Za nami sześć spotkań z przedstawicielami Ministerstwa Finansów. Konsultacje KSeF wzbudziły duże zainteresowanie, liczba uczestników sesji zdalnych przekracza tysiąc osób.
Ministerstwo zapewniło na wstępie, że nie zamierza tworzyć systemu KSeF od nowa i zdaje sobie sprawę, że wiele firm poniosło już koszty przygotowań do korzystania z e-faktur. Dlatego zmiany w KSeF, które pojawią się w wyniku audytu i konsultacji, nie spowodują przekreślenia wykonanych do tej pory prac.
Według deklaracji Krzysztofa Rogowskiego, kierownika projektu KSeF, prace legislacyjne powinny zakończyć się w czerwcu 2024 roku. Biorąc pod uwagę wcześniejsze oświadczenia, że KSeF nie będzie obowiązkowy w tym roku, mamy co najmniej 6 miesięcy vacatio legis.
Poniżej prezentujemy krótkie podsumowanie wybranych tematów poruszanych w trakcie dotychczasowych spotkań.
- Wydajność systemu. Aktualne limity przesyłania dokumentów, które obowiązują w środowisku testowym, nie dotyczą środowiska produkcyjnego. Zatem nie musimy obawiać się o ograniczenia wysyłki dokumentów w trakcie codziennej pracy.
- Testy wydajnościowe. MF zachęca firmy, które wystawiają duże ilości dokumentów do wspólnych testów wydajnościowych. Tym bardziej my zachęcamy Państwa do uruchamiania KSeF w swoich przedsiębiorstwach, żeby bezpiecznie wejść w okres obowiązkowy.
- Autoryzacja i bezpieczeństwo danych. W połowie marca ma zostać opublikowany projekt rozporządzenia, w którym zostanie przedstawiona autoryzacja na bazie certyfikatów opartych o kryptografię asymetryczną. Nowe sposoby autoryzacji będą dostępne od połowy roku.
- Tryb off-line. Z pytań uczestników spotkań wynika, że tryb off-line nie jest dość dobrze zdefiniowany w przepisach. Dotychczas mówiliśmy o całkowitym braku komunikacji z KSeFem, ale duże firmy zwróciły uwagę na wydajność serwerów MF. Przy wystawianiu wielu faktur w sieci punktów rozsianych po całym kraju, spowolnienie komunikacji z KSeF będzie równie kłopotliwe, jak całkowity brak dostępu. Ministerstwo zobowiązało się przeanalizować ten temat.
- Sprzedaż B2C. Ministerstwo zdaje sobie sprawę z braku jasnych kryteriów, w jaki sposób odróżnić klienta biznesowego od indywidualnego. W trakcie spotkań przedstawiciele firm podali kilka propozycji rozwiązania tego problemu. Przedstawiono prostą alternatywę – jak nabywca poda NIP to jest to transakcja B2B, a jak nie to B2C. Jednak nabywcami są również kontrahenci zagraniczni, którzy nie mają NIP. Nie można obarczać pracownika wystawiającego fakturę odpowiedzialnością za podjęcie decyzji, czy wystawiać fakturę w KSeF, czy nie. Dlatego potrzebne są albo jasne kryteria podziału nabywców, albo włączenie sprzedaży B2C do KSeF. Niektóre firmy uważają, że ten drugi wariant ułatwiłby definiowanie procesów biznesowych.
- Zakupy pracownicze. Twórcy KSeF nie zdawali sobie sprawy z problemu, jaki stanie przed firmami, których pracownicy jeżdżą w delegacje, kupują paliwo do samochodów służbowych, albo dokonują innych zakupów na potrzeby firmy. Czyli przed wszystkimi przedsiębiorstwami muszącymi wystawiać faktury w KSeF. Padła propozycja ze strony przedsiębiorców, aby wprowadzić nową rolę podmiotu trzeciego – „Pracownik”. Przedstawiciele MF zadeklarowali, że przemyślą ten problem.
- Identyfikatory KSeF na przelewach. O ile na poziomie technicznym temat nie wydaje się skomplikowany, to założenia przyjęte przez twórców KSeF rodzą szereg problemów w codziennej pracy księgowych. Ministerstwo potwierdziło wprawdzie, że płacąc za kilka faktur możemy podawać ich numery KSeF, dopóki te numery mieszczą się w tytule przelewu. Przy większej ilości faktur musimy pobrać z systemu KSeF identyfikator zbiorczy. Jeżeli płacimy całkowitą kwotę należności za wszystkie faktury, to odbiorca przelewu nie ma problemu z przypisaniem rozrachunków. Jednak mając do dyspozycji identyfikator zbiorczy i kwotę niepokrywającą całej należności, musimy uzyskać dodatkowe informacje od płatnika (numery KSeF i kwoty). Kolejna trudność pojawi się przy następnym przelewie za tę samą fakturę. Przyjdzie on z innym identyfikatorem zbiorczym.
Dodatkowo zgłaszane przez uczestników konsultacji obiekcje, to brak możliwości podania nr KSeF faktury przy zakupach internetowych i płatności BLIKiem lub przelewem natychmiastowym. Branża faktoringowa przekazując środki jako refinansowanie faktur również nie zawsze jest w stanie podać numery KSeF tych faktur.
Na pytanie, po co wprowadzono identyfikatory KSeF na przelewach, dyrektor Depratamentu Analiz KAS odpowiedział, że MF musi tworzyć raporty z płatności faktur. Stwierdził również, że kwestie rozrachunków biznes musi rozwiązać we własnym zakresie.
- Wizualizacja faktury. Pomimo zadawanych pytań nie uzyskaliśmy jednoznacznej odpowiedzi, jakie informacje dodatkowe mogą znaleźć się na wizualizacji faktury (ponad to, co jest w pliku XML). Przedstawiciele MF zadeklarowali, że zostanie to szczegółowo opisane przez ministerstwo. Pozytywnie odnieśli się również do postulatu o możliwość pobrania anglojęzycznego obrazu faktury ze stron KSeF.
- Branża paliwowa i branża dostarczycieli mediów. Przedstawiciele tych gałęzi gospodarki zasygnalizowali w trakcie konsultacji, że przepisy KSeF nie spełniają wymogów fakturowania, obowiązujących – między innymi – firmy telekomunikacyjne i dostarczycieli energii elektrycznej. Spełnienie tych wymogów może jednak wprowadzić istotne zmiany w formacie faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo nie odniosło się jednoznacznie do tych uwag.
- Szkolenia i kampania informacyjna. Ze strony MF padła zadeklaracja, że po konsultacjach i opracowaniu zmian w przepisach, zwiększy ilość szkoleń i materiałów informacyjnych dotyczących przepisów związanych KSeF i ich interpretacji.
Taki były najważniejsze tematy poruszane na spotkaniach. Przed nami kolejne konsultacje, z których również zdamy Państwu relację.
Zapraszamy do zapoznania się z wnioskami z pierwszych konsultacji z Ministerstwem Finansów, dostępnymi we wpisie: Pierwsze konsultacje KSeF z Ministerstwem Finansów za nami – podsumowanie