W 2027 r. KSeF przejdzie istotne modyfikacje, które mają na celu zwiększenie jego funkcjonalności, bezpieczeństwa i efektywności obsługi. W wyniku konsultacji społecznych, które odbyły się 9 czerwca 2026 r., Ministerstwo Finansów zaprezentowało pakiet zmian, mających ułatwić korzystanie z platformy zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla doradców podatkowych. Zmiany i nowe funkcjonalności techniczne mają w pełni wejść w życie 1 stycznia 2027 r.
Główne ustalenia i wyniki konsultacji
Tokeny autoryzacyjne pozostają
Planowane wcześniej wycofanie tokenów dostępowych nie dojdzie do skutku. Mechanizm ten zostanie utrzymany także po 2026 r. Ministerstwo zdecydowało się na przedłużenie ich obowiązywania, co oznacza, że będą dostępne na stałe. Dodatkowo, planowane jest wprowadzenie możliwości określenia czasu ważności tokenu od 1 do 365 dni oraz opcja automatycznego odnawiania. Takie rozwiązanie zapewni większą wygodę i bezpieczeństwo użytkownikom, eliminując konieczność częstych ponownych logowań.
Nowe oznaczenia (statusy) faktur
System KSeF zyska funkcję oznaczania faktur wewnętrznymi etykietami, takimi jak:
- do zaksięgowania,
- do wyjaśnienia,
- nie do zaksięgowania.
Umożliwi to przedsiębiorcom lepszą organizację dokumentów i usprawni proces ich obiegu. Oznaczenia będą widoczne wyłącznie dla podmiotu, który je dodał, a system będzie wspierał ich kategoryzację i wyszukiwanie, co przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy działów księgowych.
Rozszerzony kontekst biznesowy faktur
Nowa wersja systemu wprowadzi również możliwość rozszerzenia faktur o tzw. kontekst biznesowy. Oznacza to, że dokumenty będzie można powiązać z konkretnymi projektami, kategoriami kosztów lub zdarzeniami operacyjnymi. Tego typu dane nie będą zapisywane w samej strukturze pliku XML, lecz przechowywane bezpośrednio w systemie KSeF, co pozwoli uniknąć zmian w schemacie faktury, a jednocześnie zwiększy zakres dostępnych informacji analitycznych.
Przeczytaj też!
Przewodnik krok po kroku – lista kontrolna do uruchomienia KSeF w Wapro ERP
KSeF został uruchomiony i co dalej?
Faktury KSeF – zarządzanie polami dodatkowymi (dodawanie i wyłączanie)
Obowiązkowy numer KSeF przy płatnościach
Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorcy będą zobligowani do podawania numeru faktury KSeF lub identyfikatora zbiorczego przy realizacji płatności poleceniem zapłaty. Chociaż identyfikator zbiorczy nadal jest w fazie opracowania, jego wdrożenie jest priorytetem resortu. Umożliwi to lepsze powiązanie transakcji finansowych z dokumentami, co usprawni kontrolę i rozliczenia.
Brak kontroli merytorycznej faktur
Ministerstwo zadecydowało o odrzuceniu planów głębokiej automatycznej weryfikacji treści faktur na etapie ich przesyłania. System będzie sprawdzał jedynie poprawność techniczną pliku XML, bez analizy zawartych w nim danych pod względem logicznym czy rachunkowym, co znacznie przyspieszy proces akceptacji i zmniejszy obciążenie platformy. Kontrola merytoryczna pozostanie po stronie przedsiębiorców i ich działów księgowych.
Zwiększone limity zapytań
W odpowiedzi na potrzeby firm, MF planuje podniesienie limitów liczby zapytań do systemu KSeF. Aktualnie w trybie interaktywnym wynoszą one odpowiednio 10 faktur na sekundę, 30 na minutę i 180 na godzinę, a przy pobieraniu – 8 na sekundę, 16 na minutę i 64 na godzinę. Zwiększenie limitów oznacza m.in. możliwość pobierania większej liczby faktur na sekundę oraz automatyczne oznaczanie dokumentów już pobranych przez użytkownika. Zmiany mają zapewnić stabilność platformy, jednocześnie ułatwiając masowe operacje na fakturach.
Ułatwienia w zgłaszaniu nadużyć
Od kwietnia 2026 r. możliwe jest zgłaszanie podejrzanych faktur bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a w 2027 r. planowane jest udostępnienie tej funkcji także przez API systemowe, co pozwoli na zgłaszanie potencjalnych nadużyć również z poziomu zewnętrznych programów zintegrowanych z KSeF. Rozwiązanie to skróci czas reakcji i usprawni komunikację z administracją skarbową.
Historia modyfikacji faktur (wersjonowanie)
Dodatkowo, system zacznie archiwizować pełną historię zmian na fakturach. Obecnie zmiany nadpisują poprzednie, co uniemożliwia prześledzenie całego procesu. W 2027 r. system zacznie rejestrować historię zmian w fakturach wraz z informacjami o dacie i zakresie modyfikacji. Dzięki temu możliwe będzie prześledzenie całego procesu edycji dokumentu, co zwiększy przejrzystość i kontrolę nad danymi. Jednocześnie dostęp do niektórych informacji pozostanie ograniczony, tak aby zachować poufność danych wewnętrznych.
Co musisz zrobić jako użytkownik Wapro ERP?
- Zadbaj o korzystanie z aktualnej wersji:
– korzystaj z aktualnych wersji oprogramowania,
– pobieraj regularnie najnowsze poprawki techniczne (Wapro Update). - Zweryfikuj konfigurację Businesslink:
– upewnij się, że masz poprawne certyfikaty i uprawnienia,
– dbaj o odświeżanie certyfikatu wg odpowiednich dat ważności – program przypomni Ci o zbliżającym się końcu ważności certyfikatu. - Przygotuj moduł finansowy do przelewów:
– zinwentaryzuj z jakich procesów bankowych korzystasz,
– upewnij się w swoim banku, jakie konkretnie zmiany przewiduje w odniesieniu nowych wytycznych,
– pamiętaj o obowiązku podawania numerów KSeF w bankowości od 1 stycznia 2027 r.
Nadchodzące zmiany w systemie KSeF od 2027 r. mają na celu zwiększenie jego funkcjonalności, bezpieczeństwa i wygody użytkowania. Dobrze przygotowana firma, korzystająca z systemu Wapro ERP, będzie mogła sprawniej obsługiwać faktury, szybciej reagować na potencjalne zagrożenia i lepiej zarządzać dokumentacją finansową. Warto już dziś zacząć wdrażanie niezbędnych aktualizacji i procedur, aby płynnie przejść przez nadchodzące zmiany i wykorzystać ich pełny potencjał.