Przygotowanie danych pozwalających na zarejestrowanie uczestników PPK zależy w dużej mierze od jakości danych w programie kadrowo-płacowym. W celu ułatwienia analizy przypadków nadmiarowego importu uczestników lub ich pomijania w imporcie przedstawiamy kilka zasad jakimi rządzi się proces importu.
Warunki, które musi spełniać osoba, aby zostać zaimportowania do modułu WAPRO PPK z programu WAPRO Gang.
- Z zapisów kartoteki „Ubezpieczenia obowiązkowe” musi wynikać ze osoba ma obowiązkowe ubezpieczenie emertytalne lub rentowe na dzień importu. Czyli zarówno data „Dane aktualne od dnia” jak i „Data powstania obowiązku ubezpieczenia społecznego” musi być wcześniejsza.
- Z danych musi wynikać że osoba jest lub była zatrudniona przed dniem importu. Przy czym zatrudnienie traktujemy szerzej niż umowa o pracę i dotyczy to wszystkich stosunków łączących uczestnika z firmą, w tym umowy zlecenia i członkostwo w radach nadzorczych. W stosunku do daty importu uczestników data zatrudnienia jest określana w następujący sposób:
- Umowy o pracę – najwcześniejsza data od z „Kartoteki umów o pracę” z pominięciem umów, które zakończyły się zwolnieniem pracownika
- Umowy okresowe – najwcześniejsza data od z kartoteki „Umowy okresowe” z serii kolejno po sobie zawieranych umów. Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę początku umowy.
- Umowy okresowe do projektów – tak samo jak umowy okresowe
- Zawieranie umów cywilno prawnych – dwa warianty
- – najwcześniejsza data od z okresu wykonywania umowy z kartoteki „Umowy cywilno-prawne” z serii kolejno po sobie zawieranych umów. Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę początku okresu wykonywania umowy.
- – najwcześniejsza data umowy z kartoteki „Umowy cywilno-prawne” z serii kolejno po sobie zawieranych umów. Przy czym jako koniec umowy traktowana jest data wypłaty. Dodatkowo musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę umowy.
- Członkowie rad nadzorczych – najwcześniejszy okres naliczonej listy o typie „Rady” z serii kolejno po sobie utworzonych list. Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na okres najwcześniejszej listy.
- Data zwolnienia, która jest traktowana również szerzej niż tylko dla pracownika, musi być równa zero lub być późniejsza niż data przystąpienia do programu. W stosunku do daty importu uczestników data zwolnienia jest określana w następujący sposób
- Umowy o pracę – ostatnia data do z „Kartoteki umów o pracę” umowy, która zakończyła się zwolnieniem pracownika
- Umowy okresowe – data do ostatniej umowy z kartoteki „Umowy okresowe” wcześniejsza od daty importu. Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę początku tej umowy.
- Umowy okresowe do projektów – tak samo jak umowy okresowe
- Zawieranie umów cywilno prawnych – dwa warianty
- – ostatnia data do z okresu wykonywania umowy z kartoteki „Umowy cywilno-prawne” wcześniejsza od daty importu. Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę początku okresu wykonywania umowy.
- – ostatnia data wypłaty umowy z kartoteki „Umowy cywilno-prawne” wcześniejsza od daty importu. Przy czym jako koniec umowy traktowana jest data wypłaty. Dodatkowo musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na datę umowy.
- Członkowie rad nadzorczych – data wypłaty ostatniej listy o typie „Rady” której zarówno okres jak i data wypłaty jest wcześniejsza od daty importu . Przy czym musi być spełniony warunek, aby uczestnik był ubezpieczony obowiązkowo na okres najwcześniejszej listy.
W przypadku łączenie typów stosunków np. umowa o prace, a wcześniej umowa zlecenia, za datę zatrudnienia jest uznawana najwcześniejsza data.
W przypadku, gdy na datę importu istnieje:
- umowa o pracę rozpoczynająca się przed datą importu na czas nieokreślony lub określony z datą końca umowy po dacie importu
- umowa okresowa lub umowa okresowa do projektów rozpoczynająca się przed datą importu z datą końca umowy po dacie importu
- zawieranie umów cywilno prawnych z okresem wykonywania zawierającym datę importu
- zawieranie umów cywilno prawnych z data umowy przed datą importu i z datą wypłaty po dacie importu
- lista typu rady z datą wypłaty po dacie importu
data zwolnienia jest ustawiana na zero.
Ponieważ w imporcie uczestników PPK, na wypadek ponownego zatrudnienia osoby, przyjęto zasadę uwzględniania osób zwolnionych po ustawowej dacie przystąpienia firmy do PPK. W przypadkach, gdy danej osoby nie chcemy mieć jako uczestnika w module PPK można wykonać jedną z dwóch operacji.
- Przesłać osobę do archiwum – osoby z archiwum są pomijane w procesie importu.
- Dodać w kartotece „Ubezpieczenia obowiązkowe” zapis o dacie „Dane aktualne od dnia” sprzed dnia importu o kodzie tytułu „0000” bez zaznaczania jakichkolwiek ubezpieczeń, czy wypełnienie daty powstania obowiązku ubezpieczenia społecznego.
Na koniec rada jak poradzić sobie z problemem, gdy mimo zmiany lub uzupełnienia danych w programie kadrowo-płacowym dane w module WAPRO PPK się nie zmieniają. Najlepiej w takich przypadkach usunąć w module WAPRO PPK osobę z listy uczestników i ponownie uruchomić kreator importu danych firm i uczestników. Proces importu danych wczyta aktualne dane z programu WAPRO Gang.
Przed przystąpieniem do pracy z modułem WAPRO PPK prosimy o zapoznanie się z filmem instruktażowym.