KSeF sprawdza, czy faktura jest zgodna ze schematem FA(3), ale nie rozstrzyga, czy zastosowana stawka VAT jest właściwa dla danego towaru lub usługi. Businesscheck uzupełnia tę kontrolę przed wysłaniem dokumentu: sprawdza wartości netto i kwoty VAT w podziale na stawki, obecność stawki VAT przy pozycjach faktury, kody PKWiU lub CN przy pozycjach ze stawką obniżoną lub 0% (nie dotyczy pozycji zwolnionych i niepodlegających) oraz podstawę prawną zwolnienia z VAT. Wykryte nieprawidłowości mają jednak różną wagę – przy części kontroli Businesscheck zwraca wynik STOP, wymagający poprawy dokumentu przed wysyłką, a przy innych wynik UWAGA, który wskazuje na potrzebę weryfikacji przez użytkownika.
Businesscheck to dodatek do platformy Businesslink, który przed wysyłką faktury z Wapro do KSeF automatycznie sprawdza jej dane – przy stawkach VAT m.in. kwoty w podziale na stawki, stawkę przy pozycji i kody PKWiU lub CN.
Na jednej fakturze mogą znaleźć się towary lub usługi opodatkowane różnymi stawkami VAT, a także sprzedaż zwolniona. W takich przypadkach część danych można sprawdzić automatycznie, ale prawidłowe ustalenie stawki VAT nadal może wymagać oceny klasyfikacji towaru lub usługi i podstawy jej zastosowania.
Jedna faktura, kilka stawek i różne rodzaje błędów
Przykładem może być hurtownia farmaceutyczna, która wystawia około 2000 faktur miesięcznie. W jej asortymencie znajdują się m.in. leki i wyroby medyczne objęte stawką 8% oraz kosmetyki opodatkowane stawką 23%.
Na fakturze dla apteki znajdują się trzy pozycje: lek, wyrób medyczny i kosmetyk. Stawki VAT zostały wpisane, ale przy dwóch pozycjach ze stawką 8% brakuje kodów klasyfikacyjnych. Taka faktura może zostać przyjęta przez KSeF. Businesscheck przed jej wysłaniem zasygnalizuje jednak brak kodów wynikiem UWAGA.
Przy około 2000 faktur miesięcznie nie ma potrzeby ręcznego sprawdzania kodów na każdym dokumencie. Księgowa weryfikuje przede wszystkim faktury, przy których Businesscheck zwrócił wynik UWAGA, i od razu widzi, której reguły dotyczy komunikat.
Brak kodu PKWiU lub CN nie oznacza automatycznie, że zastosowano błędną stawkę VAT. Dlatego Businesscheck w różny sposób traktuje brak stawki VAT przy pozycji i brak kodu, który może być pomocny przy weryfikacji klasyfikacji.
Co Businesscheck sprawdza przy stawkach VAT?
W obszarze stawek VAT Businesscheck wykonuje sześć kontroli. Zgodność sum netto, VAT i brutto z pozycjami w poszczególnych stawkach oraz kwotę VAT w złotych na fakturze walutowej sprawdzają osobne reguły.
| Co sprawdza Businesscheck? | Wynik | Co oznacza? |
| Wartość netto w podsumowaniu dla poszczególnych stawek VAT | STOP | Dokument wymaga poprawy przed wysyłką |
| Kwota VAT w podziale na stawki | STOP (korekty i rozliczenia zaliczek: UWAGA) | Dokument wymaga poprawy; przy korektach i rozliczeniach zaliczek brak kwoty VAT może być prawidłowy, jeśli dokument opiewa na zerową kwotę VAT |
| Stawka VAT przy pozycji faktury (poza fakturami zaliczkowymi i marży) | STOP | Dokument wymaga poprawy przed wysyłką |
| Kod PKWiU lub CN przy pozycji ze stawką obniżoną lub 0% | UWAGA | Dane wymagają oceny użytkownika |
| Kod PKWiU lub CN przy pozycjach faktury zaliczkowej i korekty zaliczki ze stawką obniżoną lub 0% | UWAGA | Dane wymagają oceny użytkownika |
| Oznaczenie i podstawa prawna sprzedaży zwolnionej | UWAGA | Brak znacznika zwolnienia, podstawy prawnej albo wartości sprzedaży zwolnionej – dane wymagają oceny użytkownika |
Takie rozróżnienie pozwala oddzielić braki w danych faktury, które trzeba poprawić przed wysłaniem, od sytuacji, w których system może jedynie zasygnalizować element wymagający weryfikacji.
Rozróżnienie to wpływa również na koszt błędu. Brak stawki przy pozycji albo niespójne kwoty VAT wykryte przed wysyłką wymagają jedynie poprawienia jednego dokumentu. Po przesłaniu faktury do KSeF konieczne jest już wystawienie faktury korygującej, a jeśli błąd wpłynął na rozliczenie podatku – również korekta ewidencji i JPK_V7. W przypadku zaniżenia podatku wiąże się to z jego dopłatą wraz z odsetkami, a w przypadku zawyżenia – z odzyskaniem nadpłaty.
Brak kodu PKWiU lub CN nie przesądza o błędnej stawce VAT
Kody PKWiU i CN nie są obowiązkowym elementem każdej faktury w KSeF. Podanie kodu na fakturze nie jest też samo w sobie ustawowym warunkiem zastosowania stawki obniżonej.
Podatnik musi natomiast prawidłowo ustalić i móc wykazać podstawę zastosowania danej stawki. Kod PKWiU lub CN może być pomocny przy klasyfikacji towaru albo usługi.
Dlatego przy pozycji ze stawką obniżoną lub 0% Businesscheck sprawdza obecność kodu, ale jego brak powoduje UWAGĘ, a nie STOP.
Jeżeli firma ma wątpliwości dotyczące właściwej klasyfikacji lub stawki VAT dla konkretnego towaru albo usługi, może wystąpić o Wiążącą Informację Stawkową (WIS). WIS jest decyzją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i w zakresie objętym decyzją wiąże organy podatkowe wobec jej adresata.
Jak Businesscheck kontroluje sprzedaż zwolnioną z VAT?
Przy sprzedaży zwolnionej Businesscheck sprawdza, czy faktura zawiera znacznik zwolnienia, jego podstawę prawną oraz wartość sprzedaży zwolnionej.
W strukturze FA(3) służą do tego pola P_19 oraz – zależnie od podstawy zwolnienia – P_19A, P_19B lub P_19C, a wartość sprzedaży zwolnionej – pole P_13_7.
Jeżeli wymaganej informacji brakuje, Businesscheck zwraca UWAGĘ. Samo ostrzeżenie nie przesądza jednak, czy dana transakcja powinna być opodatkowana czy zwolniona. Do takiej oceny potrzebna jest analiza konkretnego przypadku.
Gdzie kończy się automatyczna kontrola?
Przy stawkach VAT szczególnie wyraźnie widać granicę między kontrolą danych a decyzją podatkową.
Businesscheck nie rozstrzyga:
- czy konkretny towar lub usługa rzeczywiście kwalifikuje się do stawki 8% lub 5%,
- jaki kod PKWiU lub CN jest właściwy w danym przypadku,
- czy spełnione są materialne warunki zastosowania zwolnienia z VAT.
Rozstrzygnięcie tych kwestii nadal wymaga wiedzy podatkowej.
W automatycznej kontroli ważne jest, gdzie kończy się sprawdzenie danych, a zaczyna decyzja podatkowa. Businesscheck może wskazać brak kodu PKWiU lub CN, ale nie przesądza na tej podstawie, że zastosowana stawka VAT jest błędna. Ocena, czy dany towar lub usługa rzeczywiście spełnia warunki zastosowania stawki obniżonej, należy do księgowej.
Co użytkownik widzi po sprawdzeniu faktury?
Każda reguła Businesscheck może zwrócić jeden z czterech wyników merytorycznych (błąd techniczny, np. niezgodność z XSD, jest sygnalizowany osobno):
- OK – kontrola nie wykryła nieprawidłowości.
- UWAGA – system wykrył potencjalną nieprawidłowość, którą powinien ocenić użytkownik.
- STOP – wykryto błąd krytyczny; dokument co do zasady wymaga poprawy przed wysyłką, a o blokadzie wysyłki decyduje konfiguracja systemu.
- ND – dana reguła nie ma zastosowania do sprawdzanego dokumentu.
Wynik kontroli jest prezentowany na podglądzie faktury wraz z opisem reguły, której dotyczy. Dzięki temu użytkownik wie nie tylko, że kontrola wykryła nieprawidłowość, ale również, czego ona dotyczy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy kod PKWiU lub CN jest obowiązkowy dla każdej pozycji ze stawką 8%?
Nie. Pole z kodem nie jest obowiązkowym polem każdej faktury w KSeF, a brak kodu nie oznacza automatycznie utraty prawa do stawki obniżonej.
Czy Businesscheck sam ustali właściwą stawkę VAT?
Nie. Businesscheck sprawdza dane znajdujące się na fakturze według określonych reguł. Nie klasyfikuje za użytkownika towaru lub usługi i nie rozstrzyga, czy w konkretnym przypadku właściwa jest np. stawka 8% zamiast 23%.
Czy brak kodu PKWiU lub CN zatrzyma wysyłkę faktury?
Nie. W regułach dotyczących stawek VAT brak kodu PKWiU lub CN powoduje wynik UWAGA, czyli sygnał wymagający oceny użytkownika. Inaczej jest w przypadku braku stawki VAT przy pozycji: taka nieprawidłowość skutkuje wynikiem STOP i wymaga poprawy przed wysyłką.
Czy KSeF sprawdzi, czy zastosowana stawka VAT jest prawidłowa?
Nie. Przyjęcie faktury przez KSeF oznacza przejście kontroli wymaganych przez system, ale nie stanowi potwierdzenia prawidłowości zastosowanej stawki VAT. Dlatego faktura może zostać przyjęta przez KSeF mimo nieprawidłowości, która wymaga późniejszej oceny podatkowej.
Czy Businesscheck pomaga ograniczyć powtarzające się błędy?
Pośrednio tak. Ta sama UWAGA pojawia się za każdym razem, gdy np. przy pozycji ze stawką 8% brakuje kodu PKWiU lub CN. Osoba wystawiająca faktury widzi, przy których towarach brak się powtarza, i może uzupełniać kody na bieżąco, co z czasem ogranicza liczbę podobnych komunikatów.
Powiązane artykuły z cyklu Businesscheck
- Błędy w fakturach do KSeF? Sprawdź, jak wykryć je przed wysyłką
- Czy faktura przyjęta przez KSeF na pewno jest poprawna?
- Businesscheck: Biała Lista, VIES i NIP przed wysyłką do KSeF
- Linki w fakturze KSeF – czy mogą być niebezpieczne?
- Daty na fakturze KSeF – 4 błędy, których warto uniknąć
- Mechanizm podzielonej płatności a KSeF – 5 błędów MPP
- KSeF a biuro rachunkowe – 5 ryzyk i odpowiedzialność
Sprawdź fakturę przed wysłaniem do KSeF
Businesscheck pozwala wykryć dane niekompletne lub wymagające sprawdzenia, zanim faktura zostanie wysłana z systemu Wapro do KSeF. To dodatek do platformy Businesslink. Po aktywacji staje się elementem standardowego procesu wysyłki faktury z Wapro do KSeF.
Aby uruchomić Businesscheck w poszczególnych systemach Wapro, sprawdź instrukcję.