Odkryj pełen potencjał integracji WAPRO ERP z KSeF!
W trzeciej części artykułu o usłudze Businesslink w systemie WAPRO ERP dowiesz się, jak uruchamiać i korzystać z niej w programach finansowo-księgowych, takich jak WAPRO Fakir i WAPRO Kaper. Czy wiesz, że cyfryzacja fakturowania może pomóc w zwalczaniu fałszywych faktur? Zapraszamy do zapoznania się z najnowszymi możliwościami Businesslink w programach WAPRO ERP!
Planowana publikacja WAPRO Fakir i WAPRO Kaper z usługą Businesslink
Pierwszym krokiem w pełnej integracji programów finansowo-księgowych, WAPRO Fakir i WAPRO Kaper, z usługą Businesslink jest wydanie nowej, połączonej z Businesslinkiem, wersji Biuro. Obecnie trwają testy zarówno obu programów, jak i omawianego integratora. Niebawem również pozostałe warianty programów zostaną wzbogacone o usługę Businesslink, aby kompleksowo wprowadzić ją do świata WAPRO ERP.
Licencjonowanie
Istnieją zasadnicze różnice w licencjonowaniu usługi Businesslink w programach finansowo-księgowych w porównaniu do programów zarządzania sprzedażą i magazynami. W WAPRO Fakir i WAPRO Kaper wprowadzono dwa rodzaje licencji:
- Businesslink Biznes – dedykowana dla programów obsługujących pojedyncze przedsiębiorstwo o konkretnym numerze NIP, będącym właścicielem licencji.
- Businesslink Biuro – skierowana do biur rachunkowych, które świadczą usługi księgowe swoim klientom, w szczególności w wariantach Biuro programów finansowo-księgowych. Niemniej jednak, licencja Businesslink Biuro jest również wymagana w przypadku wariantów Biznes i Prestiż programów finansowo-księgowych, gdzie zarejestrowane są dodatkowe firmy o różnych numerach NIP w stosunku do właściciela licencji programów.
Taki podział wynika z tego, że właściciel licencji Biznes musi być zarejestrowanym podmiotem w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i posiadać uprawnienia do wystawiania, podglądu i odbioru faktur z tego systemu.
W programach finansowo-księgowych uprawnienia do wystawiania faktur nie są wymagane – WAPRO Fakir i WAPRO Kaper nie służą do wystawiania faktur.
W przypadku usługi Businesslink Biuro, trzecim podmiotem uprawnionym do odbioru faktur swoich klientów jest biuro rachunkowe, pod warunkiem, udzielenia mu przez klientów upoważnienia do odbioru faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ten rodzaj licencji umożliwia właścicielowi licencji pobieranie eFaktur z wielu firm.
Jeśli biuro rachunkowe posiada oba programy finansowo-księgowe WAPRO ERP w wariancie BIURO, (obejmujące wiele baz danych), do ich obsługi wymagana jest jedna licencja Businesslink Biuro.
Różnica w działaniu usługi Businesslink Biuro w różnych wariantach programów finansowo-księgowych
Różnice w funkcjonowaniu usługi Businesslink Biuro występują między różnymi wariantami programów finansowo-księgowych WAPRO. W wariantach innych niż Biuro, gdzie zarejestrowane są dwie lub więcej firm o różnych numerach NIP w stosunku do właściciela, konieczne jest uruchomienie usługi Businesslink Biuro dla każdej z tych firm. Technicznie rzecz biorąc, usługa musi być uruchomiona oddzielnie dla każdej z tych firm.
Natomiast w wariancie Biuro programów finansowo-księgowych, wystarczy uruchomienie usługi w kontekście firmy biura (właściciela licencji), aby działała ona we wszystkich firmach klientów biura zarejestrowanych w programie. Dla każdej z tych firm konieczne jest zarejestrowanie odpowiedniego tokenu, o czym wspominaliśmy w artykule na temat Aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów . Bez względu na wybraną firmę w programie, po uruchomieniu konfiguracji usługi, odnosi się ona do jednej i tej samej usługi Businesslink. W pozostałych wariantach programów konieczna jest konfiguracja i rejestracja tokenów, w kontekście firmy, w której uruchomiony jest program.
Cennik usługi Businesslink w programach finansowo-księgowych
Ceny usługi Businesslink w programach finansowo-księgowych zostaną udostępnione w dniu publikacji odpowiedniej usługi w tych programach.
Pierwsza wersja usługi Businesslink w programach finansowo-księgowych
W wersji programów finansowo-księgowych, która zostanie opublikowana w najbliższym czasie, możliwe będzie korzystanie z pierwszej wersji usługi Businesslink. Wśród korzyści płynących z integracji WAPRO Fakira i WAPRO Kapera warto wymienić odbieranie dokumentów z KSeF i przetwarzanie pobranych z ministerialnej platformy eFaktur.
Szczegółowo opisano to poniżej.
- Importer dokumentów (poprzednio wykorzystywany głównie do importu z plików WAPRO XML):
- możliwość dodania w schematach dekretujących warunku opartego o kody klasyfikacyjne, przypisywane w buforze do nagłówka lub pozycji eFaktur.
- Bufor dokumentów importowanych z KSeF:
- automatyczne, okresowe pobieranie eFaktur (sprzedaży i zakupu);
- automatyczne rozpoznawanie typu eFaktury;
- podgląd eFaktur w postaci pliku XML oraz w postaci transformaty HTML (dostarczonej przez Ministerstwo Finansów);
- grupowanie faktur po kierunku wystawienia (sprzedaż/zakup), typie dokumentu, aktualnym statusie odzwierciedlającym etap przetworzenia;
- ręczne przypisywanie kodów klasyfikacyjnych do nagłówka lub pozycji eFaktury;
- automatyczne dekretowanie dokumentów przy wykorzystaniu importera dokumentów;
- zatwierdzanie dokumentów do zaksięgowania w księgach programów;
- automatyczne przeniesienie zatwierdzonych dokumentów do ksiąg w programach.
Warto podkreślić, że usługa Businesslink nie ogranicza się tylko do wystawiania i odbioru eFaktur z KSeF. Jej funkcje wciąż są rozbudowywane i udoskonalane. Planowany jest też jej dalszy ustawiczny rozwój w programach finansowo- księgowych.
Plany rozwojowe Businesslink w programach finansowo-księgowych
Funkcjonalnością niezwiązaną bezpośrednio z obsługą eFaktur, którą planujemy wprowadzić do programów finansowo-księgowych jest możliwość tworzenia w usłudze Businesslink relacji pomiędzy biurem i jego klientami. Jej podstawowym celem będzie umożliwienie dwukierunkowej wymiany dokumentów.
Wystawianie faktur i wprowadzanie ich do obrotu gospodarczego jest tylko pierwszym etapem w całym procesie przetwarzania faktur przez firmy. Ostatecznie księgowane są one w programach finansowo-księgowych. Jednakże aby w pełni wykorzystać korzyści płynące z cyfryzacji fakturowania, pozostałe etapy przetwarzania eFaktur powinny odbywać się elektronicznie. W związku z tym w programach finansowo-księgowych WAPRO planujemy dodać poniższe funkcjonalności.
- Rozszerzenie bufora dokumentów importowanych:
- możliwość dodania w schematach dekretujących warunku opartego o kody klasyfikacyjne, przypisywane w buforze do nagłówka lub pozycji eFaktur.
- dodanie informacji pomagających w sprawdzeniu wiarygodności wystawcy faktury zakupu;
- umożliwienie sprawdzenia daty rejestracji nowych kontrahentów jako czynnych podatników VAT;
- umożliwienie sprawdzenia, czy numer rachunku bankowego znajdujący się na fakturze widnieje na białej liście;
- udostępnienie linków do rejestrów KRS lub CEiDG.
MENEDŻER RADZI:
Cyfryzacja fakturowania może sprzyjać próbom wyłudzenia pieniędzy przez nieuczciwe podmioty lub osoby, co może skutkować wystawianiem przez nich fałszywych faktur. W związku z tym zalecamy sprawdzić pod tym kątem każdą fakturę.
- Wprowadzenie mechanizmów samouczących pozwalających na:
- rejestrowanie sposobu dekretowania pozycji faktur w kontekście wystawcy;
- wykorzystywanie zapisanych informacji w celu automatycznego pogrupowania pozycji faktur do dekretowania;
- w oczywistych przypadkach, wykorzystywanie zapisanych informacji do automatycznego zadekretowania nowo pobranych eFaktur.
- Dodanie modułu elektronicznego obiegu dokumentów w celu:
- umożliwienia opisywania dokumentów dla księgowości;
- zatwierdzania dokumentów przez upoważnione osoby.
- Dodanie mechanizmu automatycznego dekretowania eFaktur na podstawie zdefiniowanych w module obiegu dokumentów klasyfikacji i opisów.
Wprowadzenie tych funkcjonalności ma na celu maksymalne wykorzystanie korzyści związanych z cyfryzacją fakturowania. Ponadto nowe działania systemu przyczynią się do zapobiegnia próbom wykorzystywania cyfryzacji w sposób niezgodny z przepisami. Możliwe to będzie poprzez opisane powyżej funkcje sprawdzania wiarygodności faktur oraz automatyzację procesu dekretacji i klasyfikacji faktur w programach finansowo-księgowych.