasach usług online warto rozważyć alternatywy dla tradycyjnej formy komunikacji z klientami. Powszechne stało się stosowanie komunikacji email w załatwianiu bieżących kwestii.

Naturalnie w kolejnych etapach użytkownicy oczekują nowoczesnej formy komunikacji w innych obszarach. Jednym z takich obszarów jest dystrybucja dokumentów do kontrahentów i bieżące kontrolowanie salda handlowego.

Jedną z możliwości takiego scenariusza jest wykorzystanie platformy handlu internetowego WAPRO B2B lub WAPRO B2C.

Do pracy na linii firma – firma dedykowana jest platforma WAPRO B2B (Business to Business), która umożliwia automatyzację szeregu funkcji współpracy biznesowej:

  • • składania zamówień przez kontrahenta
  • • udostępnianie dedykowanych ofert handlowych
  • • wgląd online w stany magazynowe dostawcy
  • dostarczanie faktur elektronicznych przez WWW
  • kontrolę online bieżącego stanu salda limitu kupieckiego

Dwa ostatnie punkty są kluczowe z pkt widzenia omawianego scenariusza czyli dystrybucji faktur i kontrola salda.

Studium przypadku

Dla uproszczenia załóżmy, że firma miesięcznie wystawia ok 150 dokumentów (faktury i korekty faktur). Jak wygląda klasyczny obieg dokumentów na zewnątrz i gdzie ukryte są koszty jego obsługi?

  1. artykuły papiernicze (papier, koperta, znaczek)
  2. materiały eksploatacyjne (drukarka, toner drukarki, energia)
  3. koszty osobowe (wystawienie dokumentu, jego spakowanie, ewidencjonowanie korespondencji, dostarczenie do punktu nadawczego)

W zależności od poszczególnych kosztów eksploatacyjnych można uśrednić taki koszt dla ok 150 na poziomie ok 800 brutto.

Skuteczne doręczenie

W ramach dostarczania (dla uproszczenia Pocztą Polską) możemy wyróżnić wariant tańszy bez skutecznej weryfikacji odbioru dokumentu lub droższy z potwierdzeniem odbioru. Przy pracy z wykorzystaniem aplikacji online można operować potwierdzeniem pobrania dokumentu.

Alternatywa?

Jako alternatywa może zostać zastosowana usługa publikowania dokumentów dla klientów w formie portalu WWW – tu z pomocą przychodzi usługa WAPRO B2B oraz WAPRO Mag.

W aplikacji użytkownik może włączyć automatyczne zapisywanie dokumentów (np. po zapisie lub po wydruku) w formie PDF w module e-Dokumenty, które potem wysyłane są do portalu WWW.

Koszt usługi to 199 netto miesięcznie lub 189 netto za miesiąc przy opłacie kwartalnej.

Co zyskujemy?

Wykorzystanie platformy B2B rozwiązuje szereg problemów:

  1. Faktura po wystawieniu automatycznie publikowana (po zapisaniu w e-Dokumentach) jest w portalu dzięki czemu znika kłopot związany z zapominaniem wysłania lub opóźnieniem wysłania FV do kontrahenta
  2. Faktura dostępna jest dla klienta w ciągu kilku minut od wystawienia a nie po kilku dniach
  3. Ewidencja faktur prowadzona jest w systemie elektronicznym
  4. Realne oszczędności materiałów eksploatacyjnych i kosztów osobowych
  5. Pracownika odpowiedzialnego za wysyłkę dokumentów, można skierować np. do pozyskiwania nowych klientów

Dodatkowe zalety:

  1. Faktury publikowane w B2B mają dokładnie taką samą postać graficzną jak te drukowane z programu
  2. Firma może ale nie musi udostępniać możliwość składania zamówień w formie online dla kontrahentów, dzięki czemu to zamawiający bierze na siebie koszty czasowe poświęcone na wprowadzanie pozycji zamówienia, tym samym redukujemy ryzyko pomyłek
  3. Firma zyskuje dodatkowy prestiż wchodząc zyskując zupełnie inną jakość komunikacji z klientem
  4. Kontrahent ma bezpośredni wgląd w listę swoich nierozliczonych rozrachunków dzięki czemu widzi za jakie dokumenty zalega
  5. Kontrahent na bieżąco może kontrolować stan swojego limitu kupieckiego
  6. Platforma B2B może na bieżąco realizować tzw. miękką windykację na podstawie historii dokumentów, dzięki czemu dbamy o płynność finansową firmy
  7. Pełna kontrola jakie firmy mogą korzystać z platformy WWW

Jak zacząć?

Rozpoczęcie pracy z usługą jest bardzo proste wystarczy zarejestrować sklep na stronie usługi  a następnie uruchomić proces integracji w WAPRO Mag co sprowadza się do przejścia przez kreator zakładania sklepu w menu System | Sklepy internetowe . Jeśli sklep jest skonfigurowany wystarczy w edycji danego kontrahenta zaznaczyć opcję Dostępny w B2b co spowoduje wysłanie zaproszenia w formie email do danego kontrahenta i po akceptacji utworzenie dla niego konta w platformie WWW.


Konfiguracja powiadomień

Firma udostępniająca usługę dla swoich kontrahentów może zdefiniować szablony do automatycznych powiadomień o niezapłaconych fakturach w module miękkiej windykacji. Powiadomienia wysyłane są automatycznie przez usługę B2B, nie wymagając ingerencji operatora i bez względu na to czy użytkownik ma włączony komputer w firmie czy nie, co jest niewątpliwą zaletą.

Lista dokumentów i kontrola Salda

Klient po otrzymaniu zaproszenia oraz akceptacji konta otrzymuje dostęp do usługi, w której w zależności od konfiguracji może mieć możliwość składania zamówień lub tylko może operować na udostępnianych informacjach o dokumentach.

Do wglądu ma listę faktur i rozrachunków z możliwością pobrania oraz wgląd w saldo limitu kupieckiego co pozwala na pełniejszy obraz czy może składać zamówienie czy nie.