Efektywne zarządzanie magazynem wymaga ciągłego doskonalenia procesów, szczególnie w obszarze wydawania towaru. Tradycyjne metody, oparte na obiegu papierowych dokumentów i ręcznym wprowadzaniu danych są czasochłonne i zwiększają ryzyko popełnienia błędów. Sprawdź, w jaki sposób aplikacja Wapro Mobile Mag – Mobilny Magazynier usprawnia procesy związane ze zbieraniem i wydawaniem towarów, zapewniając większą dokładność, szybkość i kontrolę pracy.
Optymalizacja pracy magazyniera za pomocą aplikacji mobilnej jest obecnie standardem zarówno w dużych magazynach, jak i małych pomieszczeniach. Komputer stacjonarny nie zapewnia wystarczającej szybkości i elastyczności dostępu do danych, w przypadku ciągłego przemieszczania się pracownika. Każda strata czasu związana z powrotem do stanowiska komputerowego, następnie wykonaniem wydruku oraz dotarciem do towaru przekłada się na utratę kilka dni pracy w miesiącu dla każdego z pracowników. Dodatkowo, nieoptymalne poruszanie się po magazynie powoduje utrudnienia, a jednoczesna praca większej liczby pracowników zwiększa szansę pomyłek.
Urządzenie mobilne z właściwą aplikacją z łatwością eliminuje te problemy. Największą zaletą takiego rozwiązania jest intuicyjna obsługa skanera kodów kreskowych i możliwość szybkiego odnajdywania i umieszczania pozycji na dokumencie. Łączność bezprzewodowa urządzeń mobilnych zapewnia komunikację w dowolnym miejscu i możliwość pracy w najbardziej oddalonych zakątkach magazynu.
Obrazując działanie firmy w tym zakresie, opiszemy jeden z typowych diagramów przepływu pracy:
Zamówienie od klienta ze sklepu internetowego lub działu obsługi klienta trafia do realizacji w magazynie. Kluczowy proces wydania towaru może być uzupełniony o weryfikację poprawności wydania. Dzięki zastosowaniu aplikacji mobilnej możemy tę operację przeprowadzić od razu na etapie wydawania towaru.
Proces wydania możemy zaplanować i wykonać na kilka sposobów, w zależności od potrzeb firmy, optymalizując obieg dokumentów. Dzięki aplikacji Mobilny magazynier mamy pełną elastyczność dostosowania się do tych procesów.
Do dyspozycji mamy kilka możliwych wariantów obsługi, rozbudowanych o parametry i tryby odłożenia. Najpopularniejsze to:
- Zbieranie, weryfikacja oraz wydanie towaru na podstawie zamówienia ZO.
- Weryfikacja oraz wydanie towaru na podstawie dokumentu WZ.
- Weryfikacja na podstawie oferty OF.
1. Zbieranie oraz weryfikacja towaru na podstawie zamówienia ZO
Co wyróżnia ten tryb pracy?
Weryfikacja na podstawie dokumentów ZO umożliwia oznaczenie pozycji zebranej na podstawie tego dokumentu. Praca z w tym modelu powoduje, że towar zgodnie ze statusem pozycji zamówienia jest zarezerwowany, ale jeszcze nie został wydany.
Podczas weryfikacji na podstawie zamówień, w przypadku gdy całość towaru została skompletowana i potwierdzona istnieje możliwość wygenerowania dokumentu wydania WZ bezpośrednio przez magazyniera. Stan wykonanej weryfikacji zarówno przy poprawności zebrania wszystkich pozycji, jak i wystąpienia braków zostaje wysłany do systemu Wapro Mag.
Możliwe statusy weryfikacji wszystkich trybów dokumentów:
- W – weryfikacja prawidłowa – wszystkie pozycje zostały zebrane zgodnie z zamówieniem,
- B – weryfikacja błędna – występują brakujące pozycje, a ich lista jest przekazana w opisie statusu dokumentu.
Przy utrzymaniu prawidłowych stanów i często wykonywanych remanentach występowanie błędów będzie sporadyczne, jednak należy przewidzieć taką sytuację i zaplanować sposób działania w przypadku jej zaistnienia. Na podstawie oznaczonych braków osoba odpowiedzialna za zamówienie może rozpocząć działanie (przykładowo kontakt z klientem), by wysłać niekompletne zamówienie lub podjąć decyzję o zmianie terminu dostarczenia zamówienia po uzupełnieniu brakującego towaru.
Po podjęciu odpowiedniej decyzji zamówienie może zostać ponownie skierowane do weryfikacji.
Istotną rolę w komunikacji odgrywają uwagi, które warto ustandaryzować na liście wyboru zgodnie z najczęściej występującymi sytuacjami.
Jak wygląda proces po stronie systemu Wapro Mag?
W ramach tej ścieżki zamówienie z systemu centralnego Wapro Mag jest przesyłane na magazyn. W systemie wysyłka następuje po zmianie statusu dokumentu na Do weryfikacji:
Następnie możemy wskazać pracownika magazynu, do którego konkretnie przypiszemy zamówienie do weryfikacji. Pozostawienie pustego pola spowoduje automatyczne przypisanie dokumentów w Konsoli zarządzającej, do pracowników aktywnych w ciągu ostatnich 30 minut, dzieląc liczbę dokumentów do weryfikacji na liczbę pracowników. Wyłączenie urządzenia na dłuższy czas uniemożliwi automatyczne przypisanie konkretnego użytkownika.
Najszybsza metoda przypisania obu wartości statusu oraz pracownika jest dostępna za pośrednictwem grupowej operacji Zmiana statusu zaznaczonych zamówień.
Podczas jednej operacji możemy rozdysponować i przesłać do weryfikacji dowolną ilość dokumentów, wybierając konkretnych magazynierów.
Jak wygląda praca magazyniera w aplikacji Mobilny magazynier?
Użytkownik otrzymuje powiadomienia na urządzeniu w obszarze powiadomień systemowych wraz z dźwiękiem powtarzającym się do czasu wyczyszczenia powiadomień.
Każda replikacja będzie ponawiała sprawdzenie dokumentów do czasu zmiany ich statusu.
Kliknięcie w powiadomienie przeniesie użytkownika do widoku dokumentów do weryfikacji.
Wybór weryfikowanego zamówienia rozpoczyna pracę nad zebraniem i weryfikacją towaru.
Na liście możemy spotkać dokumenty jedno lub wielopozycyjne:
Skanowanie kodu towaru oznaczy go na liście.
Prawidłowo skanowana pozycja zostanie oznaczona na liście:
Nadmiarowa lub niewystarczająca ilość zostaje oznaczona jako niewłaściwa. Przy braku towaru można zatwierdzić dokument z błędem. Nadmiar nie zostanie zaakceptowany.
Kolejny krok to zatwierdzenie nagłówka. Na tym etapie możemy zweryfikować uwagi systemowe oraz dodać własne, gdyby istniały zastrzeżenia do weryfikacji.
Dokument znika z listy i zostaje wysłany przy najbliższej replikacji. Na liście widoczne będą jedynie dokumenty do weryfikacji:
2. Wydanie towaru na podstawie dokumentu WZ
Co wyróżnia ten tryb pracy?
Ten typ operacji w magazynie może być wykorzystany jako najprostsza metoda wydania towaru, bez uzależnienia od wcześniejszego dokumentu. Operacja ta przeważnie będzie związana z inicjacją wydania towaru do późniejszego opłacenia w kasie i jest charakterystyczna głównie dla nietypowych towarów. Może też rozpocząć osobny proces rejestracji wydania dla kontrahentów do zafakturowania zbiorczego.
Dokument WZ wystawiony w systemie centralnym może zostać skierowany do zebrania lub weryfikacji przez magazyniera, co znacząco ułatwia całość procesu. Magazynier nie musi samodzielnie decydować o rodzaju oraz ilości wydawanego towaru, tylko zgodnie z wystawionym już dokumentem oraz pozycjami ułożonymi w kolejności znajdującej się w lokalizacjach będzie wykonywał zebranie towaru równocześnie z zatwierdzaniem.
Wykonanie pickingu na podstawie dokumentu WZ w porównaniu do ZO ma tę przewagę, że towar jest już zdjęty (rozchodowany) z magazynu. Upraszczamy również liczbę dokumentów a magazynierowi pozostaje wyłącznie praca z towarem, skanowanie i zatwierdzenie.
Wszelkie nietypowe operacje mogą być wyróżnione odpowiednim komentarzem wybranym ze słownika lub opatrzone własnym opisem.
Aplikacje mobilne pracują w kilku językach (angielskim, ukraińskim oraz rosyjskim), dzięki czemu pracownicy obcojęzyczni nie powinni mieć problemów ze zrozumieniem poleceń i komunikatów.
Jak wygląda proces po stronie systemu Wapro Mag?
W ramach ścieżki weryfikacji na podstawie WZ, dokument z systemu centralnego Wapro Mag jest przesyłany na magazyn. W systemie, tak jak w przypadku dokumentów ZO, wysyłka następuje po zmianie statusu dokumentu na Do weryfikacji:
Jak wygląda praca magazyniera w aplikacji Mobilny magazynier?
Pierwszy etap to otrzymanie powiadomienia o nowych dokumentach do weryfikacji.
Przechodzimy na listę dokumentów i po wybraniu WZ, rozpoczynamy weryfikację:
W dokumencie mamy podgląd nazwy klienta oraz magazynu, z którego pobieramy towar.
Lista towarów do weryfikacji jest uzupełniona o zdjęcia ilości dostępnych po rezerwacji i stan aktualny:
Znaczniki zapytań to niezweryfikowane pozycje. Proces odbywa się identycznie jak w przypadku ZO, skanowanie zmienia ilości:
Pozostawienie ilości niezweryfikowanej oznaczy cały dokument jako błędny. Ilość niewystarczająca również zostanie oznaczona jako błąd:
Po weryfikacji dokument WZ znika z listy i na tym kończy się proces po stronie magazyniera.
3. Weryfikacja na podstawie oferty OF
Mniej typowym zabiegiem może być działanie na podstawie dokumentu pośredniczącego pomiędzy zamówieniem ZO a procesem weryfikacji. Gdyby zaistniała taka potrzeba, możemy posłużyć się dokumentem oferty OF i na nim przeprowadzić weryfikację lub zbiórkę towaru.
Oferta w magazynierze może pełnić również element procesu zatwierdzenia dokumentu po włączeniu widoczności cen i rabatów dla magazyniera.
Przypadki specjalne – rozstrzyganie błędnych stanów po weryfikacji
W przypadku braków towarów otrzymujemy dokument ze statusem B (błąd weryfikacji), wraz z opisem których indeksów i jakich ilości dotyczy problem:
Dokument nie zmienia swojej pierwotnej ilości wydania i wymaga podjęcia działania przez operatora.
Podjęcie decyzji o zmniejszeniu ilości spowoduje zwrot towaru na magazyn, a wg kompletującego nie jest on obecnie dostępny. W takim przypadku warto odłożyć taki towar (dokumentem RW) do wyjaśnienia braku lub wykonania remanentu.
Informacja o planach
Obecnie pracujemy nad wykorzystaniem AI do optymalizacji opisów dokumentów, tak by nietypowe sytuacje stanowiły jak najmniej problemów zarówno w sferze językowej, jak i codziennej pracy użytkowników.
Integracja z systemem Wapro Mag
Wapro Mobile Mobilny magazynier jest zintegrowany z systemem Wapro Mag na poziomie elementów wykorzystanych przez system mobilny, co umożliwia bezproblemowe przesyłanie dokumentów WZ z systemu do Konsoli zarządzającej. Konsola stanowi centrum kontroli i zarządzania dla wszystkich urządzeń mobilnych używanych w magazynie, może być połączona z pracą handlowców mobilnych. Po przesłaniu dokumentów do Konsoli są one automatycznie replikowane na odpowiednie urządzenia mobilne i gotowe do weryfikacji przez pracowników magazynu.
Zalety weryfikacji dokumentów WZ za pomocą urządzeń mobilnych
Oszczędność czasu
Jedną z największych zalet weryfikacji dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych jest znaczna oszczędność czasu. Pracownicy magazynu pomijają wiele czynności wykonywanych ręcznie, niwelując czas przeznaczony na wprowadzanie danych do systemu. Wszystkie niezbędne informacje są dostępne na urządzeniu mobilnym, co pozwala na szybką i sprawną weryfikację towarów.
Redukcja błędów
Ręczne wprowadzanie danych zawsze wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów. Dzięki automatyzacji procesu weryfikacji dokumentów WZ, ryzyko to zostaje znacznie zredukowane. Pracownicy magazynu mają dostęp do aktualnych i dokładnych informacji, co minimalizuje możliwość pomyłek i zapewnia większą precyzję w pracy.
Zwiększenie efektywności
Wdrożenie rozwiązań mobilnych w procesie weryfikacji dokumentów przekłada się bezpośrednio na zwiększenie efektywności pracy w magazynie. Pracownicy mogą szybciej i sprawniej realizować swoje zadania, co przekłada się na lepsze wykorzystanie czasu i zasobów przedsiębiorstwa.
Lepsza kontrola i przejrzystość
Dzięki aplikacji Wapro Mobile Mag Mobilny magazynier kierownictwo zyskuje lepszą kontrolę nad procesami magazynowymi. Wszystkie działania związane z weryfikacją dokumentów WZ są rejestrowane i dostępne w systemie, co zapewnia pełną przejrzystość i możliwość analizy danych. W razie potrzeby, można łatwo prześledzić historię operacji i zidentyfikować ewentualne problemy.
Skalowalność i elastyczność
Rozwiązanie mobilne do weryfikacji dokumentów jest w pełni skalowalne i elastyczne. Niezależnie od wielkości magazynu czy liczby pracowników, system może zostać dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem firmy można łatwo dodawać nowe urządzenia mobilne i użytkowników bez konieczności modyfikacji istniejącej infrastruktury.
Kilka ścieżek obsługi jednego procesu to możliwość dostosowania narzędzia do różnych wariantów pracy, a szybki rozwój aplikacji dostarcza stale nowych funkcjonalności, podążając za zmieniającą się rzeczywistością biznesową.
Możliwości aplikacji Wapro Mobile Mobilny magazynier
Aplikacja Wapro Mobile Mobilny magazynier oferuje szereg możliwości, które usprawniają proces weryfikacji dokumentów WZ:
Skanowanie kodów kreskowych
Dzięki wbudowanej funkcji skanowania kodów kreskowych, pracownicy mogą błyskawicznie zidentyfikować towary i porównać je z danymi z dokumentu. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania kodów produktów, co znacznie przyspiesza proces weryfikacji.
Weryfikacja ilości i jakości towarów
Aplikacja umożliwia łatwą weryfikację ilości i jakości wydawanych towarów. Pracownicy mogą szybko sprawdzić, czy liczba i stan produktów zgadzają się z informacjami zawartymi w weryfikowanym dokumencie. W przypadku niezgodności system natychmiast informuje o problemie, co pozwala na szybkie podjęcie działań naprawczych.
Obsługa wielu dokumentów
Wapro Mobile Mobilny magazynier pozwala na sprawną obsługę wielu dokumentów w obsłudze procesu wydania od zamówień ZO, przez WZ czy oferty. Wiele z tych dokumentów może być wykorzystana w procesie jednocześnie. Pracownicy magazynu mają domyślnie zapamiętany filtr dokumentu do weryfikacji, co jest szczególnie przydatne w przypadku dużej liczby wydań realizowanych w tym samym czasie. Równocześnie umożliwia on podgląd wcześniej obsłużonych dokumentów.
Podsumowanie
W dzisiejszych czasach, gdy liczy się każda minuta i każdy procent wzrostu wydajności inwestycja w rozwiązania mobilne staje się koniecznością dla firm, które chcą pozostać konkurencyjne na rynku. Weryfikacja dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych to nowoczesne i efektywne rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Dzięki aplikacji Wapro Mobile Mobilny magazynier, proces ten może zostać znacznie usprawniony i zautomatyzowany. Integracja z systemem Wapro Mag, możliwość wielokrotnego przesyłania dokumentów, kontrola i parametryzacja z wykorzystaniem Konsoli zarządzającej oraz wykorzystanie automatycznej replikacji na urządzenia mobilne to tylko niektóre z zalet tego rozwiązania. Wdrożenie aplikacji mobilnej do weryfikacji dokumentów pozwala zaoszczędzić czas, zredukować błędy, zwiększyć efektywność pracy i zapewnić lepszą kontrolę nad procesami magazynowymi.
Dowiedz się więcej