Wyjaśnia Andrzej Patyna, Partner oraz Biegły Rewident w firmie HLB M2 Tax & Audit
HLB M2 to grupa firm doradczych specjalizujących się w audycie, doradztwie podatkowym, księgowości i finansach przedsiębiorstw.
Plan kont to narzędzie, które wspiera przedsiębiorców w uzyskaniu kluczowej wiedzy dotyczącej poszczególnych obszarów prowadzonego biznesu. Takie rozwiązanie umożliwia realizację ustawowych obowiązków firmy, a także pozwala na dostęp do różnego rodzaju przydatnych analiz, które pomagają menedżerom w procesie podejmowania decyzji dotyczących działalności firmy.
Plan kont to inaczej przyjęty przez daną organizację układ kont księgowych, mający na celu uporządkowanie ewidencji operacji gospodarczych. Może on pełnić istotną funkcję w przedsiębiorstwie oraz ułatwiać prowadzenie analiz biznesowych. Pod warunkiem jednak, że jest skrojony na miarę wielkości danej firmy, odpowiednio rozbudowany, ale też nie w większym zakresie, niż jest to konieczne.
W mniejszych organizacjach plan kont może służyć jako dedykowane, podstawowe narzędzie do analizy poszczególnych linii biznesowych czy produktowych. W większych firmach plan kont doskonale sprawdzi się przy wstępnej ocenie sytuacji finansowej i majątkowej poszczególnych obszarów działania, a także przy ocenie struktury ich kosztów oraz majątku. Jakie informacje może pomóc uzyskać plan kont? Są to np. takie analizy biznesowe, jak marża na danym segmencie operacyjnym, marża na zamówieniach, analiza kosztów rodzajowych danego obszaru/zamówienia, itp.
Niestety plan kont jest jeszcze często niedoceniany przez wiele przedsiębiorstw. Uznaje się go za narzędzie dedykowane dla działów księgowych, przydatne w kalkulacji podatków, przygotowaniu sprawozdań finansowych czy analizy rozrachunków. Plan kont nie musi być jednak narzędziem przeznaczonym wyłącznie dla księgowych. Takie rozwiązanie może także doskonale sprawdzić się w innych działach, wspomagając różne osoby odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem – udostępniając informacje na temat struktury przychodów i kosztów w różnych przekrojach.
Jakie raporty może zaoferować dobry plan kont
Poprawnie zbudowany plan kont, z odpowiednim poziomem analityk, pozwala na dostarczenie kluczowej wiedzy o prowadzonych obszarach biznesowych, zarówno osobom zarządzającym na najwyższym poziomie, jak i menedżerom odpowiedzialnym za poszczególne obszary działania. Jego efektem są raporty, które można łatwo wygenerować i na ich podstawie podejmować odpowiednie aktywności.
Plan kont może pomóc przedsiębiorstwu uzyskać następujące – gotowe i wiarygodne raporty, z takich obszarów jak m.in:
- wyniki finansowe obrazujące dynamikę związaną z kosztami i przychodami w ramach poszczególnych linii biznesowych,
- kontrola wykorzystania budżetów,
- analizy kosztowe w ramach poszczególnych obszarów działania,
- posiadane zasoby majątkowe w poszczególnych liniach biznesowych oraz efektywność ich wykorzystania,
- wiele innych w zależności od potrzeb zarządzających.
Budowa planu kont
Analityka planu kont powinna zawierać informacje zarówno na temat wyników związanych z wybranymi obszarami działania firmy, jak również na temat zasobów majątkowych w nie zaangażowanych. Kolejnym krokiem jest możliwość uzyskania informacji bardziej szczegółowych, dzieląc każdy obszar na mniejsze elementy. Dodatkowo warto także sprawdzić, jakie czynniki mają największy wpływ na nasz wynik, a jakie generują największe koszty.
Przy tak zbudowanym planie kont jesteśmy w stanie otrzymać podstawową, ale często wystarczającą wiedzę o poszczególnych segmentach naszego biznesu, w tym m.in. informacje na temat:
- wygenerowanych przychodach i kosztach naszych linii biznesowych,
- przychodów oraz/lub kosztów, które wpłynęły najbardziej znacząco na nasz wynik,
- zasobów majątkowych potrzebnych do wygenerowania ww. wyniku.
Podsumowując, przechodząc od ogółu – czyli od wyników poszczególnych obszarów biznesowych, do szczegółu – czyli poprzez np. rodzaj kosztów do jego źródła (listy płac, faktury, itp.), potrafimy powiedzieć o biznesie wszystko, co jest potrzebne do podejmowania odpowiednich decyzji zarządczych. Warto też wspomnieć, że koszt takiej analizy jest stosunkowo niewysoki.
Plan kont a systemy finansowo-księgowe
Sposób budowania planu kont i ich wykorzystania w przedsiębiorstwie jest uzależniony od wielu czynników. Podstawowym jest z pewnością użytkowany system finansowo-księgowy. Dobrze, jeśli takie rozwiązanie jest na tyle elastyczne, by umożliwić tworzenie i zarządzanie planem kont, nie wymagając znaczącego zaangażowania informatycznego. Rozwiązania ERP dla segmentu MSP, poza samym planem kont, oferują także często jego rozwinięcie w postaci cech czy wymiarów. Pozwala to na bardziej zaawansowaną analizę przy pomocy dodatkowych, często nieskomplikowanych raportów – na poziomie szczegółowości, które dają szerokie możliwości analityczne poszczególnych biznesów w podmiocie.
Więcej informacji na temat rozwiązań finansowo-księgowych WAPRO ERP by Asseco.