WRÓĆ DO LISTY ARTYKUŁÓW

Praca zdalna – moda czy styl życia? Sprawdź, jak ją opisać w Portalu HR

Pandemia znacząco zmieniła sposób pracy. Wielu pracodawców preferuje teraz model hybrydowy, inni nakazali powrót do biur, a niektórzy utrzymali pracę zdalną jako standard. Jak efektywnie wykorzystać portal HR do rejestracji i rozliczania pracy zdalnej? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak udokumentować pracę zdalną w Portalu HR.

Zanim przejdziemy do Portalu HR, powinniśmy  skonfigurować program Wapro Gang do wypłaty ryczałtu za pracę zdalną.

W pierwszej kolejności w kartotece firmy Stawki ryczałtu praca zdalna podajemy stawkę ryczałtu obowiązującą w firmie:

  • Od miesiąca – miesiąc, od którego dana stawka obowiązuje,
  • Sposób rozliczenia – do wyboru:
    • dzienny – podana stawka jest należna za każdy dzień pracy zdalnej,
    • godzinowy – podana stawka jest należna za każdą godzinę pracy zdalnej.
  • Stawka ryczałtu – kwotę ryczałtu za wybrany sposób rozliczenia.

Po przejściu do kartoteki osoby pracującej w trybie zdalnym lub hybrydowym, w widoku Kartoteka osobowa | Inne dane | Praca zdalna |  Ryczałt praca zdalna, podajemy okres i sposób rozliczania ryczałtu za pracę zdalną:

  • Od miesiąca – miesiąc, od którego obowiązuje dany sposób rozliczenia,
  • Do miesiąca – miesiąc, do którego obowiązuje dany sposób rozliczenia. Pole może pozostać puste, co oznacza okres bezterminowy,
  • Sposób rozliczenia – do wyboru:
    • dzienny – stawka ryczałtu jest należna za każdy dzień pracy zdalnej,
    • godzinowy – stawka ryczałtu jest należna za każdą godzinę pracy zdalnej.

Aby na liście płac ryczałt został poprawnie wyliczony, w kartotece firmy Stawki ryczałtu praca zdalna powinien istnieć zapis odpowiadający sposobowi rozliczenia przez pracownika.

W przypadku, gdy nie korzystamy z Portalu HR, obliczenie na liście płac ryczałtu za prace zdalną jest możliwe po wprowadzeniu do ewidencji nieobecności kodu PZ – praca zdalna.

Informacje o pracy zdalnej mogą być wprowadzone do ewidencji nieobecności na dwa sposoby:

  • bezpośrednio do ewidencji nieobecności – kod PZ – praca zdalna,
  • poprzez wnioski o pracę zdalną, w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie przy zatwierdzaniu wniosku.

Jeżeli mamy uruchomiony Portal HR, to możemy przenieść  tam wprowadzanie danych o pracy zdalnej za pomocą wniosków o świadczenie pracy.

Wnioski te są dostępne dla użytkowników portalu posiadających uprawnienia do opcji Świadczenie pracy.

Ponieważ obieg tych wniosków jest obsługiwany przez ścieżki akceptacji w celu maksymalnego uproszczenia procedur, musimy skonfigurować odpowiednie elementy dla Portalu HR.

  • W oknie Osoby na portalu dodajemy użytkownika lub użytkowników programu Wapro Gang, którzy będą akceptowali przychodzące z portalu wnioski.
  • Tworzymy grupę użytkowników akceptujących wnioski i przypisujemy do niej użytkowników dodanych do portalu.
  • Tworzymy ścieżkę akceptacji dla wniosków kadrowych, wykorzystując grupę użytkowników na pierwszym i jedynym etapie akceptacji.

UWAGA! Brak skonfigurowanej ścieżki akceptacji nie blokuje odebrania wniosku z portalu HR i zarejestrowania go w programie. Brak ścieżki powoduje, że system nie tworzy informacji zwrotnej na portal o zaakceptowaniu wniosku.

Ścieżka akceptacji nie musi ograniczać się tylko do grupy użytkowników. Może również obejmować przełożonych pracownika, o ile zależności służbowe są odpowiednio skonfigurowane.

Po skonfigurowaniu w programie Wapro Gang wszystkich wymienionych elementów, możemy rozpocząć pracę w Portalu HR:

  • Pracownik na portalu wprowadza wniosek o prace zdalną.
  • Wniosek ten pojawia się w programie Wapro Gang
  • Użytkownik programu należący do grupy osób akceptujących, za pomocą opcji Zapisz dane z wniosku wprowadza dane o pracy zdalnej do programu.
  • Po kliknięciu pozycji Tak, w programie:
    • Zostanie wprowadzony Wniosek o pracę zdalną,

  • W widoku Ewidencji nieobecności zostanie odnotowana praca zdalna.

  • Pracownik na portalu otrzyma potwierdzenie akceptacji wniosku o pracę zdalną.

Podczas naliczania listy płac za wrzesień 2024 program policzy ryczałt za pracę zdalną za dwa dni zgodnie z wprowadzonym przez pracownika wnioskiem.