Sprawny i szybki proces przepływu dokumentów jest dziś niezwykle ważny, głównie ze względu na wyzwania związane z wdrażaniem KSeF. Nie tylko przepływ dokumentów, ale i przepływ informacji między księgowością i klientem ma duże znaczenie. Zobacz sam, jak rozwiązania Wapro ERP ułatwiają sprawną komunikację i wspierają Cię w codziennej pracy.
Ekosystem Wapro ERP – to działa!
Ekosystem Wapro ERP to zintegrowane rozwiązanie, które umożliwia efektywny i automatyczny przepływ dokumentów oraz informacji pomiędzy różnymi systemami Twojej firmy, takimi jak Wapro eBiuro, Wapro Kaper/Wapro Fakir oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF). Możesz skrócić czas obiegu dokumentów, zwiększyć precyzję danych oraz poprawić kontrolę nad finansami. Najważniejszą cechą jest automatyzacja procesów, która pozwala na szybkie pobieranie, weryfikację, akceptację i księgowanie dokumentów, zmniejszając ryzyko popełnienia błędów i ułatwiając zgodność z obowiązującymi regulacjami. W ten sposób Wapro ERP wspiera cyfrową transformację przedsiębiorstwa, poprawiając jego konkurencyjność i efektywność operacyjną.
Komunikacja to podstawa
Nie domyślaj się i nie skazuj na domysły innych. Masz do przekazania ważną informację na temat dokumentu? Chcesz o coś dopytać? Potrzebujesz szybkiej informacji zwrotnej? Już teraz skorzystaj z funkcji prostego Komunikatora dostępnego w Wapro eBiuro. Wewnętrzny komunikator to wbudowany czat, który umożliwia szybki przepływ informacji między klientem a działem księgowości. Boisz się, że nie zauważysz otrzymanej wiadomości? O to nie musisz się martwić – system wyśle odpowiednie powiadomienie, którego nie sposób nie zauważyć.
Szybkie dodawanie dokumentów z OCR i drag and drop
W Wapro eBiuro dodawanie skanów czy dokumentów w formacie PDF do Skrzynki nadawczej i Skrzynki odbiorczej jest jeszcze prostsze. Wystarczy, że skorzystasz z funkcji „przeciągnij i upuść”, a dokument natychmiast znajdzie się w systemie. I co dalej? Po weryfikacji i akceptacji przez klienta lub dział księgowy prześlij go do programu Wapro Kaper lub Wapro Fakir. Tutaj, za pomocą usługi Businesslink możesz uruchomić OCR, który automatycznie odczyta dane z faktur.
Po weryfikacji danych w Buforze dokumentów, dokumenty możesz dekretować i księgować, czyli przypisać do odpowiednich pozycji w schematach księgowych, a następnie zaksięgować w odpowiednich księgach (np. Księdze Przychodów i Rozchodów). Po zaksięgowaniu, dokumenty są automatycznie przenoszone do listy dokumentów w Wapro eBiuro i mają status Zaksięgowane. W przypadku błędów możesz wycofać dokument z ksiąg do Bufora dokumentów, edytować dane, a następnie ponownie zaksięgować.
Chcesz wiedzieć więcej? Zapoznaj się z treścią instrukcji Przepływ dokumentów między systemami Wapro eBiuro a Wapro ERP z wykorzystaniem OCR.
Automatyzacja procesów w Wapro ERP i KSeF
Nowoczesne rozwiązania, takie jak integracja systemów Wapro eBiuro, Wapro Kaper/Wapro Fakir i KSeF zapewniają automatyzację i uproszczenie procesu obiegu dokumentów między użytkownikami, przynosząc szereg korzyści dla firm każdej wielkości.
Automatyzacja przepływu dokumentów od momentu ich pobrania z KSeF aż po zaksięgowanie w systemach Wapro Kaper czy Wapro Fakir to krok w kierunku zwiększenia efektywności i minimalizacji ryzyka błędów. Dzięki temu możesz szybciej i precyzyjniej obsługiwać faktury, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Systemy Wapro umożliwiają automatyczne pobieranie dokumentów, ich wstępną weryfikację, a także proces akceptacji, co pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i ich statusami.
Najważniejszą zaletą jest możliwość konfiguracji automatycznej wysyłki dokumentów do systemu, co zapewnia elastyczność i dostosowanie do potrzeb konkretnej firmy. Opcje takie jak natychmiastowa wysyłka lub opóźnienia (np. po 1, 2 lub 6 godzinach) pozwalają na optymalne ustawienie procesu, minimalizując konieczność ręcznej interwencji.
Pamiętaj, że możesz weryfikować i modyfikować dokumenty na każdym etapie ich obiegu. Użytkownicy mogą łatwo odrzucać niepotrzebne lub błędne dokumenty, a w przypadku konieczności wprowadzenia zmian, system umożliwia szybkie edytowanie danych i ponowne przesłanie do księgowania. Takie rozwiązania zwiększają precyzję i bezpieczeństwo operacji finansowych, eliminując ryzyko błędów księgowych.
Procesy automatyzacji i integracji systemów Wapro ERP przekładają się na liczne korzyści:
- skrócenie czasu obiegu dokumentów,
- poprawa dokładności danych,
- lepsza kontrola nad finansami,
- zwiększenie wydajności działu księgowości.
Co równie istotne, rozwiązania te wspierają transparentność i zgodność z obowiązującymi regulacjami, co jest nieocenione w dynamicznym środowisku biznesowym.
Automatyzacja procesów, elastyczność konfiguracji oraz poprawa kontroli nad obiegiem dokumentów to główne atuty, które przyczyniają się do wzrostu konkurencyjności i stabilności przedsiębiorstwa na rynku.
- Automatyczne pobieranie dokumentów. Dokumenty z KSeF są automatycznie pobierane przez usługę Businesslink do modułów Wapro Kaper lub Wapro Fakir, trafiając do sekcji Pobrane niezadekretowane.
- Weryfikacja i procesowanie. Użytkownik może zweryfikować dokumenty, obejrzeć załączniki, odrzucić je lub zatwierdzić do księgowania. W przypadku braku Wapro eBiuro, można korzystać z Bufora dokumentów Businesslink do oceny poprawności dokumentów.
- Akceptacja i zatwierdzenie. Dokumenty można wysłać do klienta w celu akceptacji w Wapro eBiuro. Po zatwierdzeniu przez klienta, dokumenty są przesyłane do Wapro ERP, skąd po odebraniu są dekretowane i księgowane automatycznie.
- Księgowanie. Po zaksięgowaniu dokumentów, status w Wapro eBiuro zmienia się na Zaksięgowane, a dokumenty trafiają do odpowiednich ksiąg.
- Modyfikacje i wycofanie dokumentów. Błędne lub konieczne do zmiany dokumenty można wycofać z ksiąg, usunąć z ewidencji, a następnie ponownie zatwierdzić i przesłać do księgowania.
- Procedura korekt. W przypadku konieczności edycji, najpierw wycofuje się dokument z ksiąg, a następnie dokonuje zmian i ponownie wysyła do systemu.
Potrzebujesz szczegółowych informacji o przepływie dokumentów w Wapro ERP? Przeczytaj instrukcję Przepływ dokumentów między Wapro eBiuro a systemami Wapro ERP i KSeF.