WRÓĆ DO LISTY ARTYKUŁÓW
| WAPRO ERP

Integracja WAPRO ERP z KSeF #1 – słownik pojęć

Niniejszy artykuł rozpoczyna cykl publikacji pod wspólnym tytułem „Piątek z KSeF”. W celu ułatwienia zrozumienia treści kolejno publikowanych artykułów, rozpoczniemy od wyjaśnienia niektórych nowych pojęć, które będą pojawiać się w tych publikacjach.

KSeF

to skrót od Krajowy System eFaktur, który jest centralną bazą danych administracji państwowej zasilaną na bieżąco fakturami ze wszystkich przedsiębiorstw w kraju. Informacje Ministerstwa Finansów na temat KSeF dostępne są na stronie: Krajowy System e-Faktur (KSeF) (podatki.gov.pl).

Obowiązek KSeF

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

  • 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
  • 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).

Od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 trwa tak zwany okres dobrowolny, w którym można dobrowolnie korzystać z KSeF. Od 1 lipca 2024 roku rozpocznie się okres obligatoryjny.

eFaktury

stanowią rodzaj faktur elektronicznych, wystawianych i otrzymywanych za pośrednictwem centralnej bazy e-faktur – Krajowego Systemu e-faktur (KSeF). eFaktury muszą być tworzone w postaci ustrukturyzowanego pliku w formacie XML, zgodnie z publikowanym przez Ministerstwo Finansów standardem określanym jako schemat XSD.

Schemat XSD 

(ang. „XML Schema Definition” w skrócie XSD) – standard służący do definiowania struktury dokumentu XML. Schematy XSD, na podstawie których tworzone są eFaktury zapisywane są w plikach. Pliki utworzone na podstawie tych schematów nazywane są FA. Obecnie obowiązuje schemat FA(1).

Podpis kwalifikowany

zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; (Dz.U.UE.910/2014, Dz.U.2021.1797). Więcej na ten temat: Podpis kwalifikowany – e-Podrecznik (mc.gov.pl). Podpis kwalifikowany musi spełniać wymogi:

  • wskazywać podpisującego i
  • umożliwić ustalenie jego tożsamości – ten wymóg zapewnia, że jednoznacznie wiadomo kto podpisał dokument;
  • zapewniać wyłączną kontrolę podpisującego nad danymi do jego składania – ten wymóg zapewnia, że ten podpis mógł złożyć tylko wskazany podpisujący, wobec czego nie będzie mógł się z niego wycofać;
  • umożliwiać rozpoznanie zmian w podpisanym dokumencie – co daje pewność, co do integralności podpisanej treści.
  • jest oparty o certyfikat kwalifikowany – certyfikat ten dołącza się do każdego podpisanego dokumentu, pozwala on na wskazanie podpisującego i zweryfikowanie samego podpisu;
  • składa się go jedynie za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu – które jest urządzeniem zapewniającym bezpieczeństwo danych do składania podpisu elektronicznego. To dzięki kwalifikowanym urządzeniu możemy być pewni, że nikt nie będzie w stanie podrobić podpisu.

Podpis kwalifikowany jest odzwierciedleniem podpisu. Korzystać z niego mogą osoby fizyczne

Pieczęć kwalifikowana

zaawansowana pieczęć elektroniczna, która została złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej; (Dz.U.UE.910/2014). Więcej na ten temat: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – e-Podrecznik (mc.gov.pl).

  • jest unikalna dla osoby prawnej, która ją składa i pozwala na rozpoznanie jej tożsamości,
  • osoba składająca pieczęć ma kontrolę nad danymi, które służą do jej składania,
  • każda późniejsza zmiana w dokumencie potwierdzonym pieczęcią jest możliwa do rozpoznania.
  • jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia
  • opiera się na kwalifikowanym certyfikacie

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odzwierciedleniem pieczątki firmowej i służy do pieczętowania dokumentów cyfrowych danymi organizacji. Korzystać z niej mogą osoby prawne, a więc firmy, organizacje czy instytucje.

Token autoryzacyjny

Token autoryzacyjny to specjalny sposób logowania się do KSeF. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego, ePUAPu i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika aby wysłać fakturę do KSeF lub pobrać z niego dokumenty zakupowe. Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia, może w KSeF wygenerować token. Token jest to identyfikator wygenerowany w systemie KSeF przez podmiot uwierzytelniony zawierający podzbiór uprawnień tego podmiotu. Stosowany jest do uwierzytelniania się uprawnionych osób poprzez systemy ERP poprzez udostępnione API w systemie KSeF.

API

(ang. Application Programming Interface – API) – zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą. W omawianym dalej temacie integracji systemów WAPRO ERP z systemem KSeF należy przez to rozumieć zbiór reguł opisujący sposób komunikacji pomiędzy usługą BusinessLink a systemem KSeF.

Numer KSeF

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Numer KSeF składa się z 5-ciu sekcji:

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona.

Data wystawienia eFaktury

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, jako datę wystawienia należy przyjąć datę przyjęcia jej przez KSeF ponieważ w przypadku odrzucenia eFaktury przez system nie będzie ona uznana jako wysłana.

Podmiot (jako element faktury ustrukturyzowanej)

w schemacie XSD eFaktury występują trzy elementy Podmiot: Podmiot1,  Podmiot2 oraz Podmiot3. Każdy z nich służy do wskazania podmiotów powiązanych z eFakturą. Każdy z nich ma inną rolę:

  • Podmiot1 – jest elementem obligatoryjnym (wymaganym) i zawiera dane identyfikacyjne podatnika (sprzedawcy) między innymi: jego NIP oraz imię i nazwisko lub nazwę podatnika;
  • Podmiot2 – jest elementem obligatoryjnym (wymaganym) i zawiera dane identyfikacyjne podatnika (nabywcy). Zakres wymaganych danych identyfikacyjnych nabywcy należy ustalić w szczególności, w oparciu o treść art. 106e ustawy oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur;
  • Podmiot3 – jest elementem fakultatywnym (niewymaganym). Zawiera dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą.
    Celem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze danych np. płatnika lub odbiorcy towaru (rozwiązanie dotyczące w szczególności zakupów dokonywanych przez jednostki samorządu terytorialnego). W elemencie Podmiot3 można również wskazać dane faktora lub w przypadku np. przejęcia spółki – dane podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej). Element Podmiot3, w strukturze faktury ustrukturyzowanej, może wystąpić maksymalnie 100 razy. W związku z tym możliwe jest wskazanie w jednej fakturze ustrukturyzowanej danych wielu podmiotów trzecich. Przewidziane są następujące role Podmiotu3:
    • „1”- Faktor – w przypadku, gdy w fakturze występują dane faktora,
    • „2”- Odbiorca – w przypadku, gdy w fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, jednostek budżetowych wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy,
    • „3”- Podmiot pierwotny – w przypadku, gdy w fakturze występują dane podmiotu będącego w stosunku do podatnika podmiotem przejętym lub przekształconym, który świadczył usługę lub dokonywał dostawy (z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy, gdy dane te prezentowane są w sekcji Podmiot1K),
    • „4”- Dodatkowy nabywca – w przypadku, gdy w fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w sekcji Podmiot2) nabywców,
    • „5”- Wystawca faktury – w przypadku, gdy w fakturze występują dane podmiotu wystawiającego fakturę w imieniu podatnika.
    • „6”- Dokonujący płatności – w przypadku, gdy w fakturze występują dane podmiotu regulującego zobowiązanie w miejsce nabywcy.

W przypadku wystąpienia w fakturze danych podmiotu trzeciego, o roli innej niż przewidziana do wyboru w polach 1-6, pole Rola pomija się. W tej sytuacji wypełnia się pola: RolaInna oraz OpisRoli.