Wprowadzanie danych nowego pracownika, który rozpoczął pracę w trakcie miesiąca, wymaga szczególnej uwagi, by zapewnić poprawne funkcjonowanie systemu kadrowego. Kluczowe jest, aby do systemu wprowadzać informacje, które nie są bezpośrednio związane z umową o pracę, lecz dla których program przechowuje historię zmian danych od pierwszego dnia miesiąca lub roku zatrudnienia.
Istotne dane do wprowadzenia
Do takiego rodzaju danych należą m.in. adresy pracownika oraz informacje o jego urzędzie skarbowym. W polu Od dnia w kartotekach adresowych należy wpisać datę pierwszego dnia miesiąca, w którym pracownik rozpoczął zatrudnienie lub wcześniejszą. To samo dotyczy urzędu skarbowego pracownika.
Kalendarz i grafik pracy
W przypadku ustalania kalendarza/grafiku pracownika, poza datą Od dnia, istotne jest również prawidłowe wprowadzenie danych do kalendarza.
Podczas dodawania nowego pracownika do kartoteki osobowej program zadba, abyśmy przypisali mu jeden z dostępnych grafików. Warto zauważyć, że grafik ten będzie rejestrowany bez daty od, co oznacza, że obowiązuje on od zawsze. Dane tego grafiku zazwyczaj są wypełnione na dany rok, aby mogły być wykorzystane przez wcześniej zatrudnionych pracowników.
Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany grafiku, np. dla pracowników zatrudnionych w trakcie miesiąca w niepełnym wymiarze czasu pracy i pracujących w wybrane dni tygodnia, należy zwrócić szczególną uwagę na datę Od dnia obowiązywania nowego grafiku. Data ta powinna być zgodna z datą pierwszego dnia miesiąca zatrudnienia pracownika, wcześniejszą lub zerową. Kolejnym ważnym elementem są dane w grafiku.
Grafik powinien obejmować okres przynajmniej od początku miesiąca, w przeciwnym razie program nie pomniejszy stałego miesięcznego wynagrodzenia o okres, w którym pracownik nie był zatrudniony.
Przykład 1
Wyobraźmy sobie pracownika zatrudnionego na pół etatu od 25.11.2024 r., który pracuje od poniedziałku do piątku, cztery godziny dziennie.
Dla pracowników, którzy mają ustaloną równą liczbę godzin w każdym dniu, istnieją dwie możliwości konfiguracji kalendarza:
- użycie kalendarza pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy od zerowej daty Od dnia lub pierwszego dnia miesiąca zatrudnienia w połączeniu z zaznaczoną opcją w kartotece angaży Godziny z kalendarza mnożyć przez współczynnik etatu,
- użycie kalendarza specjalnie stworzonego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze połowy etatu, pracujących taką samą liczbę godzin w każdym dniu roboczym. Zasady dotyczące daty pozostają niezmienne – również w tym przypadku należy ustawić zerową datę Od dnia lub datę pierwszego dnia miesiąca zatrudnienia. Ponadto kalendarz powinien mieć zdefiniowany cały pierwszy miesiąc zatrudnienia. W tym przypadku w kartotece angaży nie zaznaczamy opcji Godziny z kalendarza mnożyć przez współczynnik etatu.
Przykład 2
Załóżmy, że pracownik został zatrudniony na pół etatu od 25.11.2024 r. Jego harmonogram pracy obejmuje: w poniedziałek 7 godzin, od wtorku do czwartku po 3 godziny, a w piątek 4 godziny.
W takim przypadku mamy kilka opcji konfiguracji kalendarza, które umożliwiają efektywne zarządzanie czasem pracy.
- użycie kalendarza dedykowanego dla nowego pracownika. Stwórz kalendarz, który będzie dokładnie odzwierciedlał harmonogram pracy w pierwszym miesiącu zatrudnienia. Pamiętaj, aby ustalić dni robocze zgodnie z przyjętym schematem. W tym przypadku nie zaznaczaj opcji Godziny z kalendarza mnożyć przez współczynnik etatu, a datę rozpoczęcia ustaw na dzień zatrudnienia lub na pierwszy dzień miesiąca,
- użycie kalendarza specjalnie stworzonego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze połowy etatu pracujących taką samą liczbę godzin w każdym dniu roboczym. Użyj opcji Modyfikacja dni grafiku, aby wprowadzić odpowiedni schemat pracy po dacie zatrudnienia pracownika.
- użycie dwóch kalendarzy:
- specjalnie stworzonego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze połowy etatu pracujących taką samą liczbę godzin w każdym dniu roboczym w okresie przed zatrudnieniem pracownika od zerowej lub data pierwszego dnia miesiąca zatrudnienia daty od dnia,
- specjalnie stworzonego dla pracownika, obowiązującego od dnia jego zatrudnienia.
Podsumowanie
W procesie zarządzania danymi pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i pracujących w wybrane dni tygodnia kluczowe jest przestrzeganie kilku istotnych zasad. Bez względu na wybraną metodę, należy pamiętać, aby w kartotece angaży nie zaznaczać opcji Godziny z kalendarza mnożyć przez współczynnik etatu. Ważne jest również, aby dane kalendarza obejmowały co najmniej cały pierwszy miesiąc zatrudnienia.
Korzystanie z kalendarza pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, przy jednoczesnym włączeniu w kartotece angaży opcji Godziny z kalendarza mnożyć przez współczynnik etatu oraz stosowanie indywidualnego kalendarza w tym samym miesiącu może skutkować błędnym obliczeniem nominalnego czasu pracy pracownika.
Zachowanie tych zasad pozwoli uniknąć pomyłek i zapewni właściwe zarządzanie czasem pracy, co jest kluczowe dla efektywności organizacji.
Ważne informacje na początek Nowego Roku
Z okazji Nowego Roku, pragniemy przypomnieć, o procedurze tworzenia kalendarzy na kolejny rok. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w artykule Kalendarze (Grafiki pracy) w programie WAPRO Gang – wybrane zagadnienia.
Wkrótce, dzięki aktualizacji Wapro Update do wersji 9.00.2, użytkownicy będą mieli możliwość automatycznego wprowadzania świąt ruchomych podczas tworzenia kalendarza na kolejny rok. To znaczące ułatwienie, które pozwoli zaoszczędzić czas i zminimalizować błędy.
Przypominamy również, że w programie daty należy wprowadzać bez separatorów, w formacie Dzień Miesiąc Rok, zgodnie z ustawieniami systemu Windows. Upewnij się, że przestrzegasz tej zasady, aby uniknąć problemów z konfiguracją kalendarza.
Zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją oraz do korzystania z nowych funkcji, które ułatwią zarządzanie grafikami pracy w nadchodzących miesiącach!