Od 1 października 2018 r. przedsiębiorcy mają obowiązek składać sprawozdania finansowe wyłącznie w formie elektronicznej, czyli tzw. e-Sprawozdania. Dokumenty muszą być dodatkowo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Wersje papierowe sprawozdań finansowych nie są już więcej akceptowane przez właściwe im urzędy.
Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.” Wymóg ten odnosi się również do skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Ten sam obowiązek dotyczy, zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.
Struktura e-Sprawozdań Finansowych
Pliki zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów to dokumenty w formacie XSD, odrębne dla każdego typu sprawozdania finansowego. XSD to wzorcowy dokument struktur danych oraz zestaw definicji, które pozwalają na wytworzenie sprawozdania finansowego w formacie XML. Aby powstał ustrukturyzowany plik z danymi, konieczne jest w takim przypadku posiadanie aplikacji programu pozwalającego na wytworzenie sprawozdania w formacie XML.
Jak należy wysyłać sprawozdania?
Na stronie internetowej Ministerstwo Finansów zostało obecnie udostępnione bezpłatne narzędzie – Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, które umożliwia m.in. wprowadzenie i zapisywanie danych, a także otwarcie e-Sprawozdania, podpisanie pliku, przygotowanie i podpisanie wysyłki, czy pobranie UPO. Rozwiązanie wspiera na razie tylko system operacyjny Windows. Ułatwia ono osobom fizycznym, zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych, wywiązywanie się z ustawowego obowiązku. Aplikacja dostępna jest tutaj pod linkiem.
Co jest bardzo istotne, e-Sprawozdanie może przesłać jedynie osoba, która jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i ma w nim ujawniony PESEL.
Wymóg podpisania sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP może także powodować dodatkowe utrudnienie dla członków zarządu spółek, będących obcokrajowcami, nie posiadającym numerów PESEL. Zanim będą mogli złożyć podpisy wymagane art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości (obowiązek podpisu przez wszystkich członków zarządu), będą musieli uzyskać PESEL. Przyznaje go urząd miasta lub gminy właściwy według miejsca zamieszkania cudzoziemca. Następuje to przy okazji zameldowania cudzoziemca. Jedyną czynnością, jaką obcokrajowiec musi wykonać, aby uzyskać numer PESEL, jest zameldowanie się na pobyt czasowy lub stały.
Ważną informacją dla przedsiębiorców jest fakt, że obecnie wystarczy przekazać sprawozdanie finansowe wyłącznie raz – do KRS. Nie ma konieczności przesyłania tych dokumentów do Urzędów Skarbowych, ponieważ dane z nich zostaną umieszczone z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Zgodnie z art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR opracowuje się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”. Jak wynika zatem z przepisów – jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z MSSF, na ten moment przygotowują te dokumenty w formie elektronicznej, ale w wybranej przez siebie dowolnej postaci.
Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego
Znowelizowane (od października 2018 roku) przepisy ustawy o rachunkowości nakładają również obowiązek sporządzania sprawozdania z badania sprawozdania finansowego przedsiębiorcy wpisanego do KRS w postaci elektronicznej. Biegły rewident będzie musiał podpisać ten dokument przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Kary w przypadku nie złożenia e-Sprawozdania
W przypadku nie złożenia sprawozdania finansowego w terminie na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara grzywny lub ograniczenia wolności. W razie opóźnienia istnieje jednak możliwość złożenia tzw. czynnego żalu, czyli oświadczenia o popełnieniu czynu zabronionego – taki dokument może uratować przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami.
Sprawozdania finansowe – obowiązek dla firm
Od 1 października 2018 roku nastąpiła dalsza elektronizacja sprawozdania finansowego. Większość przedsiębiorców będzie musiała dostosować się do nowych obowiązków. Niestety nie będzie to łatwe – jednak im szybciej firmy się do tego procesu przygotują, tym proces ten będzie przebiegał sprawnej, bez opóźnień i niepotrzebnego stresu.
Autor:
Aleksandra Motławska
Partner Zarządzający w firmie HLB M2