Integracja WAPRO ERP z KSeF #6 –Usługa Businesslink w systemie WAPRO ERP–cz.II

Nowe funkcjonalności w programie WAPRO Mag po zintegrowaniu z usługą Businesslink rewolucjonizują wymianę dokumentów między firmami a ich partnerami handlowymi. Usługa ta, oprócz efektywnej integracji z KSeF, umożliwia automatyczne przesyłanie i odbieranie e-dokumentów w różnych formatach. Dodatkowo, dzięki Businesslink, wystawcy eFaktur mogą teraz dołączać załączniki do swoich faktur, rozwiązując problem braku tej opcji w platformie KSeF. Artykuł szczegółowo omawia korzyści płynące z nowych rozwiązań, ułatwiających codzienną pracę przedsiębiorcom.

Podstawowym zadaniem usługi Businesslink jest usprawnienie kontaktów, w tym wymiany dokumentów pomiędzy partnerami handlowymi, a także optymalizacja wymiany dokumentów pomiędzy firmami i organami administracji państwowej.

Wymiana e-dokumentów w WAPRO Mag za pośrednictwem usługi Businesslink

Do tej pory użytkownikom programu WAPRO Mag udostępniono możliwość przesyłania dokumentów w sposób standardowy – za pomocą poczty e-mail. Zintegrowana z programem WAPRO Mag usługa Businesslink, wprowadza nowe funkcjonalności w zakresie obiegu dokumentów. W celu jego usprawnienia, a także ułatwienia kontaktu pomiędzy firmą a jej partnerami, usługa Businesslink umożliwia utworzenie pomiędzy nimi relacji. Dzięki tej funkcjonalności obie strony mogą bezproblemowo korzystać z opcji dwukierunkowego przesyłania plików e-dokumentów.

Firma, jako użytkownik WAPRO Mag, może automatycznie wysyłać z programu e-dokumenty, jak również odbierać e-dokumenty wysłane przez jej partnerów. Dla kontrahentów zaś możliwe są dwa warianty w zależności od tego, czy korzystają oni z programu WAPRO Mag.

• Partnerzy korzystający z programu systemu WAPRO ERP mogą zarówno wysyłać, jak i odbierać e-dokumenty (np. zamówienia) w swoim systemie, gdzie będą one wczytywane i zapisywane automatycznie.
• Partnerzy nieposiadający dostępu do programu systemu WAPRO ERP mogą wysyłać oraz odbierać e-dokumenty za pośrednictwem specjalnie utworzonego profilu kontrahenta na platformie Businesslink. Wariant ten pozwala na dodawanie załączników w portalu www. Dostęp do profilu kontrahenta jest tworzony automatycznie w momencie utworzenia relacji Businesslink.

Dzięki nowej usłudze platformy Businesslink możliwe jest dwukierunkowe przesyłanie plików dokumentów elektronicznych różnych rodzajów, takich jak faktury, dokumenty magazynowe, zamówienia czy umowy, w dowolnych formatach. Funkcjonalność ta niewątpliwie ułatwia prowadzenie codziennych operacji handlowych i usprawnia kontakt w relacji firma – kontrahent. Szczególnie przydatna okazuje się opcja wysyłania eFaktur wraz z załącznikami, co zwiększa wydajność i spójność w zarządzaniu dokumentacją.

Inną, oferowaną przez Businesslink, metodą zcentralizowanego odbierania dokumentów jest wykorzystanie dedykowanej skrzynki e-mail o unikalnym adresie w omawianej platformie. Dzięki przekazaniu tego adresu kontrahentom, mogą oni bezpośrednio przesyłać dokumenty w formacie elektronicznym PDF lub XML za pomocą zwykłych wiadomości email. Następnie dokumenty te importowane są do systemu ERP jako załączniki.

W kontekście wprowadzenia przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) unaoczniły się pewne wyzwania:

• Platforma KSeF nie umożliwia przesyłania załączników wraz z wystawianymi eFakturami.
• W okresie do 1 lipca 2024 odbiorcy eFaktur muszą wyrazić zgodę na wystawianie im faktur za pośrednictwem KSeF. W przypadku braku zgody, wystawca faktury zobowiązany jest zarówno wysłać ją do KSeF,  jak i przekazać odbiorcy klasyczną metodą.
• Aktualnie platforma KSeF umożliwia jedynie wymianę dokumentów handlowych typu faktura (również z uwzględnieniem określonych przypadków) i nie pozwala na wysyłanie zamówień lub dokumentów magazynowych.
• Platforma KSeF nie została jeszcze wyposażona w funkcję poprawiania dokumentu. Zatem gdy podatnik wystawi błędny dokument, jedyną możliwością jego zmiany jest wystawienie korekty (nowe rozporządzenie nie przewiduje nawet aktualnie znanego rozwiązania, jakim jest nota korygująca do zmiany danych adresowych kontrahenta).

Powyższe wyzwania są jednak możliwe do rozwiązania dzięki usłudze Businesslink od Asseco ERP, co zostanie omówione w dalszej części artykułu.

Wysyłanie załączników do eFaktur za pośrednictwem usługi Businesslink

Wiele firm dołącza różnego rodzaju załączniki do wystawianych faktur, takie jak zamówienia, dokumenty magazynowe, arkusze rozliczeniowe i inne. Platforma KSeF nie udostępnia takiej funkcjonalności – możliwe jest przesłanie wyłącznie ustandaryzowanego pliku eFaktury. Załączniki muszą być dostarczone odbiorcy inną metodą, na przykład za pomocą wiadomości e-mail, co wymaga dodatkowych operacji komunikacyjnych między wystawcami a odbiorcami.

Usługa Businesslink również w tym przypadku upraszcza użytkownikom komunikację i wymianę dokumentów. Jeżeli pomiędzy partnerami handlowymi utworzona zostanie relacja, o której wspomniano wyżej, przesłanie załączników do eFaktur odbywa się automatycznie. Z programu WAPRO Mag, eFaktura wraz załącznikami wysyłana jest jednym poleceniem. Dzięki temu eFaktura zostaje wysłana do KSeF, a załączniki, po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia eFaktury przez KSeF, bezpośrednio do odbiorcy:

• Jeżeli partner handlowy również korzysta z systemu WAPRO ERP, przesłane załączniki zostaną w jego systemie automatycznie powiązane z wystawioną fakturą.
• Jeżeli partner handlowy nie korzysta z systemu WAPRO ERP, przesłane załączniki pojawią się w profilu Partnera na platformie Businesslink, gdzie można będzie je pobrać je i wczytać do własnego systemu ERP.
• Jeżeli z kontrahentem nie jest nawiązana relacja, załączniki zostaną wysłane do odbiorcy faktury e-mailem.

Obieg dokumentów dla partnerów, z którymi nawiązana została relacja w Businesslink przedstawia poniższy schemat:

• Kontrahent K1 posiada system WAPRO Mag,
• Kontrahent K2 nie posiada systemu WAPRO Mag:

Automatyczne wysyłanie faktur do partnerów handlowych w opcjonalnym okresie KSeF (do 30 czerwca 2024 roku)

Firma korzystająca z opcjonalnego okresu KSeF (do 30 czerwca 2024 roku) ma możliwość automatycznego wysyłania eFaktur do swoich partnerów handlowych, jednak wymaga to uzyskania zgody od kontrahentów.

• W przypadku kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie eFaktur przez platformę KSeF, wystarczy zdefiniować w WAPRO Mag datę, od której mogą być im dostarczane eFaktury poprzez KSeF. Jeżeli data wystawianej eFaktury będzie większa lub równa tej dacie, WAPRO Mag przesyła ją automatycznie do KSeF.
• Dla kontrahentów, którzy nie wyrazili zgody na otrzymywanie eFaktur przez platformę KSeF, WAPRO Mag:
• wysyła eFakturę w postaci ustrukturyzowanego pliku do KSeF i pobierze potwierdzenie odbioru;
• po odebraniu potwierdzenia odbioru, automatycznie wysyła również fakturę w formacie PDF do tych kontrahentów.

Jeżeli między firmą a kontrahentem nawiązana jest relacja, faktura pojawi się w profilu kontrahenta na portalu Businesslink. Jeżeli z kontrahentem nie jest nawiązana relacja, faktura wysłana zostanie do niego wyłącznie mailem.

Obieg dokumentów przedstawia poniższy schemat:

• Kontrahent K1 wyraził zgodę na dostarczanie faktur za pośrednictwem KSeF.
• Kontrahent K2 nie wyraził zgody na dostarczanie faktur za pośrednictwem KSeF. Z kontrahentem K2 jest utworzona relacja Businesslink.
• Kontrahent K3 nie wyraził zgody na dostarczanie faktur za pośrednictwem KSeF. Z kontrahentem K2 nie jest utworzona relacja Businesslink.

W przypadku obu powyższych schematów przesyłanie dokumentów pomiędzy firmą a kontrahentami, z którymi utworzona jest relacja Businesslink, odbywa się za pomocą e-maili na dedykowany w usłudze adres.

Automatyczne rejestrowanie przyjęcia towarów handlowych w magazynie na podstawie pobranych eFaktur

Wprowadzenie w życie obowiązku stosowania przez wszystkie podmioty gospodarcze ujednoliconego schematu eFaktur, zapisywanych w formie plików tekstowych, czyli plików, które systemy ERP mogą odczytać i jednoznacznie zinterpretować, umożliwia zaimplementowanie w tych systemach wielu mechanizmów automatyzujących przetwarzanie tych faktur.

W programie WAPRO Mag stało się możliwe zautomatyzowanie rejestrowania przyjęcia do magazynu towarów handlowych na podstawie zaimportowanych z KSeF faktur zakupu. W pierwszej kolejności faktury są pobierane do bufora dokumentów zaimportowanych z KSeF. Następnie możliwe jest zmapowanie (powiązanie) nazw towarów kontrahenta z nazwami własnymi towarów w magazynie firmy. Powiązanie jest dokonywane tylko przy pierwszym pojawieniu się danego towaru na fakturze. W przypadku pojawienia się tego towaru w kolejnych fakturach, program automatycznie dodaje pozycję w dokumencie PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), stosując nazwę własną towaru w naszym magazynie. Po zmapowaniu wszystkich pozycji asortymentowych nabywanych u danego kontrahenta, dokument PZ może być w całości przygotowany automatycznie przez program. Ta funkcjonalność jest szczególnie atrakcyjna dla firm handlowych, które otrzymują wiele takich faktur, lub których faktury są wielopozycyjne.

Ponadto usługa Businesslink pozwala na wyeliminowanie problemów dotyczących faktur. Jeśli dokumenty elektroniczne przed KSeF będą z kontrahentami wymieniane jako zamówienia lub dokumenty magazynowe, pozwala to zachować dotychczasową elastyczność systemów. Użytkownik może modyfikować te dokumenty oraz tworzyć korekty do dokumentów magazynowych. Po dokonaniu wszelkich modyfikacji na wcześniejszym etapie, finalna postać dokumentu dostarczana jest za pośrednictwem KSeF.

A już w następny piątek ukaże się kolejny artykuł z cyklu Piątki z KSeF, który poświęcony będzie usłudze Businesslink w programach finansowo-księgowych WAPRO ERP. Zapraszamy do lektury, aby poznać pełen zakres funkcjonalności i korzyści, jakie usługa Businesslink wnosi do programów WAPRO Fakir i WAPRO Kaper . Przekonaj się, jak usprawnić codzienne operacje i zoptymalizować procesy w swojej firmie!