Automatyzacja procesu księgowania w Wapro Fakir w dużej mierze opiera się na połączeniu dwóch narzędzi: technologii OCR oraz modułu Czynności automatyczne. Razem tworzą one środowisko, w którym dokument może zostać przekształcony z pliku PDF lub skanu w kompletny zapis księgowy – praktycznie bez udziału człowieka.
Technologia OCR odpowiada za odczyt i konwersję danych z faktur, natomiast Czynności automatyczne przejmują monotonne zadania, takie jak pobieranie dokumentów, uruchamianie importów czy generowanie zapisów okresowych. W efekcie cały cykl – od dostarczenia pliku przez klienta aż po zaksięgowanie – przebiega szybko, powtarzalnie i z pełną kontrolą nad jakością danych.
Wykorzystanie OCR w Wapro Fakir – jak działa?
Integracja Wapro Fakir z usługą Businesslink oraz platformą Wapro eBiuro umożliwia praktyczną automatyzację procesu księgowania faktur zakupowych. Kluczową funkcją jest rozpoznawanie danych z dokumentów, które trafiają do systemu w formacie PDF lub skanów, bez konieczności manualnego wprowadzania. Aby uruchomić automatyzację, potrzebna jest aktywna usługa Businesslink, która pełni rolę łącznika między OCR, eBiuro i Wapro Fakir.
Szczegółowe informacje o działaniu mechanizmu OCR w Fakirze dostępne są w instrukcji Jak korzystać z funkcji OCR?
Krok po kroku – jak korzystać z OCR w Fakirze?
Przygotowanie i przesyłanie dokumentów
- Upewnij się, że masz aktywną usługę Businesslink.
- Dokumenty, takie jak faktury lub paragony, ze Skrzynki odbiorczej w Wapro eBiuro, są automatycznie przekazywane do programu Wapro Fakir.
Automatyczne rozpoznawanie danych
- Dokumenty trafiają do specjalnego bufora w zakładce Import z KSeF i Businesslink.
- Zaznacz wybrane dokumenty i wybierz opcję Wyślij do OCR.
- System samoczynnie odczytuje kluczowe informacje, takie jak NIP kontrahenta, numer faktury, daty czy wartości netto i VAT, a status procesu można śledzić w kolumnie Status OCR.
Księgowanie i dekretacja
- Po rozpoznaniu danych, zweryfikuj poprawność pozycji w zakładkach Pozycje dokumentu lub Podsumowanie VAT.
- Program automatycznie przypisze konta księgowe na podstawie wcześniej ustalonych schematów.
- Gotowe dekretacje można jednym kliknięciem przenieść do ksiąg głównych, co znacząco skraca czas obiegu dokumentów.
Korzyści z wykorzystania OCR w Wapro Fakir
- Zwiększona wydajność. Automatyczne odczytywanie danych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z papierowych faktur i PDF-ów.
- Redukcja błędów. Dane odczytywane są automatycznie, co eliminuje literówki, błędne kwoty czy pomylone NIP-y.
- Elektroniczny obieg dokumentów. Po zaksięgowaniu dokumenty są archiwizowane w chmurze, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i kontrolę.
Przeczyta też:
Jak uruchomić Wapro Czynności automatyczne dla KSeF?
Nowa jakość OCR AI – jeszcze większa skuteczność i wygoda pracy
Jak skonfigurować usługę Businesslink w programie księgowym?
Automatyzacja powtarzalnych czynności z modułem Czynności automatyczne
Moduł Czynności automatyczne sprawia, że manualne czynności wykonywane przez księgowych mogą zostać zastąpione zaplanowanymi zadaniami działającymi w tle. Pozwala na ustawienie harmonogramów i automatyczne wykonywanie rutynowych zadań, które normalnie wymagałyby ręcznej obsługi. To rozwiązanie idealne dla biur rachunkowych i dużych przedsiębiorstw, które chcą zoptymalizować procesy księgowe.
Więcej informacji o tym, w jaki sposób działa moduł i jak wykorzystać go w codziennej pracy, znajdziesz w instrukcjach:
- Czym jest moduł Czynności automatyczne?
- Jak uruchomić usługę Czynności automatycznych?
- Jak ustalić harmonogram czynności automatycznych?
- Jak skonfigurować powiadomienia?
Kluczowe funkcje Czynności automatycznych
Automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF i OCR
Dzięki automatyzacji system może sam:
- pobierać e‑faktury z KSeF,
- odbierać pliki przetworzone przez OCR,
- aktualizować bufor dokumentów bez udziału użytkownika.
Oznacza to, że każdego ranka w buforze czeka już komplet dokumentów, gotowy do księgowania.
Harmonogramowanie prac księgowych
W konsoli konfiguracji można stworzyć harmonogram obejmujący m.in.:
- cykliczne importy dokumentów z modułów Wapro (np. Wapro Mag),
- naliczanie amortyzacji środków trwałych,
- sprawdzanie kontrahentów na Białej Liście VAT,
- generowanie not księgowych i raportów.
System wykonuje wszystkie te zadania samodzielnie – zgodnie z ustalonym planem.
Monitoring i automatyczne powiadomienia
Aby zapewnić pełną kontrolę nad procesami, w module można skonfigurować:
- powiadomienia e-mail o błędach lub nieudanych importach,
- alerty o nowych dokumentach pobranych z KSeF,
- obsługę wielu firm jednocześnie, co jest szczególnie ważne dla biur rachunkowych.
Implementacja technologii OCR i modułu Czynności automatycznych w Wapro Fakir to krok w kierunku digitalizacji i automatyzacji procesów księgowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą znacząco skrócić czas obsługi dokumentów, zredukować ryzyko pomyłek oraz poprawić płynność działania.
FAQ – OCR i Czynności automatyczne w Wapro Fakir
Czym jest technologia OCR w Wapro Fakir?
OCR (ang. Optical Character Recognition) w Wapro Fakir to mechanizm automatycznego rozpoznawania danych z faktur PDF i skanów. System odczytuje kluczowe informacje i przekształca je w dane gotowe do księgowania.
Jakie dane OCR potrafi odczytać z dokumentu?
OCR rozpoznaje m.in.:
- NIP kontrahenta,
- numer i datę faktury,
- datę sprzedaży,
- kwoty netto, VAT i brutto,
- stawki VAT,
- dane sprzedawcy i nabywcy.
Czy OCR w Wapro Fakir działa automatycznie?
Tak. Po poprawnej konfiguracji i wysłaniu dokumentów do OCR proces rozpoznawania przebiega bez udziału użytkownika, a jego status można śledzić w systemie.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać z OCR?
Do działania OCR wymagane są:
- aktywna usługa Businesslink,
- integracja z Wapro eBiuro lub import dokumentów przez Businesslink,
- poprawnie skonfigurowane schematy księgowania w Wapro Fakir.
Skąd dokumenty trafiają do OCR w Wapro Fakir?
Dokumenty mogą pochodzić:
- ze skrzynki odbiorczej Wapro eBiuro,
- z importu przez Businesslink,
- z integracji z KSeF (faktury uzupełnione skanami lub PDF).
Gdzie w programie obsługuje się proces OCR?
Dokumenty przetwarzane przez OCR trafiają do bufora dostępnego w zakładce Import z KSeF i Businesslink, gdzie można:
- wysłać dokument do OCR,
- sprawdzić wynik rozpoznania,
- zatwierdzić dane do księgowania.
Czy dane rozpoznane przez OCR trzeba sprawdzić?
Tak. Przed zaksięgowaniem dokumentu zaleca się weryfikację poprawności danych, choć w praktyce przy dobrej jakości dokumentów korekty są minimalne.
Jak OCR wpływa na szybkość księgowania dokumentów?
OCR:
- eliminuje ręczne przepisywanie danych,
- skraca czas obsługi faktur PDF i skanów,
- umożliwia masowe przetwarzanie dokumentów,
- znacząco przyspiesza cały obieg dokumentów.
Czym jest moduł Czynności automatyczne w Wapro Fakir?
Czynności automatyczne to moduł pozwalający na planowanie i wykonywanie operacji księgowych w tle, bez udziału użytkownika, według ustalonego harmonogramu.
Jakie zadania mogą być obsługiwane przez Czynności automatyczne?
Moduł może automatycznie:
- pobierać e‑faktury z KSeF,
- odbierać dokumenty przetworzone przez OCR,
- wykonywać cykliczne importy dokumentów,
- naliczać amortyzację,
- generować noty księgowe i raporty,
- sprawdzać kontrahentów na Białej Liście VAT.
Czy Czynności automatyczne działają bez nadzoru?
Tak, ale system zapewnia pełną kontrolę dzięki:
- logom wykonanych operacji,
- statusom zadań,
- powiadomieniom e‑mail o błędach lub nowych dokumentach.
Czy moduł Czynności automatyczne sprawdzi się w biurze rachunkowym?
Tak. Moduł umożliwia:
- obsługę wielu firm jednocześnie,
- automatyzację pracy poza godzinami biura,
- standaryzację i powtarzalność procesów księgowych.
Jak OCR i Czynności automatyczne współpracują ze sobą?
OCR przekształca dokument w dane księgowe, a Czynności automatyczne:
- pobierają dokumenty,
- uruchamiają OCR,
- aktualizują bufory,
- przygotowują dokumenty do dekretacji. Razem tworzą w pełni zautomatyzowany proces księgowania.
Jakie są główne korzyści z wdrożenia OCR i Czynności automatycznych?
Najważniejsze korzyści to:
- ogromna oszczędność czasu,
- redukcja błędów ludzkich,
- cyfrowy obieg dokumentów,
- większa wydajność pracy księgowych,
- możliwość skalowania obsługi dokumentów bez zwiększania zespołu.
Czy OCR i Czynności automatyczne są niezbędne do pełnej automatyzacji księgowania?
Tak. To ostatni i kluczowy etap automatyzacji – po szablonach dokumentów, automatach VAT, opisach i importach – który pozwala ograniczyć udział człowieka do kontroli, a nie przepisywania danych.