Niniejszy artykuł rozpoczyna cykl artykułów, w których omówione zostaną podstawowe mechanizmy, które ułatwią i przyśpieszą pracę każdego księgowego. Program WAPRO Fakir wyposażony jest w wiele takich mechanizmów. W pierwszym artykule zajmiemy się automatycznym księgowaniem typowych dokumentów, które często stanowią ponad 90% księgowanych dokumentów. Mechanizmem automatyzującym powyższy proces jest zapisywanie szablonów ustawień dla każdego typu dokumentu w kontekście kontrahenta.
.
Wszyscy wiemy ile czynności trzeba wykonać ręcznie księgując dokument handlowy tak, aby zarejestrować go w VAT i zadekretować w księgach. Wiele osób aby ułatwić sobie pracę, najpierw sortuje dokumenty według daty, grupuje je według typu, czasem według kontrahentów a następnie wprowadza je. W tym przypadku ułatwieniem jest wykorzystanie funkcji powielania przez program ustawień ostatnio wprowadzanego dokumentu. Jednak te wstępne czynności zajmują czas. WAPRO Fakir został wyposażony w mechanizm, który w dużo większym stopniu automatyzuje księgowanie dokumentów. .
.
Najczęściej, większość dokumentów trafiających do księgowości to standardowe, proste dokumenty. Każdy z takich dokumentów mógłby zostać automatycznie zarejestrowany w VAT i zadekretowany w księdze gdyby program pamiętał wymagane ustawienia oraz wymagane dekrety i w odpowiednim czasie je stosował. Wystarczyłoby wtedy wprowadzać tylko wymagane daty, czasem numer dokumentu, wybrać kontrahenta i wstawić kwotę netto operacji. W WAPRO Fakir jest to możliwe. .
.
Z większością kontrahentów przeprowadzany jest jeden lub dwa typy operacji, które są rejestrowane w dokumentach różnego typu. Bazując na tym, w WAPRO Fakir dodana została możliwość zapisywania dla każdego typu dokumentu niezależnego szablonu ustawień, dla każdego kontrahenta innego. Inny szablon ustawień można przypisać dla dokumentu typu zakup – koszty dla dostawcy paliw a inny dla dostawcy energii elektrycznej a jeszcze inny dla dostawcy usług kurierskich. W szablonie ustawień zapisywane są wszystkie ustawienia. Zakres jest widoczny na poniższym przykładzie. .
.
Taki szablon ustawień dokumentu można zapisać na podstawie aktualnie wprowadzanego dokumentu lub na podstawie wcześniej zapisanych dokumentów. Wybór co ma zostać zapisane w szablonie zależy oczywiście od potrzeb. Zakres można dowolnie zmieniać. W ten sposób, w trakcie pracy z programem, można zapisać kolejno szablony dla wszystkich typowych operacji, program niejako „nauczy się” ich. W sytuacji kiedy trzeba będzie z tym samym kontrahentem zaksięgować nietypową, złożoną operację, działanie szablonu można wyłączyć. .
.
Pełny opis wykorzystania schematów dokumentów znajduje się w dokumentacji programu, w punkcie: Dokumenty | Wprowadzanie dokumentów |Domyślne ustawienia startowe dokumentu. Natomiast z dokumentacją programu można się zapoznać lokalnie, w programie lub online:
- poprzez pulpit informacyjny programów WAPRO ERP: Dokumentacja online | Fakir;
- na nasze stronie, menu: Wsparcie | Instrukcje | Instrukcje programów | Fakir;