Usługa Businesslink jest odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na cyfryzację i elektroniczną wymianę dokumentów w życiu gospodarczym. Została zaprojektowana, aby kompleksowo rozwiązać wyzwania związane z przetwarzaniem dokumentów elektronicznych. Nie da się ukryć, że jest ona integralną częścią systemów ERP, a jej funkcjonalność dostosowana jest do różnych programów WAPRO ERP. W kolejnych artykułach szczegółowo omawiana jest ona w kontekście różnych aspektów zarządzania firmą.
Usługa Businesslink i jej istotna rola w systemie w systemie WAPRO ERP przybliżona została w trzecim artykule cyklu „Piątki z KSeF”. Podkreślono, że Businesslink to integrator systemu WAPRO ERP z platformą Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Jednakże jego funkcjonalność w połączeniu z programami systemu WAPRO ERP jest znacznie szersza. Jak już podkreślono, Businesslink przychodzi z pomocą w kontekście coraz popularniejszego wykorzystywania w obrocie gospodarczym dokumentów elektronicznych i elektronicznej wymiany dokumentów. Równocześnie z pojawianiem się dokumentów elektronicznych musi ulec zmianie sposób ich przetwarzania. Dotychczasowe metody analogowe należy zastąpić odpowiednimi metodami elektronicznymi, czemu właśnie służy usługa Businesslink.
W systemie WAPRO ERP usługa Businesslink jest lub będzie udostępniona w:
- systemach zarządzania magazynami i sprzedażą:
- WAPRO Mag – usługa dostępna,
- WAPRO Fakturka;
- systemach finansowo-księgowych:
- WAPRO Fakir – w najbliższym czasie zostanie opublikowana dla wariantu BIURO, a w kolejnym etapie również dla pozostałych wariantów;
- WAPRO Kaper – w najbliższym czasie zostanie opublikowana dla wariantu BIURO, a w kolejnym etapie również dla pozostałych wariantów.
Ponieważ powyższe programy pełnią różne funkcje w systemie zarządzania firmą WAPRO ERP oraz przetwarzają dokumenty na różnych etapach, funkcjonalność usługi Businesslink w każdym z nich została dostosowana do pełnionej przez dany program roli. Proces wdrażania wszystkich wariantów jest skomplikowany, stąd też proces udostępniania usługi w kolejnych programach przebiega etapami.
Licencja Businesslink
Usługa Businesslink jest płatna, w związku z czym do jej uruchomienia wymagane jest wykupienie odpowiedniej licencji (nie dotyczy wersji próbnej). Wszystkie rodzaje dostępnych licencji są ograniczone czasowo i wydawane na okres 360 dni. Natomiast cena licencji zależy od maksymalnej, łącznej liczby dokumentów, które mogą zostać przesłane w ramach wykupionego pakietu. Licencja wygasa po przekroczeniu 360 dni użytkowania lub po przekroczeniu limitu liczby przesyłanych dokumentów (wysłanych i odebranych). Jeżeli licencja wygaśnie z któregokolwiek powodu, może zostać przedłużona.
Jak należy rozumieć określenie „łączna ilość dokumentów”?
Standardowo licencję wykupują podmioty gospodarcze i jest ona przeznaczona do użytkowania usługi Businesslink we wszystkich programach systemu WAPRO ERP. Jeżeli firma posiada dwa programy WAPRO – przykładowo WAPRO Mag oraz WAPRO Kaper lub WAPRO Fakir – do ich obsługi wystarczy jedna licencja Businesslink, a do łącznego limitu liczby dokumentów wliczane będą wysłane i odebrane dokumenty w obu programach. Jako dokumenty należy rozumieć wszystkie wysłane i odebrane pliki eFaktur, załączników do eFaktur, dokumentów magazynowych, zamówień, umów i tak dalej.
W przypadku licencji dla biur rachunkowych do limitu wliczane są wszystkie wysłane i odebrane e-dokumenty własne biura rachunkowego, a także dokumenty obsługiwanych klientów tegoż biura. Jeżeli biuro posiada zarówno program WAPRO Fakir wariant BIURO, jak i WAPRO Kaper w tym samym wariancie, wystarczy jedna licencja Businesslink dla biur rachunkowych, a do limitu dokumentów będą wliczane e-dokumenty wysłane i odebrane za pośrednictwem Businesslink z firm w obu programach.
Licencje usługi Businesslink dzielą się na warianty:
- BIZNES – dedykowane do obsługi w programach pojedynczej firmy (jedna licencja do wykorzystania w dowolnych programach systemu WAPRO ERP, w firmach o numerze NIP zgodnym z numerem NIP licencji Businesslink);
- BIURO – dedykowane do obsługi przez biura rachunkowe w programach firm klientów oraz we własnej działalności (jedna licencja na jeden lub oba programy finansowo-księgowe w wariancie BIURO).
Taki podział wynika z tego, że to właściciel licencji/usługi loguje się na platformie KSeF. Stąd w wariancie:
- BIZNES – uprawnionym do odbioru eFaktur z KSeF jest obsługiwana w programie firma (Numer NIP właściciela licencji musi być taki sam jak numer NIP podmiotu, który loguje się na platformie KSeF);
- BIURO – uprawnionym do odbioru eFaktur klientów z KSeF jest biuro rachunkowe, jako podmiot trzeci. Należy pamiętać, że biuro rachunkowe musi zostać do tego upoważnione.
Aktualnie opublikowany jest cennik dla usługi Businesslink dostępnej w programie WAPRO Mag: Cennik WAPRO ERP – Wapro ERP. Ceny pozostałych licencji będą zaprezentowane w dniu publikowania nowej wersji kolejnego programu, dla którego usługa będzie dostępna. W najbliższym czasie planowane jest opublikowanie usługi Businesslink dla biur rachunkowych. Usługa dostępna będzie w wariancie BIURO w programach WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper.
WARTO WIEDZIEĆ
W programach finansowo-księgowych rodzaj wykupionej w licencji wpływa na funkcjonalność usługi Businesslink.
Funkcjonalność Businesslink
ZASTRZEŻENIE
Dalszą część artykułu należy odpowiednio interpretować, w związku tym, że niniejszy artykuł został opublikowany po udostępnieniu usługi Businesslink w programie WAPRO Mag, a przed opublikowaniem jej w innych produktach WAPRO.
Kwestie dotyczące funkcjonalności WAPRO Mag są już opublikowane i dostępne. Funkcjonalności usługi w pozostałych programach, będą dostępne po opublikowaniu ich nowej wersji.
Usługa Businesslink jest platformą działającą „w chmurze”. Pracuje ona w tle, w związku z czym jest niewidoczna dla użytkowników programów. Interakcja z usługą odbywa się przez dwa interfejsy:
- Pierwszy to interfejs programu WAPRO ERP, z którym jest zintegrowana. W tym przypadku interakcja z usługą odbywa się wyłącznie poprzez interfejs programu.
- Drugi interfejs to profil obsługiwanego podmiotu oraz profile powiązanych relacją podmiotów na platformie internetowej Businesslink.
Aktualnie, w związku ze zbliżającym się dniem wejścia w życie powszechnego obowiązku wystawiania eFaktur za pośrednictwem KSeF, podstawową, najbardziej oczekiwaną rolą usługi Businesslink jest integracja wyżej wymienionych programów z platformą KSeF. W ramach tej integracji usługa Businesslink:
- Wysyła do KSeF pliki eFaktur z programów zarządzających sprzedażą, zgodnie z aktualnie obowiązującym schematem.
- Odbiera z KSeF eFaktury:
- zakupu – w programach finansowo-księgowych (WAPRO Fakir i WAPRO Kaper) oraz w programie zarządzania sprzedażą i magazynami (WAPRO Mag);
- sprzedaży – w programach finansowo-księgowych.
- Upraszcza procesy logowania się firm lub osób fizycznych na platformie KSeF. Pomimo że platforma KSeF przy każdym połączeniu wymaga logowania się, uprawnione osoby korzystające z systemu WAPRO ERP nie wykonują dodatkowych działań, ponieważ Businesslink loguje ich automatycznie „w tle”.
- Nadzoruje i kontroluje cały proces wymiany eFaktur z KSeF:
- odbiera z KSeF potwierdzenia odbioru wysłanych eFaktur i przekazuje je odpowiednio do systemu ERP;
- dba o odebranie wszystkich eFaktur z KSeF;
- kontroluje aktualny status platformy KSeF i informuje o ewentualnych przerwach w działaniu (np. o przerwach serwisowych). W przypadku wysłania do KSeF eFaktur w trakcie takiej przerwy, Businesslink przechowa ją do czasu przywróceniu działania platformy i dopiero wtedy ją wyśle;
- ze względu na to, że API platformy KSeF ma wprowadzone limity ilości połączeń w jednostce czasu, a ich przekroczenie może skutkować czasowym zablokowaniem firmy, Businesslink automatycznie reguluje tę ilość tak, aby uniknąć przekroczenia tych limitów.
Usługa Businesslink jest wspólna dla wszystkich programów systemu WAPRO ERP, lecz jej funkcjonalność w dużym stopniu zależy od tego, w którym programie została uruchomiona. Z koleiw przypadku programów finansowo-księgowych, funkcjonalność zależy również od rodzaju wykupionej licencji.
Omówienie tych specyficznych funkcjonalności znajdziecie Państwo w kolejnych artykułach cyklu „Piątek z KSeF”. Dotyczyć będą one kolejno:
- funkcjonalności dedykowanej dla systemu zarządzania sprzedażą i magazynami – WAPRO Mag;
- funkcjonalności dla systemów finansowo-księgowych WAPRO Fakir i WAPRO Kaper;
- różnic w działaniu usługi w programach finansowo-księgowych w zależności od licencji Businesslink.