WAPRO Kaper. Jak skonfigurować i importować dokumenty z KSeF

Aby przystąpić do księgowania dokumentów z KSeF należy z poziomu firmy uruchomić opcję Import z KSeF i BusinessLink.

Otworzy się kartoteka dokumentów pobranych z KSeF i BusinessLink, tak zwany Bufor dokumentów.

Bufor dokumentów podzielony jest na kilka sekcji.

1. Filtr daty, w którym można wybrać zakres dat oraz rodzaj daty.
2. Wskaźnik działania usługi oraz opcja odświeżenia okna.
3. Drzewo filtrów z podziałem na statusy dokumentów. Domyślnie zaznaczona jest dokumentów niezadekretowanych czyli są to te dokumenty, które przyszły z KSeF, a na których nie została wykonana jeszcze żadna akcja.
4. Lista dokumentów
5. Szczegóły dokumentu. Tu można sprawdzić jakie pozycje są na dokumencie, w jakich stawkach VAT, od kogo. Można również na zakładce załączniki podejrzeć dokument klikając prawy przycisk myszy i wybierając opcję „Podgląd”.
   
6. Menu z opcjami operacji na dokumentach.
   • F2 (Edycja) – Edycja dokumentu jeśli pochodzi z eBiuro.
   • Del (Usuń) – usunięcie dokumentu. Jest to stałe usunięcie bez możliwości jego przywrócenia.
   • F3 (Podgląd załącznika) – tylko dla dokumentów pochodzących z eBiura do którego dodano załącznik. W przypadku podglądu dokumentu z KSeF należy skorzystać z funkcji opisanej w pkt. 5.
   • Ctrl+C (Wyślji do OCR) – w przypadku załącznika pochodzącego z eBiuro.
   • F4 (Dekretuj) – wstępne rozksięgowanie dokumentu w oparciu o utworzoną Konfigurację.
   • F6 (Klasyfikacje) – Klasyfikacje dokumentów. Przypisanie klasyfikacji pozwala na skonfigurowanie bardziej zawansowanej dekretacji.
   • F7 (Konfiguracja) – konfiguracja dekretów.

Konfiguracja dekretacji dokumentów.

Aby uruchomić konfigurację dekretacji proszę wybrać z menu dolnego opcje „Konfiguracja”

Okno podzielone jest na kilka sekcji

1. Konfiguracja wspólna.
   

• Nie importuj sprzedaży do księgi. Zaznaczenie tej opcji pomija księgowanie w księdze i umieszczenie dokumentu tylko w rejestrze VAT. Dotyczy to tylko sprzedaży. Nie wskazane dla podatników bez VATu.
• Import dokumentów do bufora. Zaznaczenie tej opcji umieszcza zapis w buforze księgi czy ewidencji. Taki dokument nie otrzymuje zapisu numeru oraz nie jest uwzględniany przy wyliczeniach podatkowych. Nie widać go również na wydrukach. Aby dokument znalazł się później w wyliczeniach należy go zaznaczyć i za pomocą opcji grupowych przenieść z bufora.
• Zaznaczenie tej opcji nie jest wskazane.

Pomiń dokument już zaksięgowane – dokument pozostaje pominięty w księgowaniu jeśli taki numer w księdze już występuje oraz jest wystawiony na tego samego kontrahenta.

• Nie pokazuj diagnostyki jeśli wszyscy kontrahenci są uzgodnieni. Przy imporcie dokumentów na końcu operacji ukazuje się lista wszystkich kontrahentów z importowanych dokumentów wraz z możliwością ich weryfikacji z kontrahentami z kartoteki programu. Zaznaczenie tej opcji powoduje ukrycie tego okna jeśli wszyscy kontrahenci zostali uzgodnieni.
• Kolejność importu dokumentów. Dotyczy sortowania w przypadku zapisów z tego samego dnia.

2. Sekcja typów dokumentów. Tu można wybrać typ dokumentu który użytkownik chce skonfigurować.
   
3. Sekcja konfiguracji typu.
   

W tym oknie odbywa się konfiguracja konkretnego typu dokumentu. Np. Faktury zakupu.

Konfiguracja ta podzielona jest na trzy zakładki:

• Definicja kolumn – wybór kolumny lub stawki ryczałtowej oraz rodzaju kwoty importowanej np. netto, brutto.
• Parametry dokumentu – parametry z jakimi ma zostać zaimportowany dokument do księgi.
  
  Tu wybierzesz między innymi opis zdarzenia gospodarczego pod jakim ma zostać zaimportowany dokument.
• Parametry VAT – parametry wg. Których dokument zostanie uwidoczniony w rejestrze VAT. Możliwość wyboru np. konkretnego rejestru VAT.
  
  Tu również jest możliwość wskazania czy dokument ma zostać księgowany z nagłówka czy z pozycji. Ta opcja ma wpływ na konfigurację zaawansowaną w oparciu np. o klasyfikację.

Księgowanie dokumentów

Księgowanie dokumentów odbywa się w dwóch krokach.

1. Dekretowanie – wstępne rozksięgowanie dokumentów w oparciu o wcześniej stworzoną konfigurację.
   Dekretację można wykonać dla jednego lub wielu dokumentów po ich uprzednim zaznaczeniu.
   
   Zadekretowany dokument zmienia swoje miejsce w drzewie. Znika z dokumentów „Pobranie niezadekretowane” i przenosi się do „Zadekretowane”.
   
   Uzupełniona zostaje zakładka Księgowanie. Na tym etapie można jeszcze poprawić parametry księgowania dokumentu np. opis zdarzenia gospodarczego, rejestr VAT itp.
2. Importuj do księgi – zaksięgowanie dokumentu do księgi lub ewidencji ryczałtowej.

Utworzenie klasyfikacji.

Opcja ta nie jest obowiązkowa. Umożliwia jednak zbudowanie bardziej szczegółowych dekretów dokumentów.

Okno zbudowane jest z dwóch części. Po lewej stronie za pomocą przycisku „Dodaj” można dodać kody klasyfikacji, które to mogą zostać użyte w drzewie klasyfikacji (po prawej stronie okna) wiele razy.

Aby utworzyć drzewo kategorii, należy dostępny kod przesunąć na prawą stronę okna. Drzewo kategorii można tworzyć dowolnie. Na powyższym rysunku zaprezentowano najprostszy układ czyli podział zakupów na zakup towarów oraz pozostałe zakupy.

Przypisanie klasyfikacji do dokumentu.

Aby przypisać klasyfikację do dokumentu, należy zaznaczyć je, a następnie kliknąć prawy przycisk myszy, a następnie wybrać z menu kontekstowego opcje „Klasyfikacja”.

W oknie klasyfikacji. Zaznaczyć odpowiednią klasyfikację i za pomocą przycisku „Wybierz” wybrać ją.

Klasyfikację można przypisać zarówno do dokumentu jak i do pozycji dokumentów.

Jednak to z którego miejsca program będzie korzystał z danej klasyfikacji wszystko zależy od konfiguracji dekretacji ustawionej na poziomie zakładki „Parametry VAT” . Do wyboru z nagłówka lub pozycji.

Zawansowane dekrety z użyciem klasyfikacji

Klasyfikacje można wykorzystać do zaawansowanych schematów księgowania.

Po wejściu w konfigurację, poprzez opcję „trybików” otwiera się opcja dodawania nowych pozycji wraz z ich konfiguracją warunków.

Poniżej wskazaliśmy schemat dla księgowania towarów oraz kosztów.

Pierwszy wpis wybieramy kolumnę podstawową, bez wybranego warunku. Tak aby w przypadku braku klasyfikacji system zapisał dokument do kolumny 15.

Przy drugim wpisie dodajemy warunek za pomocą przycisku + w warunkach.

Wybieramy Klasyfikacja BL – nagłówek dokumentu.

W wartości odpowiednią klasyfikację.

Tą  samą czynność powtarzamy dla trzeciego wpisu, oczywiście wybierając inną kategorie.

Czyli pierwszy wpis bez warunków, a wpis drugi i trzeci z warunkiem konkretnej klasyfikacji.

Tak stworzona konfiguracja pozowali na dekretację dokumentów do odpowiednich kolumn w zależności od rodzaju przypisanej klasyfikacji.

Przykłady konfiguracji dla różnych działalności.

1. Kontrahent bez VAT.
   W kwocie importu należy podać kwotę brutto.
   

2. Ryczałt
   KSeF – nie wysyła informacji czy artykuł jest usługą, produktem czy towarem dlatego też należy zmienić ustawienia, poprzez pozostawienie jednej kolumny i zmianie kwoty do pobierania na netto dokumentu lub brutto dokumentu. Zmianę wykonuje się za pomocą opcji „trybiku” .
   
   Można też wykorzystać klasyfikację jak opisano w poprzednich punktach.