8 października 2026 r. zorganizowaliśmy webinar „Uporządkuj obieg faktur z Wapro eBiuro”. Pokazaliśmy m.in. jak firmy z własną księgowością i biura rachunkowe prowadzą w jednym portalu obieg i akceptację faktur. Poniżej znajdziesz nagranie i odpowiedzi ekspertów na 31 pytań uczestników.
Nagranie webinaru
Pytania i odpowiedzi z webinaru
Podczas webinarium uczestnicy zadali wiele pytań dotyczących obiegu dokumentów, integracji z Wapro ERP, procesu akceptacji faktur, bezpieczeństwa danych oraz planowanych kierunków rozwoju systemu. Przygotowaliśmy zestaw odpowiedzi, które rozwiewają najczęstsze wątpliwości i pokazują, jak obecnie działa Wapro eBiuro oraz jakie funkcjonalności są planowane w kolejnych etapach rozwoju.
- Czy obieg dokumentów działa w wersji Biznes lub Prestiż dla firm?
Tak, obieg dokumentów jest dostępny w wariantach Biznes i Prestiż, wymagana jest co najmniej jedna jednostka organizacyjna dla firmy. Strukturę można rozbudować według potrzeb; dostęp do dokumentów zależy od przypisania użytkowników do firmy i jednostek oraz od ich uprawnień.
Przeczytaj: Obieg dokumentów w Wapro eBiuro. Jeden system, dwa procesy, pełna kontrola nad fakturami - Czy można zbiorczo wysyłać dokumenty do akceptacji mailowej albo zbiorczo przekazywać zaakceptowane dokumenty do ERP?
Tak. Zaakceptowane dokumenty można przekazać do ERP zbiorczo. W konfiguracji można określić, czy automatycznie przekazywane mają być wszystkie dokumenty, czy tylko faktury. Formularze akceptacji mailowej można wysyłać w trzech trybach: automatycznie dla wszystkich dokumentów, automatycznie tylko dla faktur albo ręcznie dla wybranych pozycji. Wiadomości trafiają do użytkowników uprawnionych do ich otrzymywania.
Przeczytaj: Akceptuj dokumenty jednym kliknięciem bez logowania do eBiura - Czy okno klasyfikacji może być przypisane do każdego klienta oddzielnie?
Obecnie w Wapro eBiuro można przypisywać koszty oraz dodawać uwagi zarówno do całego dokumentu, jak i do jego poszczególnych pozycji. Wiemy jednak, że firmy często potrzebują bardziej zaawansowanej klasyfikacji dostosowanej do specyfiki konkretnych klientów, tak aby informacje przekazywane przez przedsiębiorcę mogły być od razu wykorzystane w dalszej obsłudze księgowej. Dlatego rozwijamy rozwiązania, które pozwolą lepiej powiązać klasyfikację dokumentów z indywidualnymi potrzebami danej firmy oraz usprawnić przekazywanie tych danych do procesów księgowych realizowanych w systemach Wapro ERP.
Przeczytaj: Jak przetwarzać dokumenty w Wapro eBiuro? - Jak przypisać uprawnienie „główny ERP” dla księgowości?
„Główny ERP” jest oznaczeniem działu, który odbiera dokumenty z Wapro ERP. System wskazuje taki dział domyślnie, w razie potrzeby można wybrać inny. Aby przypisać uprawnienie, otwórz strukturę organizacyjną firmy, przejdź do edycji wybranego działu i zaznacz opcję Odbiór dokumentów z Wapro ERP. Jako główny punkt odbioru wskazuje się jeden dział.
Przeczytaj: Jak wyznaczyć dział odpowiedzialny za odbiór dokumentów z ERP? - Czy można pracować z Businesslinkiem bezpośrednio w eBiurze, czyli odbierać dokumenty od razu w eBiurze?
Obecnie faktury z KSeF trafiają przez Businesslink do bufora dokumentów w Wapro Kaper lub Wapro Fakir. Stamtąd można je przekazać do eBiura do weryfikacji i akceptacji. eBiuro nie odbiera dokumentów bezpośrednio z Businesslinka.
Przeczytaj:
Jak wygląda obieg dokumentów między Wapro Kaper a Wapro eBiuro?
Jak wygląda obieg dokumentów między Wapro Fakir a Wapro eBiuro? - Czy proces zatwierdzania jest liniowy, np. księgowość → dział merytoryczny → zakupy →
zatwierdzenie → księgowość?
Obecnie dokument można przekazywać między działami zgodnie z uprawnieniami i strukturą
organizacyjną. Księgowość może otrzymać go ponownie do weryfikacji przed przekazaniem do ERP.
Nie jest to jeszcze automatyczna, z góry zdefiniowana ścieżka wieloetapowa. Projektowane ścieżki
akceptacji mają umożliwić określenie kolejnych etapów oraz osób lub działów odpowiedzialnych za
decyzję.
Przeczytaj: Jak wygląda obieg dokumentów wewnątrz firmy? - Kiedy będą ścieżki akceptacji dokumentów?
Ścieżki akceptacji pokazane podczas webinarium były prototypem. Trwają prace nad określeniem ich
zakresu i sposobu wprowadzenia do obecnego obiegu. Informację o dostępności przekażemy wraz
z komunikatem o wydaniu funkcji.
Przeczytaj: Wapro eBiuro - Czy są planowane nagrania instruktażowe dla klientów?
Tak. Rozważamy zarówno nagrania webinariów, jak i krótkie materiały poświęcone poszczególnym
funkcjom. Nagranie tego webinarium dostępne jest na początku tego wpisu. - Czy można generować przelewy dla faktur dwuwalutowych?
W Wapro eBiurze nie generuje się przelewów, także dla faktur dwuwalutowych. Przygotowanie
przelewów jest funkcjonalnością programów Wapro ERP. eBiuro obejmuje wybrane etapy pracy
z dokumentami, dlatego nie udostępnia wszystkich funkcji ERP. - Czy można uruchomić eBiuro na danych produkcyjnych, a potem się wycofać, jeśli
firma nie jest gotowa organizacyjnie?
Tak. Wapro eBiuro można uruchomić na własnych danych w 30-dniowym trybie testowym, który
przysługuje jednorazowo. Jeżeli w tym czasie nie zostanie dokonana pierwsza opłata, dostęp do usługi
zostaje wyłączony po zakończeniu testu. Dane z trybu testowego są usuwane na zasadach
regulaminu, nie później niż 90 dni od jego zakończenia.
Po przejściu na płatną usługę rezygnacja odbywa się zgodnie z zasadami wypowiedzenia umowy.
Z aplikacją można też zapoznać się w trybie demonstracyjnym, bez użycia rzeczywistych danych.
Przeczytaj: Dopasuj ofertę do potrzeb Twojej firmy - Czy można ustawić alarm po określonej liczbie dni od przekazania dokumentu do
innego działu w planowanych ścieżkach akceptacji?
Terminy etapów i związane z nimi przypomnienia są uwzględniane w projekcie ścieżek akceptacji. Nie
są obecnie częścią dostępnego obiegu dokumentów.
W bieżącym obiegu osoba z odpowiednimi uprawnieniami może sprawdzić status dokumentu i podjąć
dalsze działania, w tym skierować go ponownie do innego działu.
Przeczytaj: Jak przetwarzać dokumenty w Wapro eBiuro? - Czy klient biura rachunkowego spoza ERP, który dostaje maila z fakturami do
weryfikacji, zrobi to ze swojego poziomu i informacja wróci do systemu?
Tak. Klient biura może zweryfikować dokument za pomocą formularza otrzymanego e-mailem, nawet
jeśli nie korzysta z Wapro ERP. Jego decyzja wraca do eBiura i jest widoczna dla biura rachunkowego.
Klient musi mieć uprawnienie do akceptacji, a wysyłka formularza musi być włączona lub wykonana
ręcznie.
Przeczytaj: Akceptuj dokumenty jednym kliknięciem bez logowania do eBiura - Czy Businesscheck to odrębna usługa w Businesslinku?
Businesscheck jest usługą dodatkową działającą w ramach platformy Businesslink. Po aktywacji sprawdza faktury sprzedażowe przed wysyłką do KSeF oraz faktury zakupowe po ich odebraniu. Nie zastępuje wysyłki faktur przez Businesslink.
Kontrole dotyczą m.in. danych kontrahenta, dat, rachunku bankowego, stawek VAT, kwot, kursów walut oraz wybranych oznaczeń podatkowych. Poszczególne reguły działają tylko wtedy, gdy dotyczą danego dokumentu. Przykładowo obowiązek oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności zależy zarówno od kwoty faktury, jak i rodzaju transakcji.
Reguła może zwrócić jeden z czterech wyników: OK, UWAGA, STOP albo ND („nie dotyczy”). STOP dla faktury sprzedażowej wskazuje błąd wymagający poprawy przed wysyłką do KSeF; przy fakturze zakupowej, która została już odebrana, wynik pomaga operatorowi ocenić dalsze postępowanie.
Przeczytaj: Błędy w fakturach do KSeF? Sprawdź, jak wykryć je przed wysyłką - Czy po zatwierdzeniu dokumentów w eBiurze opisy merytoryczne i uwagi będą widoczne w Fakirze lub Businesslinku?
Dziś uwagi dodane w eBiurze nie są przekazywane do bufora dokumentów w Wapro ERP. W eBiurze można je zapisać przy całym dokumencie lub jego pozycji i sprawdzić w historii dokumentu. Przekazywanie uwag oraz danych akceptacji do Kapera i Fakira jest obszarem dalszych prac. - Jak usunąć użytkownika?
Użytkownika nie usuwa się z eBiura. W portalu AnyCloud można zmienić jego flagę aktywności – archiwizacji w tej usłudze. Jest ona odrębna od aktywności samego konta: wyłączenie użytkownika w eBiurze nie wyłącza jego konta w Portalu. Status archiwum w portalu, w kontekście właściwej firmy i usługi, wpływa na naliczanie opłat.
Przeczytaj: Jak zdefiniować użytkownika do Wapro Anywhere? - Faktury trafiają u nas najpierw do bufora dokumentów w Wapro Mag, ze względu na mapowanie. Czy eBiuro jest zintegrowane z Magiem, czy tylko z Fakirem?
Obecny obieg dokumentów eBiura jest zintegrowany z programami księgowymi Wapro Fakir i Wapro Kaper. Bezpośredniej integracji pełnego obiegu z buforem Wapro Mag dziś nie ma. Powiązanie z innymi programami Wapro jest projektowane jako osobny zakres rozwoju.
Przeczytaj: Jak przebiega proces integracji eBiura z systemami Wapro ERP? - Czy można ustawić termin na zatwierdzenie faktury?
W obecnej wersji nie ustawia się terminu zatwierdzenia jako etapu automatycznej ścieżki. Terminy i przypomnienia były elementem pokazanego prototypu ścieżek akceptacji i pozostają częścią projektowanego rozwiązania. - Czy można już usuwać faktury z eBiura?
Zależy to od pochodzenia i statusu dokumentu. Dokument dodany do skrzynki eBiura można usunąć lub wycofać tylko na etapach, na których pozwala na to obieg i uprawnienia. Dokument przekazany do ERP, a zwłaszcza już zaksięgowany, wymaga najpierw odpowiedniego wycofania w Kaperze lub Fakirze, aby zachować spójność danych.
Faktury wystawionej w KSeF nie można usunąć ani anulować. Błędy w takiej fakturze poprawia się fakturą korygującą. To odrębna kwestia od operacji na jej kopii i statusie w eBiurze.
Przeczytaj: Przepływ dokumentów między Wapro eBiuro a systemami Wapro ERP i KSeF - Czy można nadać kategorie już w eBiurze, żeby ułatwić dekretację całej faktury lub poszczególnych pozycji?
W eBiurze można przypisać koszty i dodać uwagi do całego dokumentu oraz poszczególnych pozycji. Słownik rodzajów kosztów korzysta z danych dostępnych w Wapro Kaper lub Wapro Fakir.
To jeszcze nie oznacza automatycznego zadekretowania faktury. Przekazywanie klasyfikacji do bufora ERP i użycie jej przez schematy księgowania są rozwijane jako osobny zakres. - Czy w planowanym obiegu dokumentu faktura trafia do działu, czy do konkretnej osoby? Czy w czasie nieobecności można ją przekazać innemu pracownikowi?
Obecnie dokument przekazuje się do działu i jest on widoczny dla uprawnionych osób w tym dziale. W planowanych ścieżkach akceptacji poszczególne etapy będą mogły być przypisane do konkretnych osób. Widoczność dokumentu na takim etapie będzie ustalana na poziomie osoby, a nie całego działu. Przewidziane są też zastępstwa na czas nieobecności. Funkcje te nie są jeszcze dostępne w obecnym obiegu. - Czy w biurze rachunkowym dokumenty mogłyby trafiać najpierw do klienta, a dopiero po jego weryfikacji do bufora biura?
Obecnie faktura z KSeF trafia przez Businesslink do bufora Wapro Kaper lub Wapro Fakir, a następnie może zostać przekazana klientowi do weryfikacji w eBiurze. Przepływ, w którym dokument trafia najpierw do klienta, a dopiero potem do bufora biura, nie jest obecnie dostępny.
Przeczytaj: Przepływ dokumentów między systemami Wapro eBiuro a Wapro ERP z wykorzystaniem OCR - Jakie zabezpieczenia ma portal Wapro eBiuro i jak chronione są dane przetwarzane poza siedzibą klienta?
Pytanie o bezpieczeństwo traktujemy priorytetowo, dlatego odpowiadamy na nie szczegółowo.
Ochrona danych w Wapro eBiurze:
• Szyfrowanie transmisji — cała komunikacja z portalem odbywa się po HTTPS/TLS, a połączenie szyfrowane jest wymuszone.
• Rozdzielenie danych — dane każdego biura i każdego klienta są odseparowane. Dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy danej organizacji.
• Kontrola dostępu — logowanie z uwierzytelnianiem, uprawnienia nadawane per użytkownik i per zakres (firma, jednostka organizacyjna), weryfikowane przy każdej operacji.
• Ochrona poświadczeń i kluczy — sekrety przechowujemy w dedykowanym, bezpiecznym magazynie. Nie są dostępne dla użytkowników ani umieszczane w kodzie aplikacji.
• Rejestrowanie zdarzeń — operacje na danych są logowane, co umożliwia kontrolę i wykrywanie nieprawidłowości.
Bezpieczeństwo systemu i infrastruktury
• Aplikacja pracuje w odizolowanym, utwardzonym środowisku kontenerowym, uruchamianym z minimalnymi uprawnieniami, bez praw administracyjnych.
• Ruch z internetu przechodzi przez bramę bezpieczeństwa — z weryfikacją tokenów dostępu, nagłówkami bezpieczeństwa i ograniczeniami zapytań.
Komponenty i zależności aktualizujemy regularnie, a kod podlega cyklicznym przeglądom bezpieczeństwa. Wykryte obszary do poprawy adresujemy na bieżąco.
Dane usługi są przetwarzane poza siedzibą klienta zgodnie z regulaminem Wapro Anywhere eBiuro i umową powierzenia przetwarzania danych. Dokumenty te określają zasady korzystania z usługi i przetwarzania danych, w tym udział podwykonawców. Szczegółowe pytania dotyczące zabezpieczeń lub miejsca przetwarzania danych można skierować do działu wsparcia Wapro. - Czy klient może wskazywać konkretne pozycje KUP i NKUP, aby koszty uznawane podatkowo trafiały do księgowości już po podsumowaniu?
Nie ma obecnie w eBiurze osobnych oznaczeń pozycji jako KUP lub NKUP ani automatycznego podsumowania podatkowego według tych oznaczeń. Klient może dodać do pozycji uwagę lub opis kosztu, które pomagają księgowości w ocenie dokumentu. Ostateczna kwalifikacja podatkowa pozostaje po stronie księgowości. - Czy klasyfikacja nadana w eBiurze może trafić do bufora ERP i wspierać księgowanie?
W eBiurze można dziś przypisywać koszty i dodawać uwagi do dokumentu lub jego pozycji. W buforze ERP istnieją klasyfikacje używane przez schematy księgowania. Trwają prace nad powiązaniem tych danych tak, aby opis przygotowany w eBiurze mógł być wykorzystany do automatyzacji przy dalszej obsłudze dokumentu.
Samo dodanie opisu w eBiurze nie oznacza jeszcze, że dokument zostanie automatycznie zadekretowany lub zaksięgowany. Wynik zależy od uzgodnionego mapowania i konfiguracji schematów w Kaperze albo Fakirze. - Czy można korzystać z eBiura z pominięciem Businesslinka?
Przy obsłudze faktur z KSeF w obecnym przepływie potrzebny jest Businesslink. Pobiera on dokumenty do bufora Wapro Kaper lub Wapro Fakir; stamtąd można je przesłać do eBiura do weryfikacji i akceptacji. Księgowanie odbywa się w programie ERP. eBiuro nie zastępuje Businesslinka przy wymianie dokumentów z KSeF.
Przeczytaj: Przepływ dokumentów między systemami Wapro eBiuro a Wapro ERP z wykorzystaniem OCR - Czy eBiuro może być bezpośrednim źródłem danych dla magika księgowania?
Nie. Źródłem danych pozostaje Businesslink.
Dokumenty pobrane przez Businesslink z KSeF trafiają do bufora dokumentów w programie księgowym i Magik pracuje właśnie na buforze. eBiuro nie zastępuje tej ścieżki — jego rolą jest wzbogacenie dokumentu o klasyfikację, opis i dane akceptacji, zanim trafi on do bufora. - Gdzie osoba zatwierdzająca może wpisać opis merytoryczny, np. cel poniesionego wydatku?
Opis merytoryczny można dodać w eBiurze jako uwagę do całego dokumentu albo do konkretnej pozycji. Zmiany są widoczne w historii dokumentu w eBiurze. Obecnie uwagi nie są przekazywane do bufora Kapera lub Fakira.
Przeczytaj: Jak zmodyfikować wybrany dokument? - Z którego poziomu można generować przelewy do banku?
Przelewy przygotowuje się w programach Wapro ERP, zależnie od używanej aplikacji i jej konfiguracji. Wapro eBiuro nie generuje przelewów. eBiuro obejmuje wybrane etapy pracy z dokumentami, dlatego nie udostępnia wszystkich funkcji ERP.
Przeczytaj: Przelewy - Kiedy opis dokumentu i informacja o jego autorze będą przenoszone z eBiura do Businesslinka?
Opis i uwagi można dziś zapisać w eBiurze i sprawdzić w historii dokumentu. Przekazywanie tych informacji wraz z danymi akceptacji do bufora używanego w Kaperze i Fakirze jest obecne rozwijane. - Czy mówimy o prostym programie do wystawiania faktur, a nie złożonym jak Mag?
Jeżeli pytanie dotyczy Wapro Fakturowanie, to jest ono osobnym, prostszym programem do wystawiania faktur i prowadzenia podstawowej ewidencji sprzedaży. Wapro eBiuro jest portalem obiegu i akceptacji dokumentów; nie należy utożsamiać go z programem Wapro Fakturowanie ani z Wapro Mag.
Przeczytaj: Informacje o Wapro Fakturowanie
Sprawdź Wapro eBiuro w praktyce
Uruchom bezpłatny, 30-dniowy tryb testowy na danych swojej firmy albo zapoznaj się z aplikacją w wersji demonstracyjnej. Więcej o funkcjach i wariantach przeczytasz na stronie Wapro eBiuro.