Już od 1 lipca tego roku Urzędy Skarbowe będą miały prawo wezwać małych i średnich przedsiębiorców do przesłania na żądanie danych dotyczących wszystkich struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. Takie wezwanie może zostać zgłoszone m.in. na potrzeby przeprowadzanej kontroli skarbowej, podatkowej czy krzyżowej. JPK nie jest w tym przypadku jednak nowością dla firm z segmentu MSP, które od ponad roku już mają obowiązek przesyłania co miesiąc danych w postaci elektronicznej, dotyczących struktury VAT JPK. Nowe obowiązki raportowania dodatkowych danych przez mniejsze organizacje to już ostatni etap implementacji Jednolitego Pliku Kontrolnego w polskich przedsiębiorstwach.
Małe i średnie przedsiębiorstwa (od stycznia 2017 r.) oraz mikro-firmy (od stycznia 2018 r.) są zobowiązane do co miesięcznej wysyłki informacji w postaci elektronicznej (JPK) z prowadzonej ewidencji VAT. Od 1 lipca 2018 roku zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i małe oraz średnie spółki będą zobligowane do przesyłania całego zestawu wymaganych plików JPK, na wezwanie organów podatkowych.
Jakie są obowiązkowe struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego?
Wymagane struktury dla ksiąg podatkowych JPK obejmują:
- – Księgi rachunkowe* – informacje dotyczące przede wszystkim zestawienia obrotów i sald oraz dziennika księgi głównej, a także ksiąg pomocniczych.
- – Podatkowa księga przychodów i rozchodów** – transakcje zarejestrowane w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.
- – Ewidencja przychodów** – transakcje zarejestrowane w Ewidencji Przychodów.
- – Wyciągi bankowe – salda wyciągu bankowego wraz ze szczegółowymi zapisami (wierszami) z wyciągu bankowego dla rachunków prowadzonych przez podatników.
- – Magazyn – transakcje przyjęcia z zewnątrz, wydania na zewnątrz, rozchodu wewnętrznego oraz przesunięć wewnętrznych.
- – Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – informacje dotyczące transakcji, które są ujmowane w rejestrze VAT, tak aby uzgadniały się z deklaracją VAT.
- – Faktury VAT – rejestr faktur sprzedaży VAT.
Nie wysłanie JPK lub pomyłki w pliku
Nie przesłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego w wymaganej formie i terminie będzie traktowane przez Urzędy Skarbowe tak samo jak nie udostępnienie ksiąg. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się wówczas dwóch rodzajów sankcji: kara porządkowa (art. 262 Ordynacji Podatkowej) oraz kara grzywny (art. 83 Kodeksu Karnego Skarbowego).
W przypadku, gdy w przesłanych w ramach JPK danych Urząd Skarbowy stwierdzi pomyłki, przedsiębiorca może dokonać odpowiedniej korekty, zarówno w dokumentacji i systemie ERP, jak i w pliku JPK. W niektórych przypadkach istnieje też potrzeba przesłania czynnego żalu, co pozwala uniknąć dalszych czynności sprawdzających oraz kontroli, jak i sankcji karno-skarbowych. Należy także pamiętać, że zignorowanie informacji o nieprawidłowościach w JPK może prowadzić do kontroli organów podatkowych, jak również do ww. sankcji.
Jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany?
Biorąc pod uwagę nowe obowiązki czekające od lipca br. małe i średnie firmy w zakresie raportowania danych z operacji gospodarczych, warto już teraz przeanalizować na nowo potrzeby i możliwości usprawnienia tych procesów.
Przygotowanie przedsiębiorstwa do pełnego wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego wymaga przede wszystkim dostosowania systemu do zarządzania tak, aby było możliwe techniczne generowanie wymaganych plików JPK i wysłanie ich na serwer Ministerstwa Finansów na wezwanie organów skarbowych. Zakres wymaganych przez organ podatkowy przekazywanych danych w postaci plików JPK może być bardzo szeroki, a informacje mogą pochodzić z wielu programów różnych producentów. Dlatego warto sprawdzić, czy system jaki planujemy zastosować do generowania JPK, umożliwia wyeksportowanie w postaci plików JPK wszystkich wymaganych prawem danych.
Dodatkowo, firmy powinny przygotować się do takiego księgowania i rejestrowania operacji gospodarczych, aby spełniały one wymagania schematów JPK.
* W zależności o formy rozliczeń.
** Struktura przygotowane dla podatników, którzy nie prowadzą pełnej rachunkowości.
Autor:
Ewelina Nowakowska
Partner oraz Doradca Podatkowy w firmie HLB M2 Tax & Audit