Jednym z podstawowych założeń wprowadzanych przez ustawodawcę wynikających z przepisów o KSeF jest całkowita cyfryzacja procesów związanych z fakturowaniem. Pozwoli to na jednoznaczne odczytywanie i przetwarzanie informacji znajdujących się na fakturach przez systemy komputerowe oraz na przesyłanie ich drogą elektroniczną. Dotyczy to zarówno systemów komputerowych, podmiotów gospodarczych przeprowadzających transakcje handlowe wymagające fakturowania, jak i systemów komputerowych Ministerstwa Finansów. Z poniższego artykułu dowiesz się, w jaki sposób przekazać eFaktury do KSeF oraz jak wygląda schemat automatycznego obiegu eFaktur.
PRZYPOMNIJMY:
To czym jest eFaktura, zostało omówione w poprzednim artykule z cyklu „Piątki z KSeF”. Przedstawione zostały w nim także różnice pomiędzy eFakturą a innymi rodzajami faktur, w tym klasycznymi, papierowymi dokumentami oraz ich odpowiednikami w postaci elektronicznych obrazów graficznych, zapisywanych w plikach o różnych formatach. Pokazano również, że, w świetle nowych przepisów, wspomniany plik XML, utworzony zgodnie ze schematem XSD, opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. Natomiast podgląd zawartości tego pliku, przy zastosowaniu dostarczonej przez Ministerstwo Finansów transformaty wyświetlającej dane z pliku XML w formacie HTML, jest jedynie narzędziem pomocniczym.
Jak przekazać eFaktury do KSeF?
Zgodnie z przepisami o KSeF pliki XML eFaktur muszą być przekazane do KSeF. Dopiero wtedy uznaje się, że faktura została wprowadzona do obrotu.
Przekazanie plików XML eFaktur można wykonać dwiema metodami:
- ręcznie – generując fakturę w przygotowanej przez Ministerstwo Finansów „Aplikacji Podatnika KSeF”, poprzez przeglądarkę internetową. Ręczne generowanie faktur jest też możliwe w rejestrze KSeF na podstawie przygotowanych wcześniej w systemie ERP plików XML;
- automatycznie – generując fakturę w systemie ERP, a następnie wysyłając ją automatycznie z tego systemu, poprzez udostępnione do tego celu przez Ministerstwo Finansów API.
Jednakże, jako że przedmiotem niniejszego artykułu jest omówienie automatycznej obsługi eFaktur w systemie WAPRO ERP, w dalszej części pominięty zostanie wątek ręcznej ich obsługi.
Aplikacja KSeF została udostępniona przez Ministerstwo Finansów w trzech środowiskach:
- środowisko produkcyjne KSeF: https://ksef.mf.gov.pl;
- środowisko przedprodukcyjne (Demo) KSeF: https://ksef-demo.mf.gov.pl;
- środowisko testowe KSeF: https://ksef-test.mf.gov.pl.
MENEDŻER RADZI:
Osobom zainteresowanym zalecamy skorzystanie z testowego środowiska KSeF, w którym zastosowane zostały uproszczone mechanizmy uwierzytelniania (logowania do profilu firmy). Środowisko pozwala, a nawet zaleca, stosowanie danych testowych. Nawet krótkie, proste próby pozwolą wyobrazić sobie, w jaki sposób odbywać się będzie przetwarzanie faktur w środowisku produkcyjnym oraz generowanie uprawnień dostępu dla osób fizycznych i firm, a także generowanie tokenów komunikacyjnych.
Jak wygląda schemat automatycznego obiegu eFaktur?
Schemat obiegu eFaktur jest relatywnie prosty i prezentuje go poniższy schemat:
Centralnym punktem obiegu jest platforma KSeF, na którą wszystkie firmy zobowiązane będą wysyłać eFaktury. Niezależnie czy przygotują je w swoim systemie ERP ręcznie czy automatycznie. W systemie WAPRO ERP za przygotowanie danych faktury w postaci pliku XML i wysłanie ich do KSeF, odpowiadają programy WAPRO Mag oraz WAPRO Fakturka. Od momentu przyjęcia eFaktur przez KSeF uznaje się je za wystawione (wprowadzone do obrotu). Dla nabywców moment ten jest równoznaczny z datą otrzymania faktur, niezależnie od tego, czy rzeczywiście zostały one pobrane, czy nie.
Ze względu na to, że KSeF jest również archiwum eFaktur, od tego momentu eFaktury mogą być pobrane jako faktury zakupów zarówno przez nabywców, jak również przez samego wystawcę.
W związku z powyższym w systemie WAPRO ERP:
- w programie WAPRO Mag istnieje możliwość odbioru z KSeF faktur zakupu firmy, co umożliwi automatyczne rejestrowanie zakupu towarów handlowych i kompletne rozliczanie rozrachunków firmy;
- w programach finansowo-księgowych: WAPRO Fakir i WAPRO Kaper, istnieje możliwość odbioru zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu firmy, w celu ich zaksięgowania i rozliczenia.
Przepisy o KSeF umożliwiają odbieranie faktur firmy przez podmioty uprawnione, jakimi mogą być np. biura rachunkowe. W programach WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper w wariancie BIURO możliwe będzie odbieranie kompletu eFaktur przez klientów biur rachunkowych, które upoważnią swoje biuro do ich odbioru z KSeF.
Aby proces wysyłania i odbierania eFaktur w sposób automatyczny był możliwy, konieczny jest jeszcze jeden element, który zintegruje programy systemu WAPRO ERP z KSeF. Tym elementem jest usługa Businesslink. Na powyższym schemacie pokazano, że usługa Businesslink pośredniczy zarówno w wysyłaniu, jak i w odbieraniu wszystkich faktur w systemie WAPRO ERP. Usługa działa w tle i po pierwszym uruchomieniu jest niewidoczna dla użytkownika, ale to ona wykonuje wszystkie operacje konieczne do automatycznej wysyłki oraz odbioru faktur. Między innymi:
- każdorazowo podczas łączenia się z KSeF automatycznie uwierzytelnia firmę, a właściwie jej system ERP, wysyłając, poprzez udostępnione do tego celu przez Ministerstwo Finansów API, odpowiedni token komunikacyjny;
- wysyła eFaktury przygotowane w systemie WAPRO ERP do KSeF;
- okresowo sprawdza, czy w KSeF pojawiły się nowe faktury do odbioru. Jeżeli tak, odbiera je i przesyła do programów systemu WAPRO ERP;
- po wysłaniu eFaktur odbiera i przekazuje informację o przyjęciu eFaktury przez KSeF;
- odbiera z KSeF datę przyjęcia oraz numer identyfikacyjny faktury i przekazuje do programów systemu WAPRO ERP (informacje wymagane);
- kontroluje aktualny status KSeF, a w przypadku jakiejkolwiek przerwy w pracy, buforuje wysłane z systemu WAPRO ERP dokumenty i wysyła do KSeF po zakończeniu tej przerwy;
- dba, aby liczba zapytań wysyłanych do KSeF w jednostce czasu, nie przekroczyła limitów narzuconych środowisko KSeF, ponieważ ich przekroczenie mogłoby skutkować czasową blokadą systemu.
Usługa Businesslink sprawia, że wszystkie operacje wymagane od użytkowników programów systemu WAPRO ERP związane z przetwarzaniem eFaktur, mogą odbyć się wyłącznie w obrębie dobrze znanej aplikacji, bez konieczności wychodzenia z niej.
W systemie WAPRO ERP dodany został bufor dokumentów wysyłanych i odbieranych za pośrednictwem Businesslink. Dokumenty sprzedaży, po ich zaznaczeniu w systemie, są automatycznie wysyłane z bufora do usługi Businesslink, a w momencie odbioru nowych dokumentów z KSeF, pojawią się one w buforze programu bez udziału użytkownika.