Efektywne wydawanie towaru wymaga szybkiej i precyzyjnej weryfikacji dokumentów. Tradycyjny obieg papieru i ręczne przepisywanie danych spowalniają pracę oraz zwiększają ryzyko pomyłek. Mobilny Magazynier przenosi weryfikację bezpośrednio na magazyn: tam, gdzie pracownik kompletuje towar.
Dlaczego warto postawić na mobilność w magazynie?
W praktyce magazynier stale się przemieszcza, a praca przy komputerze stacjonarnym oznacza zbędne przerwy: powrót do stanowiska, druk, ponowne dotarcie do regałów. To nie tylko wydłuża realizację wydań, ale też utrudnia organizację pracy przy większej liczbie osób (kolizje tras, dublowanie kompletacji, więcej pomyłek).
Urządzenie mobilne z aplikacją eliminuje te straty. Magazynier skanuje kody kreskowe, szybko odnajduje pozycje na dokumencie i na bieżąco potwierdza zgodność towaru oraz ilości. Łączność bezprzewodowa umożliwia pracę w dowolnym miejscu magazynu, również w oddalonych strefach, bez konieczności wracania do stanowiska komputerowego.
Na poniższym diagramie zobrazowaliśmy przepływ pracy w firmie. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, w jaki sposób wykorzystać aplikację mobilną od Wapro, aby usprawnić i przyspieszyć cały proces.
Zamówienie klienta (ze sklepu internetowego lub działu obsługi klienta) trafia do realizacji w magazynie. Kluczowym etapem tego procesu jest kompletacja i wydanie towaru, które można dodatkowo rozszerzyć o weryfikację poprawności (towar, ilości, zgodność z dokumentem). Dzięki aplikacji Wapro Mobile Mag weryfikację wykonujemy bezpośrednio podczas pracy z towarem – na magazynie, z wykorzystaniem skanowania kodów.
Proces wydania można zaplanować na kilka sposobów, w zależności od organizacji pracy i obiegu dokumentów w firmie. Aplikacja zapewnia elastyczność: obsługę różnych typów dokumentów, tryby pracy oraz możliwość odłożenia dokumentu i powrotu do niego w późniejszym czasie.
Najczęściej stosowane warianty obsługi to:
- Zbieranie, weryfikacja i wydanie na podstawie zamówienia ZO.
- Weryfikacja i wydanie na podstawie dokumentu WZ (w kolejnej wersji również RW).
- Weryfikacja na podstawie oferty OF.
- Weryfikacja na podstawie przesunięcia międzymagazynowego MW.
Zbieranie oraz weryfikacja towaru na podstawie zamówienia ZO
Weryfikacja na podstawie zamówienia ZO pozwala magazynierowi skompletować i potwierdzić pozycje dokładnie zgodnie z dokumentem. W tym modelu towar jest zarezerwowany (zgodnie ze statusem pozycji zamówienia), ale nie został jeszcze wydany z magazynu.
Po zakończonej weryfikacji:
- wynik (poprawny lub z brakami) jest przekazywany do Wapro Mag,
- jeśli kompletacja jest poprawna, magazynier może wygenerować dokument WZ bezpośrednio z aplikacji (opcjonalnie – zależnie od konfiguracji procesu).
We wszystkich trybach weryfikacji obowiązują dwa statusy:
- W – weryfikacja prawidłowa – wszystkie pozycje zebrane zgodnie z ZO,
- B – weryfikacja błędna – występują braki, ich lista trafia do opisu statusu dokumentu.
Przy prawidłowych stanach magazynowych i regularnych remanentach status B powinien pojawiać się sporadycznie, ale warto z góry ustalić sposób postępowania. Na podstawie wskazanych braków osoba odpowiedzialna za zamówienie może np.:
- skontaktować się z klientem i wysłać zamówienie częściowe,
- przeplanować realizację po uzupełnieniu braków.
Po decyzji zamówienie może zostać ponownie skierowane do weryfikacji.
W komunikacji istotne są uwagi – najlepiej ustandaryzowane (lista wyboru) dla najczęstszych przypadków.
Jak ten proces wygląda w Wapro Mag?
- Zamówienie ZO jest przygotowywane w systemie centralnym.
- Dokument trafia na magazyn po zmianie statusu na Do weryfikacji.
- Opcjonalnie można wskazać konkretnego magazyniera:
- gdy pole magazyniera pozostanie puste, system może automatycznie rozdzielić dokumenty pomiędzy użytkowników aktywnych w ostatnich ~30 minutach (w zależności od ustawień Konsoli zarządzającej),
- dłuższa nieaktywność urządzenia może uniemożliwić automatyczne przypisanie.
- Najszybsze działanie realizuje operacja grupowa Zmiana statusu zaznaczonych zamówień, która pozwala jednocześnie:
- nadać status Do weryfikacji,
- przydzielić dokumenty do wybranych magazynierów,
- wysłać je do aplikacji.
Jak wygląda praca magazyniera w aplikacji Mobilny magazynier?
1. Powiadomienie o nowych dokumentach – magazynier otrzymuje powiadomienie systemowe (z dźwiękiem do czasu usunięcia powiadomienia). Replikacja cyklicznie sprawdza dokumenty do momentu zmiany ich statusu.
2. Wejście na listę dokumentów do weryfikacji – kliknięcie powiadomienia przenosi użytkownika bezpośrednio do listy ZO – Do weryfikacji.
3. Kompletacja i weryfikacja pozycji:
– dokument może być jedno- lub wielopozycyjny,
– skanowanie kodu oznacza pozycję na liście i aktualizuje ilość,
– poprawnie zebrane pozycje są wyróżniane.
4. Obsługa niezgodności:
– brak/ niewystarczająca ilość – pozycja oznaczona jako nieprawidłowa; dokument można zatwierdzić z błędem (status B),
– nadmiar – nie jest akceptowany (wymaga korekty do ilości zgodnej z dokumentem).
5. Zatwierdzenie dokumentu – magazynier zatwierdza nagłówek, może sprawdzić uwagi systemowe i dodać własną notatkę (najlepiej ze słownika).
6. Wysłanie wyniku do centrali – dokument znika z listy Do weryfikacji i zostaje przesłany do Wapro Mag przy najbliższej replikacji. Na liście pozostają wyłącznie dokumenty oczekujące na weryfikację.
Wydanie towaru na podstawie dokumentu WZ
Weryfikacja i realizacja wydania towaru przez magazyniera odbywa się na podstawie dokumentu wystawionego w systemie centralnym. Magazynier zbiera towar, skanuje i potwierdza zgodność pozycji z dokumentem.
Co wyróżnia ten tryb pracy?
- Brak konieczności wcześniejszego dokumentu źródłowego – WZ może być najprostszym sposobem zainicjowania wydania.
- Magazynier nie decyduje o asortymencie i ilościach – pracuje dokładnie na pozycjach z dokumentu.
- Szybszy picking niż przy ZO – w przypadku WZ towar jest już rozchodowany, a magazynier wykonuje tylko fizyczne zebranie, skanowanie i zatwierdzenie.
- Obsługa różnych scenariuszy:
- WZ: wydanie dla klienta (np. do późniejszej płatności w kasie lub fakturowania zbiorczego),
- Dostępne w najbliższej wersji RW: wydanie wewnętrzne (np. produkcja, potrzeby firmy).
- Możliwość oznaczenia nietypowych wydań komentarzem ze słownika lub własnym opisem.
Jak to działa w systemie Wapro Mag?
- Po wysłaniu dokument trafia do aplikacji Mobilny magazynier jako zlecenie do weryfikacji.
- W systemie Wapro Mag wystawiany jest dokument WZ.
- Dokument jest przekazywany do realizacji na magazynie po zmianie statusu na Do weryfikacji.
Co musi zrobić użytkownik w aplikacji Mobilny magazynier?
- Wybór dokumentu z listy – magazynier otwiera dokument i przechodzi do trybu weryfikacji.
- Powiadomienie o nowych dokumentach – magazynier otrzymuje informację o WZ do weryfikacji.
3. Podgląd nagłówka – widoczny jest kontrahent (dla WZ) oraz magazyn, z którego pobierany jest towar.
4. Weryfikacja pozycji (skanowanie i ilości):
– pozycje nieweryfikowane są oznaczone (np. „?”),
– skanowanie towaru aktualizuje ilości i potwierdza pozycje,
– lista może prezentować dane pomocnicze (np. zdjęcia, stan po rezerwacji, stan aktualny).
5. Kontrola błędów:
– pozostawienie pozycji bez weryfikacji oznacza dokument jako błędny,
– niewystarczająca ilość również jest oznaczana jako błąd.
6. Zatwierdzenie i zakończenie – po zakończeniu weryfikacji dokument znika z listy dokumentów do realizacji — proces po stronie magazyniera jest zakończony.
Weryfikacja na podstawie oferty OF
Mniej typowym zabiegiem może być działanie na podstawie dokumentu pośredniczącego pomiędzy zamówieniem ZO a procesem weryfikacji. Gdyby zaistniała taka potrzeba, można posłużyć się dokumentem oferty OF i na nim przeprowadzić weryfikację lub zbiórkę towaru.
Oferta w magazynierze może pełnić również element procesu zatwierdzenia dokumentu po włączeniu widoczności cen i rabatów dla magazyniera.
Przypadki specjalne – rozstrzyganie błędnych stanów po weryfikacji
W przypadku braków towarów otrzymujemy dokument ze statusem B (błąd weryfikacji), wraz z opisem których indeksów i jakich ilości dotyczy problem.
Dokument nie zmienia swojej pierwotnej ilości wydania i wymaga podjęcia działania przez operatora.
Podjęcie decyzji o zmniejszeniu ilości spowoduje zwrot towaru na magazyn, a wg kompletującego nie jest on obecnie dostępny. W takim przypadku warto odłożyć taki towar (dokumentem RW) do wyjaśnienia braku lub wykonania remanentu.
Weryfikacja na podstawie przesunięcia międzymagazynowego MW
Weryfikacja na podstawie dokumentu MW służy do kontrolowanego przeniesienia towaru między magazynami (np. z Magazynu głównego do Sklepu/Filialnego, między lokalizacjami, strefami lub buforami). W odróżnieniu od WZ/RW, nie jest to wydanie do klienta ani na potrzeby produkcji, tylko zmiana miejsca składowania / magazynu docelowego.
Najważniejsze cechy tego procesu:
- Dokument jest przygotowany w centrali, więc magazynier nie decyduje „co i ile”, tylko realizuje pozycje z MW.
- Towar jest zbierany zgodnie z pozycjami i lokalizacjami, a mobilna weryfikacja eliminuje pomyłki (zły indeks, ilość, partia/seria – jeśli używane).
- Proces świetnie działa w firmach wielomagazynowych: ogranicza telefony i ręczne ustalenia, bo magazynier dostaje gotowe zlecenie przesunięcia.
- Można rozróżniać przesunięcia (np. uzupełnienie sklepu, zwrot na magazyn, przesunięcie między strefami) poprzez komentarz ze słownika lub własny opis.
- Aplikacje mobilne mogą pracować w wielu językach (np. PL/EN/UA/RU), co ułatwia pracę zespołom wielojęzycznym.
Jakie działania należy podjąć w Wapro Mag?
- W systemie centralnym w Wapro Mag wystawiany jest dokument MW z magazynem źródłowym i docelowym oraz pozycjami towarowymi.
- Dokument jest kierowany do pracy magazyniera poprzez zmianę statusu na Do weryfikacji (analogicznie jak w ZO i WZ).
- Po wysłaniu dokument trafia do magazynu/urządzeń mobilnych jako zlecenie do wykonania.
- Po zakończeniu weryfikacji w aplikacji dokument zmienia status w centrali (zgodnie z konfiguracją procesu) i może być podstawą do dalszych kroków logistycznych w magazynie docelowym.
Jak wygląda proces w aplikacji Mobilny magazynier?
- Powiadomienie o nowych dokumentach – magazynier otrzymuje informację, że pojawił się dokument MW do weryfikacji/realizacji.
- Wejście na listę dokumentów i wybór MW – z listy wybieramy dokument typu MW i uruchamiamy weryfikację.
- Podgląd nagłówka dokumentu – widoczne są kluczowe informacje:
- magazyn źródłowy (skąd pobieramy),
- magazyn docelowy (dokąd przesuwamy),
- ewentualnie opis/komentarz procesu (np. Uzupełnienie sklepu).
- Weryfikacja pozycji – skanowanie i potwierdzanie – lista pozycji działa jak w procesie dla WZ:
- pozycje niezweryfikowane są oznaczone znacznikami (np. „?”),
- skanowanie towaru (kod kreskowy/QR) przypisuje pozycję i aktualizuje ilości,
- magazynier zbiera towar i równocześnie potwierdza zgodność z dokumentem.
- Obsługa sytuacji niezgodności:
- pozostawienie pozycji niezweryfikowanej oznacza dokument jako błędny,
- niewystarczająca ilość (mniej niż na MW) zostanie oznaczona jako błąd,
- zeskanowanie niewłaściwego towaru pozwala szybko wykryć pomyłkę (zły indeks).
- Zatwierdzenie i zakończenie pracy – po poprawnej weryfikacji magazynier zatwierdza dokument. MW znika z listy dokumentów do weryfikacji, a proces po stronie magazyniera jest zakończony.
Dodatkowe możliwości
Nowe możliwości daje funkcja optymalizacji opisów dokumentów z wykorzystaniem AI, dzięki której nietypowe sytuacje są łatwiejsze do obsłużenia – zarówno językowo, jak i w codziennej pracy, np. poprzez tłumaczenia z języków obcych oraz normalizację opisów w celu automatyzacji.
Integracja z systemem Wapro Mag
Wapro Mobile Mobilny magazynier jest zintegrowany z systemem Wapro Mag na poziomie elementów wykorzystanych przez system mobilny, co umożliwia bezproblemowe przesyłanie dokumentów do weryfikacji do Konsoli zarządzającej. Konsola stanowi centrum kontroli i zarządzania dla wszystkich urządzeń mobilnych używanych w magazynie, może być również połączona z pracą handlowców mobilnych. Po przesłaniu dokumentów do Konsoli są one automatycznie replikowane na odpowiednie urządzenia mobilne i gotowe do weryfikacji przez pracowników magazynu.
Zalety weryfikacji dokumentów WZ na urządzeniach mobilnych
- Oszczędność czasu. Weryfikacja odbywa się bezpośrednio na magazynie – bez przepisywania pozycji i ręcznego wprowadzania danych. Magazynier ma pod ręką komplet informacji o dokumencie i towarach, więc szybciej kompletuje, skanuje i zatwierdza wydanie.
- Mniej błędów. Skanowanie kodów i praca na pozycjach z dokumentu ograniczają ryzyko pomyłek typowych dla pracy „na papierze” (zły towar, zła ilość, pominięta pozycja). System prowadzi użytkownika i jednoznacznie pokazuje niezgodności.
- Wyższa efektywność pracy magazynu. Krótszy czas realizacji wydań oznacza większą przepustowość i lepsze wykorzystanie zasobów. Magazynier skupia się na operacji (towar → skan → potwierdzenie), a nie na obsłudze systemu przy stanowisku.
- Lepsza kontrola i przejrzystość. Operacje weryfikacji WZ są rejestrowane w systemie, co ułatwia nadzór, analizę i audyt. W razie potrzeby można szybko sprawdzić historię działań i zidentyfikować przyczyny problemów (np. braki, niezgodności, opóźnienia).
- Skalowalność i elastyczność. Rozwiązanie łatwo dopasować do wielkości magazynu i liczby pracowników. Wraz z rozwojem firmy można dodawać kolejnych użytkowników i urządzenia bez przebudowy infrastruktury oraz dostosować proces do różnych wariantów pracy.
Na plus działa też możliwość obsługi kilku ścieżek tego samego procesu (np. różne typy dokumentów i scenariusze wydania) oraz szybki rozwój aplikacji, który pozwala na bieżąco wdrażać nowe funkcje zgodnie ze zmianami w biznesie.
Możliwości aplikacji Wapro Mobile Mobilny magazynier
Aplikacja Wapro Mobile Mobilny magazynier oferuje funkcje, które znacząco usprawniają weryfikację i realizację dokumentów magazynowych:
- Skanowanie kodów kreskowych – wbudowany skaner pozwala błyskawicznie identyfikować towary i porównywać je z pozycjami dokumentu. Eliminuje ręczne wpisywanie kodów, przyspiesza kompletację i ogranicza pomyłki.
- Weryfikacja ilości (i zgodności pozycji) – magazynier na bieżąco kontroluje, czy skanowane towary i ich ilości odpowiadają dokumentowi. W przypadku niezgodności aplikacja od razu sygnalizuje problem (np. brak, niewłaściwa ilość, niezweryfikowana pozycja), co ułatwia szybkie podjęcie działań.
- Obsługa wielu typów dokumentów i równoległej pracy – aplikacja umożliwia sprawną obsługę dokumentów wykorzystywanych w procesach magazynowych, m.in. ZO, WZ, MW oraz OF. Dodatkowo:
- użytkownik ma zapamiętany filtr dokumentów do weryfikacji, co przy dużej liczbie wydań przyspiesza codzienną pracę,
- możliwy jest podgląd dokumentów wcześniej obsłużonych, co ułatwia kontrolę i wyjaśnianie niezgodności.
Weryfikacja dokumentów na urządzeniach mobilnych przyspiesza pracę magazynu i ogranicza błędy. Wapro Mobile Mobilny magazynier usprawnia ten proces dzięki integracji z Wapro Mag, możliwości wielokrotnego przesyłania dokumentów, parametryzacji i kontroli w Konsoli zarządzającej oraz automatycznej replikacji danych na urządzenia. Efekt: oszczędność czasu, większa efektywność i lepsza kontrola nad procesami magazynowymi.
Implementacja mobilnego magazyniera to krok ku nowoczesnej logistyce. Dzięki temu rozwiązaniu można znacząco skrócić czas realizacji zamówień, poprawić dokładność kompletacji, zwiększyć kontrolę nad stanami magazynowymi i zoptymalizować pracę zespołu. Automatyzacja i cyfryzacja procesów magazynowych nie tylko podnoszą efektywność, ale także przygotowują firmę na przyszłe wyzwania rynkowe, zapewniając konkurencyjność i elastyczność operacyjną.