Na fakturze w walucie obcej kwotę VAT trzeba wykazać w złotych, przeliczoną według właściwego kursu. KSeF sprawdza zgodność faktury ze schematem FA(3), ale nie weryfikuje, czy zastosowany kurs odpowiada notowaniu NBP. Businesscheck weryfikuje te dane przed wysłaniem faktury z Wapro do KSeF: sprawdza, czy faktura walutowa zawiera kurs waluty, czy kurs zgadza się ze średnim kursem NBP i czy kwota VAT jest podana w złotych. Rozbieżność wykrytą na tym etapie można zweryfikować, zanim ewentualny błąd wpłynie na dalsze rozliczenie.
Businesscheck to dodatek do platformy Businesslink, który przed wysyłką faktury z Wapro do KSeF automatycznie sprawdza jej dane – na fakturze walutowej m.in. kurs waluty i kwotę VAT w złotych.
Na fakturze walutowej ceny i wartości mogą być wyrażone w walucie obcej. Wyjątkiem jest kwota podatku, którą wykazuje się w złotych (art. 106e ust. 11 ustawy o VAT).
Faktura w KSeF zawiera więc dwie kwoty VAT: w walucie faktury i przeliczona na złote (w strukturze FA(3) przy stawce 23% to pola P_14_1 i P_14_1W).
Przykład: faktura w euro dla polskiego kontrahenta
Firma sprzedaje towar polskiemu kontrahentowi i wystawia fakturę w euro ze stawką 23%. Dostawa i wystawienie faktury przypadają na wtorek 12 maja 2026 r., a faktura trafia do KSeF tego samego dnia. Do przeliczenia VAT na złote należy więc zastosować średni kurs NBP z poniedziałku 11 maja.
Na fakturze pozostał jednak kurs wprowadzony tydzień wcześniej, podczas przygotowywania zamówienia. Kwota VAT w złotych wyliczona z tego kursu różni się od właściwej.
KSeF przyjmie taki dokument, ponieważ faktura jest zgodna ze schematem. Businesscheck przed wysyłką porówna kurs z notowaniem NBP i zwróci wynik UWAGA. Księgowa może poprawić kurs, a razem z nim kwotę VAT w złotych, zanim faktura zostanie wysłana.
Co Businesscheck sprawdza na fakturze walutowej?
W obszarze przeliczeń walutowych Businesscheck wykonuje trzy kontrole
| Co sprawdza Businesscheck? | Wynik | Co oznacza? |
| Czy faktura w walucie obcej zawiera kurs waluty | UWAGA | Brak kursu wymaga sprawdzenia przez użytkownika |
| Czy kurs na fakturze zgadza się ze średnim kursem NBP | UWAGA | Rozbieżność wymaga oceny użytkownika; gdy serwis NBP jest niedostępny, kursu nie porównano |
| Czy na krajowej fakturze walutowej podano kwotę VAT w złotych | STOP | Dokument wymaga uzupełnienia przed wysyłką |
Komunikat wskazuje regułę, której dotyczy, dzięki czemu od razu wiadomo, czy nieprawidłowość dotyczy kursu, czy kwoty VAT w złotych. Wynik UWAGA przy kursie nie przesądza o błędzie, ponieważ ustawa o VAT dopuszcza kilka metod przeliczenia, a reguła porównuje kurs z notowaniem NBP.
Który kurs i z jakiego dnia?
Przy fakturze walutowej znaczenie mają trzy daty: dzień powstania obowiązku podatkowego, data wystawienia faktury i dzień przesłania jej do KSeF.
Kurs ustala się według dnia powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady jest to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień (art. 31a ust. 1). Jeżeli faktura zostanie wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (art. 31a ust. 2).
W KSeF datą wystawienia jest co do zasady dzień przesłania faktury do systemu (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Wyjątki, w tym tryb offline24, opisujemy w artykule Daty na fakturze KSeF – 4 błędy, których warto uniknąć.
Najprostsza sytuacja dotyczy faktury wystawionej i przesłanej w dniu powstania obowiązku podatkowego, tak jak w przykładzie – wszystkie trzy daty wskazują wtedy ten sam kurs. Gdy daty są różne, właściwy kurs ustala księgowa, ponieważ reguła Businesscheck nie określa dnia powstania obowiązku podatkowego. Wynik UWAGA może więc dotyczyć także kursu prawidłowego – księgowa potwierdza wtedy kurs zgodnie z art. 31a.
Poprawka przed wysyłką zamiast korekty po niej
Błąd kursu wykryty przed wysłaniem faktury dotyczy jednego dokumentu. Wystarczy poprawić kurs, a wraz z nim kwotę VAT w złotych.
Błąd tego rodzaju łatwo popełnić bez znajomości art. 31a – wystarczy, że na fakturze pozostanie kurs z dnia przygotowania zamówienia. Faktury walutowe często przygotowują handlowcy albo dział obsługi zamówień, a nie specjaliści od VAT. Wynik UWAGA przy kursie wskazuje im, co należy sprawdzić, zanim dokument trafi do KSeF.
Jeżeli błąd zostanie wykryty dopiero po wysłaniu faktury do KSeF, jego usunięcie może wymagać wystawienia faktury korygującej. Jeżeli wpłynął również na rozliczenie podatku, konieczne może być odpowiednie ujęcie korekty w ewidencji VAT i JPK_V7. Przy zaniżeniu zobowiązania podatkowego mogą pojawić się odsetki za zwłokę. Każda korekta oznacza przy tym nie tylko nowy dokument, lecz także kontakt z kontrahentem i weryfikację rozrachunków.
Businesscheck nie kontroluje JPK_V7, ale pozwala wykryć część błędów w przeliczeniu walutowym na wcześniejszym etapie, zanim wpłyną na rozliczenia.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy można zastosować kurs EBC zamiast kursu NBP?
Tak. Ustawa o VAT pozwala przeliczać kwoty na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1); waluty inne niż euro przelicza się wtedy według kursu wymiany względem euro. Reguła Businesscheck porównuje kurs z notowaniem NBP, dlatego przy kursie EBC może zwrócić UWAGĘ, mimo że przeliczenie jest dopuszczalne. Taki wynik ocenia użytkownik.
- Czy dla VAT można stosować kurs przyjęty w podatku dochodowym?
Tak. Podatnik może wybrać przeliczanie kwot na złote według zasad z przepisów o podatku dochodowym (art. 31a ust. 2a ustawy o VAT). Wybraną metodę stosuje się przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy (art. 31a ust. 2b), a po rezygnacji z niej zasady ogólne obowiązują także przez co najmniej 12 miesięcy (art. 31a ust. 2c).
- Jaki kurs zastosować w korekcie faktury walutowej?
Zasady przeliczania korekt określa art. 31b ustawy o VAT. Co do zasady w fakturze korygującej stosuje się kurs przyjęty w fakturze pierwotnej, a przy zbiorczej korekcie z tytułu opustu lub obniżki ceny podatnik może zastosować kurs z dnia poprzedzającego wystawienie korekty (art. 31b ust. 2). Reguła kursowa Businesscheck nie obejmuje faktur korygujących, dlatego kurs w korekcie weryfikuje księgowa.
- Czy Businesscheck sprawdza kurs także przy dostawie wewnątrzwspólnotowej i eksporcie?
Tak. Obecność kursu i jego zgodność z notowaniem NBP Businesscheck sprawdza na krajowych fakturach walutowych, przy dostawach wewnątrzwspólnotowych i w eksporcie. Kontrola kwoty VAT w złotych dotyczy krajowych faktur walutowych.
Sprawdź kurs, zanim faktura trafi do KSeF
Businesscheck jest dodatkiem do platformy Businesslink. Po aktywacji staje się elementem standardowego procesu wysyłki faktury z Wapro do KSeF.
Aby uruchomić Businesscheck w poszczególnych systemach Wapro, sprawdź instrukcję.
Powiązane artykuły cyklu Businesscheck
- Błędy w fakturach do KSeF? Sprawdź, jak wykryć je przed wysyłką
- Czy faktura przyjęta przez KSeF na pewno jest poprawna?
- Businesscheck: Biała Lista, VIES i NIP przed wysyłką do KSeF
- Linki w fakturze KSeF – czy mogą być niebezpieczne?
- Daty na fakturze KSeF – 4 błędy, których warto uniknąć
- Mechanizm podzielonej płatności a KSeF – 5 błędów MPP
- KSeF a biuro rachunkowe – 5 ryzyk i odpowiedzialność
- Stawki VAT w KSeF – co sprawdza Businesscheck?