Przyznanie pracownikom dnia wolnego za święto wypadające w sobotę wynika z Art. 130 § 2 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Ustalając czas pracy pracodawca kieruje się zasadą wyrażoną w tym artykule – “Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.”
Z reguły sprowadza się to do wyznaczenia przez pracodawcę tego samego dodatkowego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym dla wszystkich pracowników.
Rejestracja tego dnia wolnego w kalendarzach/grafikach wzorcowych polega na zmianie w definicji grafika za pomocą opcji „Zmień dzień” dnia roboczego na dzień wolny wraz z ustawieniem w „Długości dnia pracy” ilości godzin na zero, a godziny pracy na puste.
W ten sposób wszyscy pracownicy przypisani do danego grafika będą mieli prawidłowy nominalny czas pracy w danym miesiącu.
Taką operację należy przeprowadzić dla każdego grafika wzorcowego zdefiniowanego w firmie.
Użytkownicy korzystający z wariantów BIURO i BIURO PLUS programu mogą wykorzystać opcję „Kopiuj do innych kalendarzy” w celu rozpowszechnienia w innych grafikach wzorcowych w tej lub innych firmach. Należy korzystając z tej opcji zwrócić uwagę na inne dane dotyczące ilości godzin pracy i godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w pozostałych dniach. Dane te muszą być identyczne w grafiku źródłowym i docelowym.
Inaczej rejestrację dnia wolnego należy przeprowadzić jeżeli pracodawca dopuści jego odbiór w dowolnym dniu okresu rozliczeniowego.
Wtedy najlepszym rozwiązaniem jest zmiana kalendarza/grafika dla każdego pracownika. W Danych podstawowych – Grafik pracy jest zakładka – 3) modyfikacja dni grafika. Można tam wprowadzić dzień wolny i zerową ilość godzin pracy na wybrany przez pracownika dzień.