Zautomatyzuj obieg dokumentów z klientem — Wapro eBiuro w praktyce
Nowoczesne biuro rachunkowe to nie tylko dobrze dobrany system ERP, ale przede wszystkim efektywna komunikacja z klientem. Każdego miesiąca księgowy traci czas na odbieranie maili, analizowanie załączników, dopytywanie o brakujące informacje, czy ręczne wprowadzanie danych. W odpowiedzi na te wyzwania powstał portal Wapro eBiuro, który w połączeniu z systemami WAPRO Kaper i Fakir tworzy spójne, zautomatyzowane środowisko pracy.
Jedna skrzynka – wiele korzyści
Kluczową funkcjonalnością portalu eBiuro jest Skrzynka Nadawcza i Odbiorcza. Klient biura rachunkowego może w prosty sposób przesłać dokumenty księgowe — wystarczy przeciągnąć pliki PDF, JPG, PNG lub inne popularne formaty graficzne do Skrzynki odbiorczej/nadawczej. System automatycznie tworzy z nich tzw. dokumenty proste, które można opisać, dodać numer, typ dokumentu oraz dane kontrahenta.
Informacja:
Poza sprawdzaniem sumy kontrolnej pliku dodawanego do Skrzynki nadawczej i odbiorczej w celu eliminacji problemu dodania dwa razy tego samego pliku, sprawdzamy istnienie wprowadzonego numeru dokumentu.
Po przygotowaniu, dokumenty są przesyłane do biura rachunkowego za pomocą jednego kliknięcia – przycisku „Wyślij”. Księgowy otrzymuje je w Skrzynce odbiorczej Wapro eBiura, może dodać do nich uwagi lub przesłać z powrotem do klienta do weryfikacji. Jeśli wszystko jest w porządku, dokument trafia do systemu ERP za pomocą funkcji „Wyślij do ERP”.
Informacja:
Czas odbioru dokumentów z Wapro eBiuro do Wapro ERP został skrócony.
Klient otrzymuje powiadomienie w systemie Windows (z wykorzystaniem usługi Wapro Update), z portalu eBiuro o tym, że w Skrzynce odbiorczej w aplikacji Wapro Kaper i Fakir znajdują się dokumenty do ręcznego zaksięgowania.
Księgowanie z wykorzystaniem Skrzynki odbiorczej w WAPRO Kaper i Fakir
Po stronie systemu ERP, czyli WAPRO Kaper lub Fakir, dokumenty trafiają do specjalnej Skrzynki odbiorczej, dostępnej z poziomu dodawania dokumentu w programach Wapro Kaper i Fakir. Tam księgowy może skorzystać z graficznego podglądu przesłanych dokumentów, filtrować je po statusie (Pobrane/Zaksięgowane), a także ręcznie wprowadzić dane z wyświetlonego pliku na oknie wprowadzania dokumentu księgi przychodów i rozchodów, czy księgi handlowej. Funkcja „Przypisz do rekordu” automatycznie przepisuje numer dokumentu z portalu na formularz w ERP, ograniczając pomyłki i przyspieszając proces.
Dlaczego to działa?
- Prostota i intuicyjność – klient nie musi instalować żadnych aplikacji, wystarczy przeglądarka. Przesyłanie dokumentów jest szybkie i zrozumiałe nawet dla osób bez doświadczenia technicznego.
- Efektywna komunikacja – każda ze stron (biuro i klient) widzi status dokumentów, może przekazywać uwagi, weryfikować i przesyłać pliki w obie strony w Wapro eBiuro.
- Oszczędność czasu – rezygnacja z e-maili, skanów, błędów w danych i telefonów z pytaniami o status.
- Bezpieczeństwo – dostęp do danych odbywa się w bezpiecznym środowisku, z możliwością kontroli przesyłanych dokumentów.
- Zgodność z ERP – pełna integracja z WAPRO Kaper i Fakir umożliwia płynne przejście od odbioru dokumentu do jego księgowania.
Wapro eBiuro to krok w stronę nowoczesnej księgowości.
Jeśli Twoje biuro obsługuje dziesiątki lub setki klientów, a chcesz pracować szybciej, czytelniej i bez chaosu — ten portal stanie się Twoim codziennym sprzymierzeńcem.
Masz pytania lub chcesz zobaczyć demo? Skontaktuj się z nami lub odwiedź Portal eBiuro